Phần 1: Tổng hợp các bí quyết cơ bản viết email tiếng Anh hiệu quả

Viết email tiếng Anh là một trong những kĩ năng rất cần thiết để xin việc, kết bạn hay đăng ký vào một trường đại học và hơn thế nữa. Nếu đây là lần đầu tiên bạn viết email bằng tiếng Anh thì hãy tham khảo các bí quyết sau đây nhé!

Chắc chắn rằng việc viết email là cần thiết

Mục đích viết email là điều đầu tiên bạn cần xét đến trước khi bắt tay vào viết hay gửi một email. Khi gặp một vấn đề cần giải quyết, bạn nên cân nhắc kĩ và tự đặt câu hỏi cho bản thân rằng: “Liệu có cách nào tốt, nhanh và hiệu quả hơn để giải quyết vấn đề này?” trước khi mất thêm thời gian soạn một email. Mỗi người thường nhận được hàng chục, hàng trăm email mỗi ngày, vì vậy hãy chắc chắn rằng viết email là cách nhanh nhất, thay vì hỏi và trao đổi trực tiếp vấn đề của bạn với người đó.

Xác định mục tiêu trước khi viết mail

Sử dụng địa chỉ email doanh nghiệp và cá nhân riêng biệt

Sử dụng địa chỉ email của doanh nghiệp cho công việc và địa chỉ email cá nhân của bạn cho các việc cá nhân sẽ giúp bạn phân chia và đánh giá công việc một cách hiệu quả. Điều này đặc biệt đúng trong các tình huống thực tế. Khi bạn viết một email trang trọng ,việc sử dụng email của doanh nghiệp sẽ mang đến cho người nhận một cảm giác chuyên nghiệp hơn. Tuy nhiên việc gửi thư cho một người bạn với email doanh nghiệp sẽ làm mất cảm giác thân thiện. Chính vì vậy, việc sở hữu và quản lý các tài khoản email lrêng biệt theo từng mục đích có thể giúp bạn cân bằng cuộc sống cá nhân và công việc hơn rất nhiều.

Sử dụng email riêng biệt để cân bằng cuộc sống cá nhân và công việc

Rõ ràng, ngắn gọn và lịch sự

Sự thật là mỗi ngày mỗi người nhận rất nhiều email. Và nếu email của bạn khó hiểu, dài dòng, người nhận có thể không trả lời ngay lúc đó. Thậm chí họ sẽ quên trả lời hay xóa ngay email của bạn. Đây chính là lí do vì sao bạn nên chọn cách viết ngắn gọn, không vòng vo, nhưng không phải theo một cách thô lỗ. Cách viết email giống như cách viết một bài luận, nhưng dưới hình thức ngắn gọn hơn. Nếu trong một bài luận, bạn có đầy đủ các phần mở bài, thân bài, kết luận, thì khi viết email bạn cũng cần có bố cục rõ ràng như vậy.

Đừng viết email khi đang nóng giận

Đôi khi việc viết email sẽ là một trong những cách giải tỏa cơn giận hiệu quả nhất đối với một số cá nhân. Tuy nhiên khi một người đang nóng giận thì khả năng giải quyết vấn đề của họ thường thiếu sáng suốt. Cách tốt nhất trong các tình huống có mẫu thuẫn, xung đột là chờ đến khi tâm trạng bình tĩnh rồi viết email một cách cẩn thận, thấu đáo. Điều đó tốt hơn rất nhiều so với việc làm rạn nứt một mối quan hệ, bỏ lỡ một cơ hội kí hợp đồng hay mất một công việc tốt.

Sử dụng những câu ngắn môt cách hiệu quả

Nhiều người có thói quen sử dụng câu dài, lủng củng khi diễn đạt, điều này vô tình chung lại gây khó hiểu cho người đọc. Bí quyết ở đây là sử dụng các câu ngắn nhưng rõ ràng và đủ để thoát ý. Đây không phải là một phong cách xấu khi viết tiếng Anh. Tác giả nổi tiếng Ernest Hemingway thậm chí còn nổi tiếng và thành công bằng việc sử dụng linh hoạt câu ngắn trong các tác phẩm của mình.

Tránh chuyển tiếp mail và trả lời tất cả

Forward – Chuyển tiếp mail là một cách nhanh chóng để đưa thông tin đến người khác. Tuy nhiên khi sử dụng chức năng này, bạn nên lưu ý kiểm tra cẩn thận nội dung mail có chứa các thông tin cá nhân, bảo mật, không cần thiết… để tránh gây cảm giác không thoải mái cho người nhận. Ngoài ra một số chương trình lọc mail còn chuyển các thư chuyển tiếp vào mục Spam khiến email không đến được tay người nhận.

Reply all – trả lời tất cả – chức năng này chỉ thực sự cần thiết nếu tất cả danh sách người nhận cần biết thông tin trong mail. Nếu không thì những người không hứng thú hay không có trách nhiệm trong phần việc đó sẽ cảm thấy phiền phức.

Sử dụng chức năng soát chính tả

Hầu hết các chương trình mail đều có chức năng soát chính tả, tuy nhiên lại ít người biết đến. Bạn nên kiểm tra kĩ phần Cài đặt để khai thác tối ưu hiệu quả của tính năng này. Nếu chương trình của bạn không có tính năng này, bạn có thể cài thêm các công cụ kiểm tra chính tả như Grammarly

Tuy nhiên đừng ngần ngại đầu tư vào việc học để có thể hạn chế nhất những lỗi sai mắc phải. Bởi không một phần mềm nào có thể thay thế được trí não con người.

Lưu ý khi sử dụng chữ ký

Nhiều người thường chèn thêm thông tin liên lạc vào như địa chỉ email, số điện thoại… vào phần chữ kí cuối mail. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp trong tác phong làm việc. Tuy nhiên, khi chữ kí quá dài và thông tin trao đổi email lại ngắn gọn sẽ làm mất cân đối trong một email. Vì vậy, điều cần lưu ý là làm chữ kí ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin cần thiết với người nhận. Các thông tin thường sử dụng như: name, title, tel, email, skype…

Nhờ người bản ngữ kiểm tra email của bạn nếu có thể

Nếu bạn quen người bản ngữ hay có một người bạn rất thông thạo tiếng Anh thì hãy nhờ họ đọc mail trước khi gửi, đặc biệt là các mail quan trọng. Đây cũng là cách để nâng cao khả năng áp dụng tiếng Anh của bạn. Bạn cần và EIV luôn sẵn sàng chia sẻ những khó khăn đó với bạn.

Tự đọc lại email trước khi gửi

Việc đọc lại mail trước khi gửi sẽ giúp bạn kiểm tra một lần nữa mạch viết để tìm cách khắc phục nếu có lỗi chính tả, lỗi diễn đạt dài dòng.

Kiểm tra địa chỉ của tất cả người nhận

Để tránh trường hợp gửi nhầm email, sai tên người nhận… bạn nên kiểm tra kĩ địa chỉ của người nhận trước khi gửi mail. Ngoài ra, trong tiếng Anh, thứ tự họ và tên đệm thường khác với tiếng Việt nên bạn cũng nên lưu ý trong cách xưng tên sao cho đúng.

Trên đây là các bước cơ bản dành cho những người mới lần đầu viết email tiếng Anh hay chưa biết cách viết mail hiệu quả. Nếu bạn muốn biết thêm chi tiết cách viết một email có bố cục rõ ràng, nội dung hấp dẫn, hãy đón đọc các phần tiếp trên EIV nhé.