Cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp nhất

Nếu bạn đang muốn ứng tuyển một công việc yêu cầu sử dụng tiếng Anh thành thạo, vậy còn gì gây ấn tượng với nhà tuyển dụng hơn là một email xin việc được viết bằng tiếng Anh! Hay đơn giản là bạn đang cần liên hệ với đối tác, khách hàng hay bạn bè là người nước ngoài nhưng không biết viết thư ra sao cho vừa chuyên nghiệp, lịch thiệp, lại vừa thể hiện được thái độ và tình cảm của mình?

Vậy hãy làm theo hướng dẫn sau đây để biết cách viết Email bằng tiếng Anh thật hoàn hảo và ghi điểm trong mắt người đồng nghiệp/đối tác bằng hướng dẫn siêu chi tiết dưới đây nhé!

Cấu trúc viết Email bằng Tiếng Anh cơ bản

Vì Email công việc đòi hỏi sử dụng ngôn ngữ trang trọng, nên bạn cần nhớ là không bao giờ sử dụng các cách viết tắt trong tiếng Anh nhé!

Ví dụ: Viết I am thay vì I’m, hoặc I will not thay vì I won’t.

Subject line (chủ đề Email)

Đây là một thông tin quan trọng nhưng lại đang bị rất nhiều người lãng quên. Với câu chủ đề hãy nói một cách cụ thể nhất có thể. Ví dụ, thay vì viết chủ đề là “Question” hãy viết “ Question About Schedule for Monday’s Meeting.”. Với cách viết cụ thể này người nhận sẽ biết bạn muốn nói điều gì, thậm chí là trước khi mở mail.

Bên cạnh đó, câu chủ đề cũng cần được diễn đạt một cách ngắn gọn và hấp dẫn vì dòng tiêu đề sẽ chỉ hiện thị được 50 kí tự (bao gồm cả dấu cách) và những email có câu chủ đề dưới 49 kí tự có tỉ lệ mở cao hơn 12,5% so với phần còn lại.

PHẦN MỞ ĐẦU – BEGINNING

Một lời chào sẽ thể hiện sự lịch sự, gây được thiện cảm với người nhận.

– Nếu đó là một người quen và đó không phải là một email trang trọng bạn có thể viết: “Hey Harry,”.

“Hi Jame” hoặc “Hello Jame” là một câu chào giản dị, được sử dụng khá phổ biến.

– Nếu bạn không biết tên của người đó (Ví dụ: bạn muốn gửi đến dịch vụ khách hàng), bạn có thể sử dụng “To Whom It May Concern.”

– Trong những email mang tính trang trọng bạn có thể sử dụng “Dear Sir/Madam,” hoặc “Dear Mr/Ms Smith,”. Lưu ý sau “Dear” chỉ dùng họ, không dùng tên riêng và không dùng Ms, Mrs trước họ của một người phụ nữ mà bạn không chắc chắn họ đã kết hôn hay chưa.

– Theo các website kinh doanh, sau lời chào trong một email thông thường bạn nên sử dụng dấu “,” còn trong một email công việc sẽ được thay bằng dấu “:”. Tuy vậy nếu bạn không thể nhớ hết các quy tắc, bạn có thể dùng dấu “,” trong mọi trường hợp.

Ví dụ hãy bắt đầu bức thư của bạn bằng việc chào hỏi và xưng hô với người nhận như sau:

Dear Mr. A/ Mrs. A/ Miss A

Lưu ý 1: Nếu người nhận là phụ nữ thì hãy dùng Mrs cho phụ nữ đã kết hôn và Ms cho phụ nữ chưa lập gia đình. Còn nếu bạn không chắc chắn về vấn đề này, bạn có thể sử dụng cách gọi sau cũng không kém phần trang trọng.

“Dear Sir/ Dear Madam“

Lưu ý 2: Nếu người nhận thư là người nước ngoài, bạn hãy gọi họ bằng “Last name” (Họ).

Ví dụ: Bạn gửi email cho một người đàn ông tên là John Doe, hãy viết phần mở đầu là Dear Mr.Doe. Còn nếu người nhận thư là người Việt, bạn có thể gọi họ bằng tên riêng hoặc họ tên đầy đủ như sau:

“Dear Mrs. Dang Thuy Linh hoặc Dear Ms. Thuy Linh.“

 

 

PHẦN NỘI DUNG CHÍNH – BODY

Nếu bạn đang viết Email bằng tiếng Anh trả lời cho ai đó: Ví dụ có khách hàng hỏi về sản phẩm của công ty bạn và bạn đang viết email trả lời, bạn có thể viết: Thanks for contacting [Company Name].

Hoặc công ty tuyển dụng mà bạn đã nộp hồ sơ vào gửi lại email để xác nhận một số thông tin của bạn, bạn hãy viết: “I am very happy to receive your email”. Việc bạn cảm ơn hoặc nói “Tôi rất vui khi nhận được email” làm người đọc cảm thấy được trân trọng và được đối xử với một phong cách lịch sự.

Nếu bạn là người chủ động viết email: Bạn hãy thay lời cảm ơn bằng việc thông báo lý do viết email của mình cho người đọc biết. Có thể tham khảo một số mẫu câu sau:

Ví dụ: “With reference to our telephone conversation on Saturday, I would like to let you know that we will compensate 20% of the product for you” (Liên quan đến cuộc trao đổi trên điện thoại của chúng ta vào Thứ 7, tôi muốn thông báo cho bạn về việc chúng tôi sẽ bồi thường cho bạn 20% giá trị sản phẩm).

Tiếp theo là phần nội dung chính của email: Mọi người luôn muốn đọc email một cách nhanh chóng nên hãy viết ngắn gọn, rõ ràng, chú ý đến ngữ pháp, chính tả và các dấu câu. Sau đây là một số gợi ý cho những nội dung email phổ biến nhất mà bạn có thể sẽ cần dùng trong thực tế:

2.1. Making a request/ asking for information

Thực hiện một yêu cầu/ hỏi thêm thông tin:

Ví dụ: “Could you please let me know if you can attend our Anniversary Party/ if you are available for a meeting on 20th October?”

Dịch: Bạn có thể vui lòng báo cho tôi biết nếu bạn có thể tham dự bữa tiệc kỉ niệm của chúng tôi/ nếu bạn có thể tham dự cuộc họp vào ngày 20/10?

2.2 Đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin

Ví dụ: “We are happy to let you know that your article has been selected for publication.”

Dịch: “Chúng tôi rất vui mừng thông báo rằng bài viết của bạn đã được chọn để xuất bản.”

2.3. Complaining

Ví dụ: “I am writing to express my dissatisfaction with your customer service/ to complain about the quality of your products.”

Dịch: “Tôi viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng với dịch vụ chăm sóc khách hàng của bạn/ để khiếu nại về chất lượng sản phẩm của bạn.”

2.4. Apologizing

Ví dụ: “We would like to apologize for any inconvenience caused.”

Dịch: “Chúng tôi muốn gửi lời xin lỗi vì những bất tiện mà chúng tôi đã gây ra.”

2.5. Attaching files

Ví dụ: “I am sending you the contract as an attachment.”

Dịch: “Tôi đã gửi cho bạn hợp đồng trong phần tài liệu đính kèm.”

 

PHẦN KẾT THÚC – ENDING

Có rất nhiều mẫu lời tạm biệt có thể sử dụng trong email nhưng điều quan trọng nhất là phải tìm ra đâu là câu thích hợp với email của bạn. Một ví dụ đơn giản bạn không nên dùng câu: “Love, Minh” là lời chào tạm biệt trong mail gửi cho sếp của mình. Và bạn cũng không nên dùng “ Sincerely, Mayan” trong một email gửi cho bà ngoại mình. Một số gợi ý câu kết email dành cho bạn:

• Thank you for your patience and cooperation (Cảm ơn vì sự kiên nhẫn và hợp tác của bạn).
• Yours faithfully (Trân trọng) – Nếu bạn bắt đầu thư bằng Dear Sir/Madam.
• Yours sincerely (Trân trọng) – Nếu bạn bắt đầu bằng cách viết tên, ví dụ Dear Mr.A/ Mrs.A/ Miss A.
• Sincerely Yours/ Sincerely/ Yours Truly (Trân trọng) – Phổ biến trong Anh-Mỹ.

 

Một số mẫu email công việc dành cho dân văn phòng

Mẫu Email mời phỏng vấn bằng tiếng Anh

Dear Irene,

Thank you for applying for the position of Sales Executive of CCM Company. I would like to invite you to come to our office to interview for that position at 10 a.m, October 6th, 12th Floor, Diamond Building – 43A Nguyen Thị Minh Khai, HCMC.

If you have any questions, please contact me at 9279790947.

I look forward to seeing you

Sincerely,

Ms. Nhung.

 

Mẫu Email tiếng Anh mời tham dự cuộc họp

Dear Mr Smith,

As my schedule is available all day this week, I could attend the meeting upon your request. However, I appreciate your kindness if you can arrange a meeting between Wednesday at 10 a.m and Thursday at 4 p.m for better preparation for the meeting. I am available at 8838781335 if you have any questions.

Thank you very much for your time. I look forward to hearing from your office.

Yours sincerely,

T Berridge

IT Project  Manager.

 

Mẫu Email tiếng Anh cảm ơn về lần mua đầu tiên

Dear James,

Thank you for visiting us and your first purchase!

We are glad you found what you were looking for. Please share with us your buying experiences. If there are any problems while using the product, please send feedback to email info@ccm.com, or hotline 1838079.

We hope you are satisfied with our products and services. We hope you will continue to support us.

Have a great day!

Best regards,

CCM Company.

 

Mẫu Email đặt mua nguyên liệu

Dear Smiths,

According to your quotation dated May 9, 2022, our company wants to order the following:

Description                                               Quantity

white fabric for making shirts                    100 pcs

black fabric for making shirts                    500 pcs

pink fabric for making shirts                      850 pcs

Please respond to the email and arrange for shipping to us this week. Payment is made by bank draft today.

Have a great day!

Best regards,

Lams,

Jetpow Company.

 

Tổng hợp các bí quyết cơ bản viết email tiếng Anh hiệu quả

Viết email tiếng Anh là một trong những kĩ năng rất cần thiết để xin việc, kết bạn hay đăng ký vào một trường đại học và hơn thế nữa. Nếu đây là lần đầu tiên bạn viết email bằng tiếng Anh thì hãy tham khảo các bí quyết sau đây nhé!

Chắc chắn rằng việc viết email là cần thiết

Mục đích viết email là điều đầu tiên bạn cần xét đến trước khi bắt tay vào viết hay gửi một email. Khi gặp một vấn đề cần giải quyết, bạn nên cân nhắc kĩ và tự đặt câu hỏi cho bản thân rằng: “Liệu có cách nào tốt, nhanh và hiệu quả hơn để giải quyết vấn đề này?” trước khi mất thêm thời gian soạn một email. Mỗi người thường nhận được hàng chục, hàng trăm email mỗi ngày, vì vậy hãy chắc chắn rằng viết email là cách nhanh nhất, thay vì hỏi và trao đổi trực tiếp vấn đề của bạn với người đó.

 

Sử dụng địa chỉ email doanh nghiệp và cá nhân riêng biệt

Sử dụng địa chỉ email của doanh nghiệp cho công việc và địa chỉ email cá nhân của bạn cho các việc cá nhân sẽ giúp bạn phân chia và đánh giá công việc một cách hiệu quả. Điều này đặc biệt đúng trong các tình huống thực tế. Khi bạn viết một email trang trọng ,việc sử dụng email của doanh nghiệp sẽ mang đến cho người nhận một cảm giác chuyên nghiệp hơn.

Tuy nhiên việc gửi thư cho một người bạn với email doanh nghiệp sẽ làm mất cảm giác thân thiện. Chính vì vậy, việc sở hữu và quản lý các tài khoản email lrêng biệt theo từng mục đích có thể giúp bạn cân bằng cuộc sống cá nhân và công việc hơn rất nhiều.

Rõ ràng, ngắn gọn và lịch sự

Sự thật là mỗi ngày mỗi người nhận rất nhiều email. Và nếu email của bạn khó hiểu, dài dòng, người nhận có thể không trả lời ngay lúc đó. Thậm chí họ sẽ quên trả lời hay xóa ngay email của bạn. Đây chính là lí do vì sao bạn nên chọn cách viết ngắn gọn, không vòng vo, nhưng không phải theo một cách thô lỗ. Cách viết email giống như cách viết một bài luận, nhưng dưới hình thức ngắn gọn hơn. Nếu trong một bài luận, bạn có đầy đủ các phần mở bài, thân bài, kết luận, thì khi viết email bạn cũng cần có bố cục rõ ràng như vậy.

Đừng viết email khi đang nóng giận

Đôi khi việc viết email sẽ là một trong những cách giải tỏa cơn giận hiệu quả nhất đối với một số cá nhân. Tuy nhiên khi một người đang nóng giận thì khả năng giải quyết vấn đề của họ thường thiếu sáng suốt. Cách tốt nhất trong các tình huống có mẫu thuẫn, xung đột là chờ đến khi tâm trạng bình tĩnh rồi viết email một cách cẩn thận, thấu đáo. Điều đó tốt hơn rất nhiều so với việc làm rạn nứt một mối quan hệ, bỏ lỡ một cơ hội kí hợp đồng hay mất một công việc tốt.

Sử dụng những câu ngắn môt cách hiệu quả

Nhiều người có thói quen sử dụng câu dài, lủng củng khi diễn đạt, điều này vô tình chung lại gây khó hiểu cho người đọc. Bí quyết ở đây là sử dụng các câu ngắn nhưng rõ ràng và đủ để thoát ý. Đây không phải là một phong cách xấu khi viết tiếng Anh. Tác giả nổi tiếng Ernest Hemingway thậm chí còn nổi tiếng và thành công bằng việc sử dụng linh hoạt câu ngắn trong các tác phẩm của mình.

Tránh chuyển tiếp mail và trả lời tất cả

Forward – Chuyển tiếp mail là một cách nhanh chóng để đưa thông tin đến người khác. Tuy nhiên khi sử dụng chức năng này, bạn nên lưu ý kiểm tra cẩn thận nội dung mail có chứa các thông tin cá nhân, bảo mật, không cần thiết… để tránh gây cảm giác không thoải mái cho người nhận. Ngoài ra một số chương trình lọc mail còn chuyển các thư chuyển tiếp vào mục Spam khiến email không đến được tay người nhận.

Reply all – trả lời tất cả – chức năng này chỉ thực sự cần thiết nếu tất cả danh sách người nhận cần biết thông tin trong mail. Nếu không thì những người không hứng thú hay không có trách nhiệm trong phần việc đó sẽ cảm thấy phiền phức.

Sử dụng chức năng soát chính tả

Hầu hết các chương trình mail đều có chức năng soát chính tả, tuy nhiên lại ít người biết đến. Bạn nên kiểm tra kĩ phần Cài đặt để khai thác tối ưu hiệu quả của tính năng này. Nếu chương trình của bạn không có tính năng này, bạn có thể cài thêm các công cụ kiểm tra chính tả như Grammarly.

Tuy nhiên đừng ngần ngại đầu tư vào việc học để có thể hạn chế nhất những lỗi sai mắc phải. Bởi không một phần mềm nào có thể thay thế được trí não con người.

Lưu ý khi sử dụng chữ ký

Nhiều người thường chèn thêm thông tin liên lạc vào như địa chỉ email, số điện thoại… vào phần chữ kí cuối mail. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp trong tác phong làm việc. Tuy nhiên, khi chữ kí quá dài và thông tin trao đổi email lại ngắn gọn sẽ làm mất cân đối trong một email. Vì vậy, điều cần lưu ý là làm chữ kí ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin cần thiết với người nhận. Các thông tin thường sử dụng như: name, title, tel, email, skype…

Nhờ người bản ngữ kiểm tra email của bạn nếu có thể

Nếu bạn quen người bản ngữ hay có một người bạn rất thông thạo tiếng Anh thì hãy nhờ họ đọc mail trước khi gửi, đặc biệt là các mail  quan trọng. Đây cũng là cách để nâng cao khả năng áp dụng tiếng Anh của bạn. Bạn cần và EIV luôn sẵn sàng chia sẻ những khó khăn đó với bạn.

Tự đọc lại email trước khi gửi

Việc đọc lại mail trước khi gửi sẽ giúp bạn kiểm tra một lần nữa  mạch viết để tìm cách khắc phục nếu có lỗi chính tả, lỗi diễn đạt dài dòng.

Kiểm tra địa chỉ của tất cả người nhận

Để tránh trường hợp gửi nhầm email, sai tên người nhận…bạn nên kiểm tra kĩ địa chỉ của người nhận trước khi gửi mail. Ngoài ra, trong tiếng Anh, thứ tự họ và tên đệm thường khác với tiếng Việt nên bạn cũng nên lưu ý trong cách xưng tên sao cho đúng.

Tách đoạn

Nếu bạn quên thao tác này thì các kí tự sẽ tạo thành một khối khổng lồ, gây bối rối và khó chịu cho người đọc. Chỉ cần nhấn “Enter” 2 lần sau mỗi đoạn, email của bạn đã trở nên tối ưu hơn rất nhiều.

Chú ý đến dấu chấm câu

Luôn viết hoa ở mỗi đầu câu và dùng dấu “.” hoặc các dấu câu thích hợp khác ở cuối câu. Đây là một chi tiết khá nhỏ nhưng nó sẽ mang cảm nhận tích cực cho người nhận.

 

Học viết Email Tiếng Anh cùng giáo viên bản ngữ

Nếu bạn vẫn đang ngần ngại hoặc e sợ khả năng tự học của mình. Thì ngay bây giờ, bạn có thể chọn tìm một người bạn đồng hành, sẵn sàng cùng bạn chinh phục các kỹ năng, từ vựng, cấu trúc, cách giao tiếp tại nơi công sở. Với đội ngũ giáo viên bản ngữ chất lượng, EIV Education tin rằng chúng tôi sẽ giúp bạn viết email bằng tiếng Anh để phục vụ công việc dễ dàng nhất, thuận tiện nhất ngay hôm nay.

Trên đây, EIV Education đã giới thiệu cho bạn cấu trúc viết email bằng Tiếng Anh chi tiết nhất, hi vọng bạn có thể áp dụng thành công trong công việc nhé!