Thư Mời Người Nước Ngoài Làm Việc Tại Việt Nam: Quy Định và Mẫu Tham Khảo

Thư mời người nước ngoài làm việc tại Việt Nam — thực chất là Công văn nhập cảnh (Mẫu NA2) — là văn bản bắt buộc do doanh nghiệp, tổ chức Việt Nam lập để bảo lãnh chuyên gia, lao động nước ngoài nhập cảnh hợp pháp. Năm 2026, quy trình này có thay đổi quan trọng theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP (hiệu lực 07/08/2025): thời gian cấp giấy phép lao động được rút ngắn xuống còn 10 ngày làm việc, thẩm quyền cấp phép được chuyển về Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và hồ sơ được tinh giản thành một bộ tích hợp duy nhất. Bài viết này hướng dẫn chi tiết toàn bộ quy trình, nội dung mẫu thư mời, hồ sơ cần thiết và các trường hợp miễn giấy phép lao động áp dụng từ năm 2026.

Thư Mời Người Nước Ngoài Làm Việc Tại Việt Nam Là Gì ?

Thư mời người nước ngoài làm việc — hay còn gọi là Công văn nhập cảnh, biểu mẫu NA2 — là văn bản pháp lý do tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam phát hành nhằm bảo lãnh cho chuyên gia, lao động nước ngoài nhập cảnh và làm việc hợp pháp tại Việt Nam (Luật Xuất nhập cảnh 23/2023/QH15). Đây là tài liệu chứng minh mục đích chuyến đi, là căn cứ để cơ quan chức năng xét cấp thị thực lao động hoặc công tác.

Theo quy định tại Luật Xuất nhập cảnh 23/2023/QH15, các tổ chức và doanh nghiệp hoạt động hợp pháp tại Việt Nam có quyền mời hoặc bảo lãnh công dân nước ngoài nhập cảnh phục vụ các mục đích đầu tư, lao động và thương mại. Mẫu NA2 là biểu mẫu chính thức ban hành kèm theo Thông tư 04/2015/TT-BCA của Bộ Công an, được sử dụng để xin công văn chấp thuận nhập cảnh qua Cục Quản lý Xuất nhập cảnh.

Có 3 nhóm văn bản pháp lý điều chỉnh trực tiếp thủ tục này:

Cần phân biệt rõ: thư mời (NA2) là bước đầu để người nước ngoài nhập cảnh, còn giấy phép lao động (work permit) là thủ tục riêng biệt, bắt buộc nếu người nước ngoài không thuộc 15 trường hợp miễn theo Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Lưu ý quan trọng: E-visa chỉ có giá trị cho mục đích du lịch và thăm thân, không phù hợp cho lao động và công tác dài hạn theo quy định của Luật Xuất nhập cảnh 23/2023/QH15. Doanh nghiệp để người nước ngoài làm việc với loại thị thực không phù hợp mục đích sẽ bị xử phạt hành chính theo Nghị định 282/2025/NĐ-CP (hiệu lực 15/12/2025).

Mẫu NA2 — Công Văn Nhập Cảnh Cần Ghi Những Thông Tin Gì?

Mẫu NA2 (Công văn nhập cảnh) yêu cầu điền đầy đủ 3 nhóm thông tin bắt buộc theo Thông tư 04/2015/TT-BCA: thông tin đơn vị bảo lãnh, thông tin hoạt động và lưu trú, và các hướng dẫn bổ sung.

Theo Thông tư 04/2015/TT-BCA, cấu trúc Mẫu NA2 gồm 3 nhóm thông tin chính được quy định thống nhất trên toàn quốc, áp dụng cho cả hồ sơ nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công Bộ Công an lẫn hồ sơ giấy.

Nhóm 1: Thông tin đơn vị bảo lãnh

Nhóm 2: Thông tin hoạt động và lưu trú

Nhóm 3: Hướng dẫn bổ sung

Các mục không cần điền phải gạch chéo (/). Nếu chuyên gia thuộc diện miễn thị thực, ghi rõ: “Khách được miễn thị thực nhập cảnh Việt Nam”. Nếu có nhu cầu nhận visa tại sân bay, ghi rõ lý do ở mục tương ứng.

Ngoài thông tin về đơn vị bảo lãnh, mẫu NA2 còn yêu cầu khai báo thông tin cá nhân của người nước ngoài được mời: họ tên đầy đủ theo hộ chiếu, ngày tháng năm sinh, số hộ chiếu, quốc tịch, chức vụ, mục đích và thời gian dự kiến lưu trú. Thư phải được in trên giấy tiêu đề công ty (letterhead), ký tên và đóng dấu bởi người đại diện pháp luật, viết bằng tiếng Việt (có thể kèm tiếng Anh).

Hồ Sơ Đề Nghị Cấp Công Văn Nhập Cảnh Gồm Những Gì?

Hồ sơ xin công văn nhập cảnh gồm 4 loại tài liệu bắt buộc, nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công Bộ Công an tại địa chỉ dichvucong.bocongan.gov.vn hoặc nộp bản cứng trực tiếp tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (Cục Quản lý Xuất nhập cảnh, Bộ Công an).

Theo hướng dẫn của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Bộ Công an, hồ sơ gồm:

• Bản scan hộ chiếu còn hiệu lực của người nước ngoài được mời
• Đơn xin công văn nhập cảnh theo Mẫu NA2 (Thông tư 04/2015/TT-BCA), điền đầy đủ và có dấu tròn, chữ ký người đại diện pháp luật
• Giấy giới thiệu chữ ký và con dấu của doanh nghiệp bảo lãnh theo Mẫu NA16
• Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh còn hiệu lực

Đối với lao động làm việc lâu dài, doanh nghiệp bảo lãnh cần chuẩn bị thêm hồ sơ giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài theo Mẫu số 03 tích hợp (quy định mới theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP). Từ 07/08/2025, thủ tục giải trình nhu cầu không còn là bước tách biệt mà được lồng ghép vào cùng bộ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động.

Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam cũng cần nắm rõ các thủ tục hành chính khác khi sinh sống lâu dài, trong đó có Cấp Đổi Giấy Phép Lái Xe Cho Người Nước Ngoài Tại Việt Nam Cần Những Gì? để đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật trong quá trình cư trú và làm việc.

Quy Trình Xin Công Văn Nhập Cảnh Cho Người Nước Ngoài Thực Hiện Như Thế Nào?

Quy trình xin công văn nhập cảnh gồm 5 bước từ chuẩn bị hồ sơ đến nhận visa, thực hiện chủ yếu trực tuyến qua Cổng dịch vụ công Bộ Công an kể từ năm 2023 (Cục Quản lý Xuất nhập cảnh, Bộ Công an).

Theo hướng dẫn của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Bộ Công an, toàn bộ quy trình được số hóa để tăng tốc độ xử lý và giảm thủ tục giấy tờ. Trường hợp hồ sơ hợp lệ, cơ quan tiếp nhận cấp giấy hẹn và hướng dẫn nộp lệ phí; trường hợp thiếu hồ sơ, người nộp được thông báo bổ sung trong thời gian ngắn nhất.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp/tổ chức bảo lãnh chuẩn bị đầy đủ 4 loại tài liệu đã nêu ở mục trên. Đặc biệt lưu ý: Mẫu NA2 phải được ký tên, đóng dấu đỏ bởi người đại diện pháp luật, không được dùng chữ ký scan.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Ưu tiên nộp trực tuyến tại dichvucong.bocongan.gov.vn. Trường hợp cần nộp hồ sơ giấy, địa điểm tiếp nhận theo khu vực như sau:

Bước 3: Nhận kết quả công văn

Cục Quản lý Xuất nhập cảnh trả kết quả công văn nhập cảnh theo ngày hẹn. Công văn thể hiện rõ thời gian nhập cảnh được chấp thuận và địa điểm nhận visa.

Bước 4: Thông báo cho người nước ngoài

Doanh nghiệp bảo lãnh gửi bản công văn đã được cấp cho chuyên gia nước ngoài qua email hoặc dịch vụ chuyển phát nhanh để họ làm thủ tục visa tại Đại sứ quán hoặc tại sân bay.

Bước 5: Nhận visa và nộp lệ phí

Người nước ngoài xuất trình hộ chiếu, công văn nhập cảnh và nộp lệ phí visa theo quy định tại địa điểm đã ghi trong công văn (Đại sứ quán Việt Nam hoặc cửa khẩu/sân bay được chỉ định).

Nghị Định 219/2025/NĐ-CP Thay Đổi Gì Về Thủ Tục Mời Người Nước Ngoài Làm Việc?

Nghị định 219/2025/NĐ-CP (hiệu lực 07/08/2025) thực hiện 3 cải cách căn bản trong thủ tục cấp giấy phép lao động: rút ngắn thời gian xử lý, phân cấp thẩm quyền và tinh giản hồ sơ (Chính phủ, Nghị định 219/2025/NĐ-CP).

Theo nội dung Nghị định 219/2025/NĐ-CP do Chính phủ ban hành, đây là bộ quy định thay thế trực tiếp Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP, với mục tiêu giảm gánh nặng hành chính cho doanh nghiệp và tăng tính cạnh tranh trong thu hút lao động chuyên gia quốc tế.

Thay đổi quan trọng nhất là việc bãi bỏ quy trình 2 giai đoạn. Trước 07/08/2025, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục “giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài” trước, chờ phê duyệt 15 ngày, rồi mới nộp hồ sơ cấp giấy phép mất thêm 5 ngày. Từ ngày 07/08/2025, hai thủ tục được hợp nhất vào một bộ hồ sơ duy nhất theo Mẫu số 03, xử lý trong 10 ngày làm việc (Nghị định 219/2025/NĐ-CP). Hồ sơ nộp tại UBND cấp tỉnh nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.

Lưu ý thời hạn nộp hồ sơ mới: Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động phải được nộp không ít hơn 10 ngày và không quá 60 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc tại Việt Nam.

Mẫu Thư Mời Người Nước Ngoài Làm Việc Tại Việt Nam Bao Gồm Những Nội Dung Gì?

Thư mời người nước ngoài làm việc chuẩn phải thể hiện đầy đủ 5 nhóm thông tin bắt buộc: thông tin đơn vị mời, thông tin người được mời, mục đích và thời gian làm việc, nơi lưu trú, trình bày trên giấy tiêu đề công ty, ký tên đóng dấu hợp lệ.

Dưới đây là cấu trúc mẫu thư mời tiêu chuẩn để doanh nghiệp, tổ chức tham khảo điều chỉnh theo thực tế:

Những Trường Hợp Nào Người Lao Động Nước Ngoài Được Miễn Giấy Phép Lao Động?

Theo Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP kết hợp với Điều 154 Bộ luật Lao động 2019, có 15 trường hợp người lao động nước ngoài được miễn giấy phép lao động khi làm việc tại Việt Nam.

Nghị định 219/2025/NĐ-CP (Điều 7) là văn bản hiện hành quy định đầy đủ các trường hợp miễn, thay thế cho Nghị định 152/2020/NĐ-CP đã hết hiệu lực từ 07/08/2025. Lưu ý quan trọng: dù được miễn giấy phép lao động, phần lớn các trường hợp vẫn phải xin Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động hoặc thực hiện thông báo trước ít nhất 3 ngày làm việc cho cơ quan có thẩm quyền tại địa phương nơi người lao động dự kiến làm việc (Nghị định 219/2025/NĐ-CP).

15 trường hợp được miễn giấy phép lao động theo Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP:

1. Thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 3, 4, 5, 6, 7 và 8 Điều 154 Bộ luật Lao động 2019, bao gồm:
   • Trưởng văn phòng đại diện, người đứng đầu dự án của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam
   • Người nước ngoài vào Việt Nam dưới 3 tháng để chào bán dịch vụ
   • Người nước ngoài vào Việt Nam dưới 3 tháng để xử lý sự cố kỹ thuật, công nghệ phức tạp
   • Luật sư nước ngoài đã được cấp Giấy phép hành nghề luật sư tại Việt Nam
   • Người thuộc diện miễn giấy phép theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên
   • Người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam và đang cư trú tại Việt Nam
2. Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty TNHH có phần vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên
3. Chủ tịch hoặc thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần có mức vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên
4. Chuyên gia, tư vấn vào Việt Nam để cung cấp dịch vụ tư vấn, thực hiện nhiệm vụ liên quan đến chương trình, dự án sử dụng vốn ODA
5. Người được Bộ Ngoại giao cấp phép hoạt động thông tin, báo chí tại Việt Nam
6. Người nước ngoài cử sang giảng dạy, nghiên cứu tại trường quốc tế thuộc cơ quan đại diện ngoại giao, Liên Hợp Quốc hoặc tổ chức theo hiệp định mà Việt Nam đã ký kết
7. Học sinh, sinh viên từ cơ sở đào tạo nước ngoài đến thực tập tại doanh nghiệp, tổ chức Việt Nam
8. Thân nhân của thành viên cơ quan đại diện ngoại giao tại Việt Nam
9. Người mang hộ chiếu công vụ làm việc tại cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội
10. Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại (văn phòng đại diện, chi nhánh) của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam
11. Tình nguyện viên quốc tế thực hiện hoạt động hợp tác theo điều ước quốc tế
12. Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật vào Việt Nam làm việc có tổng thời gian dưới 90 ngày trong 01 năm, tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12
13. Di chuyển nội bộ doanh nghiệp trong 11 ngành dịch vụ cam kết với WTO: kinh doanh, thông tin, xây dựng, phân phối, giáo dục, môi trường, tài chính, y tế, du lịch, văn hóa giải trí và vận tải — với điều kiện đã làm việc tại doanh nghiệp nước ngoài tối thiểu 12 tháng trước khi điều chuyển
14. Người được Bộ Giáo dục và Đào tạo xác nhận để giảng dạy, nghiên cứu tại Việt Nam
15. Người được các bộ, cơ quan ngang bộ hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xác nhận vào Việt Nam làm việc trong các lĩnh vực ưu tiên: tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia, và các lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội

Lưu ý quan trọng với giáo viên ngoại ngữ: Trường hợp số 14 (xác nhận của Bộ Giáo dục và Đào tạo) và trường hợp số 6 (giảng dạy tại trường quốc tế thuộc cơ quan ngoại giao) áp dụng cho hệ thống trường quốc tế và một số tổ chức giáo dục đặc thù. Giáo viên nước ngoài làm việc tại các trung tâm ngoại ngữ tư thục thông thường vẫn phải xin giấy phép lao động đầy đủ theo quy định hiện hành.

Sau khi hoàn tất thủ tục nhập cảnh và bắt đầu làm việc, người nước ngoài cần thực hiện thêm một số nghĩa vụ pháp lý quan trọng, trong đó có Quy Định Khai Báo Tạm Trú Cho Người Nước Ngoài Tại Việt Nam — đây là thủ tục bắt buộc phải thực hiện trong vòng 48 giờ kể từ khi đến nơi lưu trú.

Sau Khi Nhập Cảnh, Người Nước Ngoài Làm Việc Tại Việt Nam Cần Thực Hiện Thủ Tục Pháp Lý Gì?

Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam sau khi nhập cảnh phải hoàn tất 3 nhóm thủ tục pháp lý theo thứ tự: khai báo tạm trú, xin giấy phép lao động (nếu không thuộc diện miễn), và cấp thẻ tạm trú (Luật Xuất nhập cảnh 23/2023/QH15; Nghị định 219/2025/NĐ-CP).

Theo Luật Xuất nhập cảnh 23/2023/QH15 và Nghị định 219/2025/NĐ-CP, quy trình pháp lý sau nhập cảnh được thiết kế theo tuần tự bắt buộc, trong đó giấy phép lao động là điều kiện tiên quyết để xin thẻ tạm trú lao động.

Nhóm 1: Khai báo tạm trú là thủ tục bắt buộc ngay khi nhập cảnh. Chủ nhà hoặc chủ cơ sở lưu trú có trách nhiệm khai báo hộ hoặc hỗ trợ người nước ngoài khai báo trực tuyến qua Cổng dịch vụ công Bộ Công an.

Nhóm 2: Giấy phép lao động được xử lý trong 10 ngày làm việc theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, áp dụng cho tất cả người lao động nước ngoài không thuộc 15 trường hợp miễn trừ theo Điều 7. Hồ sơ nộp tại UBND cấp tỉnh nơi người lao động dự kiến làm việc. Giấy phép lao động có hiệu lực tối đa 2 năm và chỉ được gia hạn 01 lần với thời hạn tối đa thêm 02 năm; hồ sơ gia hạn cần nộp tối thiểu 10 ngày và tối đa 45 ngày trước khi hết hạn (Điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP).

Nhóm 3: Thẻ tạm trú lao động được cấp dựa trên giấy phép lao động hợp lệ, có hiệu lực tối đa 2 năm và thay thế cho việc gia hạn visa định kỳ, giúp người nước ngoài tránh phải xuất và tái nhập cảnh nhiều lần.

Câu Hỏi Thường Gặp Về Thư Mời Người Nước Ngoài Làm Việc Tại Việt Nam

Thư mời người nước ngoài làm việc và công văn nhập cảnh NA2 có phải là một không?

Trên thực tế, “thư mời người nước ngoài làm việc” chính là tên gọi thông thường của Công văn nhập cảnh theo Mẫu NA2 — biểu mẫu chính thức ban hành kèm Thông tư 04/2015/TT-BCA. Đây là văn bản pháp lý do doanh nghiệp, tổ chức Việt Nam lập để bảo lãnh nhập cảnh, không phải thư mời nội bộ thông thường.

E-visa có được dùng thay thế công văn nhập cảnh khi người nước ngoài đến làm việc không?

Không. E-visa chỉ có giá trị cho mục đích du lịch và thăm thân theo Luật Xuất nhập cảnh 23/2023/QH15, không phù hợp với mục đích lao động và công tác dài hạn. Người nước ngoài đến làm việc phải có visa lao động hoặc visa công tác phù hợp, cấp dựa trên công văn nhập cảnh NA2 hợp lệ. Nghị định 282/2025/NĐ-CP (hiệu lực 15/12/2025) quy định xử phạt hành chính đối với các vi phạm về sử dụng thị thực không đúng mục đích.

Mất bao nhiêu thời gian để xử lý công văn nhập cảnh NA2?

Thời gian xử lý công văn NA2 không được quy định cố định trong một văn bản pháp quy duy nhất và có thể thay đổi tùy từng trường hợp cụ thể. Doanh nghiệp nên nộp hồ sơ trước ngày nhập cảnh dự kiến tối thiểu 2 tuần để đảm bảo đủ thời gian xử lý và dự phòng trường hợp cần bổ sung hồ sơ.

Giáo viên nước ngoài dạy tại trung tâm ngoại ngữ có phải xin giấy phép lao động không?

Có, trong hầu hết trường hợp. Các trường hợp miễn giấy phép lao động theo Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP dành cho giảng dạy tại trường quốc tế thuộc cơ quan ngoại giao (trường hợp số 6) hoặc người được Bộ GD&ĐT xác nhận (trường hợp số 14). Giáo viên nước ngoài tại trung tâm ngoại ngữ tư thục phải xin giấy phép lao động đầy đủ, kèm theo các giấy tờ chứng minh bằng cấp, kinh nghiệm và lý lịch tư pháp theo yêu cầu.

Giấy phép lao động được gia hạn như thế nào và tối đa bao nhiêu lần?

Theo Điều 28 và Điều 29 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ gia hạn giấy phép lao động phải nộp trước khi hết hạn tối thiểu 10 ngày và tối đa 45 ngày. Cơ quan có thẩm quyền xử lý trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Giấy phép lao động chỉ được gia hạn 01 lần với thời hạn tối đa 02 năm. Sau khi hết thời hạn gia hạn, người lao động nước ngoài muốn tiếp tục làm việc phải thực hiện thủ tục cấp mới giấy phép lao động.

Người nước ngoài có thể thay đổi nơi làm việc sau khi được cấp giấy phép lao động không?

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người lao động nước ngoài đã được cấp giấy phép lao động có thể làm việc cho cùng người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố mà không cần xin thêm giấy phép — nhưng người sử dụng lao động phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền tại địa phương nơi người lao động sẽ làm việc ít nhất 3 ngày làm việc trước khi bắt đầu. Nếu thay đổi người sử dụng lao động hoặc vị trí công việc, cần làm thủ tục cấp mới giấy phép lao động tương ứng.

Khóa Học Tiếng Anh Doanh Nghiệp — Nền Tảng Vững Chắc Cho Môi Trường Làm Việc Quốc Tế

Trong bối cảnh hội nhập ngày càng sâu rộng, khả năng giao tiếp tiếng Anh chuyên nghiệp là lợi thế thiết yếu khi làm việc cùng chuyên gia, lao động nước ngoài hoặc khi bộ phận HR xử lý các thủ tục pháp lý bằng tiếng Anh.

Khóa học Tiếng Anh Doanh nghiệp của EIV được thiết kế đặc biệt để đáp ứng nhu cầu thực tế của doanh nghiệp hiện đại. Với hình thức đào tạo linh hoạt theo nhóm hoặc 1 kèm 1, chương trình tập trung vào kỹ năng thực chiến: giao tiếp, họp hành, thuyết trình, đàm phán và từ vựng chuyên môn theo ngành nghề. EIV cam kết mang đến giải pháp đào tạo toàn diện, từ chương trình học được tối ưu hóa đến hệ thống quản lý chuyên nghiệp.