Cách cải thiện kỹ năng làm việc nhóm đạt hiểu quả nhất

Khi đi học hay khi đi làm bạn cần phải làm việc cùng với nhiều người điều này đòi hỏi bạn phải biết được kỹ năng làm việc nhóm cùng mọi  người để có một buổi làm việc hiệu quả nhất. Cùng EIV tìm hiểu đây là kỹ năng như thế nào và cách cải thiện nó nhé!

Kỹ năng làm việc nhóm là gì?

Làm việc nhóm là cùng nhau hợp tác, làm việc để hoàn thành một nhiệm vụ công việc nào đó. Cả nhóm cùng phân chia nhiệm vụ cho nhau ai sẽ làm phần nào, cái này là nhiệm vụ của ai, mỗi người sẽ dựa vào khả năng của mình để giao nhiệm vụ cho nhau. Kỹ năng làm việc nhóm là bạn cần biết được mình cần phải làm gì để nhóm đi được đến đích mà không có sai sót, kỹ năng này cần thiết mà cả nhóm cần biết để có thể dung hoà vào nhau, cùng nhau hợp tác hướng đến một kết quả tốt đẹp.

Kỹ năng này thường bị xem nhẹ bởi nhiều người có xu hướng làm việc cá nhân hoặc là không muốn bỏ công sức vào nó nên đôi khi nhóm bị mất cân bằng trong lúc làm việc. Nên những ai biết đến kỹ năng này thì cũng cần phải biết đối phó như thế nào với những người không biết đến kỹ năng, không muốn làm việc. Khi làm việc nhóm người khác sẽ biết bạn có kỹ năng làm việc nhóm không, sẽ đánh giá bạn suy xét có nên làm việc cùng bạn lần sau nữa không.

Tầm quan trọng của kỹ năng làm việc nhóm

Tăng khả năng giao tiếp cho cá nhân: Khi làm việc nhóm bạn phải biết cách giao tiếp với nhiều người, trong nhóm có nhiều người với nhiều tính cách khác nhau nên bạn cần biết được mình cần nói chuyện thế nào với họ. Từ đó khả năng giao tiếp của bạn sẽ được nâng cao, càng giao tiếp với nhiều người bạn sẽ dễ dàng nói chuyện với họ sau này, khi đó mối quan hệ giữa bạn và họ sẽ tốt hơn  làm việc cũng hiệu quả hơn.

Nâng cao năng suất làm việc: Làm việc cùng nhau sẽ đẩy nhanh tiến độ quá trình làm việc, cùng nhau làm sẽ có nhiều ý tưởng sáng tạo để hoàn thành bài tập, dự án. Khi tập hợp lại với nhau sẽ nhìn được nhiều hướng, suy xét vấn đề sâu sắc hơn, khách quan hơn, nhờ thế sẽ có được giải pháp. Công việc của cả nhóm sẽ nhanh hơn nếu mọi người cùng chung tay nhau làm việc.

Giải quyết vấn đề hiệu quả: ” Muốn đi nhanh thì đi một mình –  Muốn đi xa thì đi cùng nhau”  Vấn đề sẽ được giải quyết nhanh khi mà mọi người tập trung vào làm, phân chia nhiệm vụ phù hợp với từng người. Vấn đề có thể sẽ khó nhưng khi làm cùng nhau thì rắc rối sẽ được giải quyết nhanh.

Các kỹ năng cần có khi làm việc nhóm

Kỹ năng giao tiếp

Bạn làm việc nhóm sẽ phải làm việc cùng với nhiều người, như thế cũng có lợi cho bạn để nâng cao kỹ năng giao tiếp của bản thân. Bạn phải giao tiếp tốt để đối phương có thể hiểu lắng nghe được những điều bạn. Khi đóng góp ý kiến của bản thân bạn phải sử dụng từ ngữ dễ hiểu đơn giản để cả nhóm cùng hiểu được ý của bạn.

Kỹ năng đàm phán, thuyết phục

Bạn cũng phải thuyết phục cả nhóm về những ý tưởng của bạn, giải thích để họ hiểu tại sao bạn lại có những ý tưởng này, tại sao họ nên lựa chọn các ý tưởng này. Đây cũng là phần khó vì đôi lúc mọi người sẽ chưa hiểu ý tưởng của bạn nên bạn cần mất thời gian để thuyết phục họ, cho họ thấy ý tưởng đó là khả thi. Khi thấy bản thân không được phân chia hợp lý cũng nên nói chuyện với mọi người để được phân chia công việc phù hợp với mình.

Kỹ năng tổ chức, lập kế hoạch

Mỗi team nên có một người leader để đại diện cho nhóm, nếu bạn là một người leader bạn phải lập ra một bản kế hoạch cho dự án của mình phân cạnh đó cũng phải thấu hiểu được từng thành viên trong nhóm để phân công mọi người làm việc chất lượng. Mọi người phải cùng nhau hoàn thiện bản kế hoạch, một plan hiệu quả là mọi thứ phải được sắp xếp hoàn thành đúng hạn.

Kỹ năng của người leader

Một người leader giỏi phải hiểu được các thành viên của mình, để mọi người đều có tiếng nói được nêu lên ý kiến cùa bản thân. Khi có những tranh chấp phải tìm được hướng giải quyết và hoà hợp giữa các thành viên để không ảnh hưởng đến tiến trình làm việc của nhóm.

Giải quyết xung đột

Những vấn đề nhỏ nếu không được giải quyết thì nó sẽ gây ra những xung đôt lớn, mọi người trong nhóm nếu thấy có dấu hiệu của sự xích mích nào cần cùng nhau lên tiếng để chia sẻ thấu hiểu nhau, như thế mới có một nhóm đoàn kết.

Rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm

Luôn vì mục tiêu chung

Khi làm việc nhóm không nên đặt lợi ích riêng của bản thân lên hàng đầu mà nên vì lợi ích chung của mọi người. Một số người khi làm việc nhóm luôn lấy cớ này nọ để giảm bớt phần việc của bản thân đùn đẩy cho người khác, còn ngược lại một số người thì sẵn sàng làm thêm những phần việc khác dù nó từ đầu không phải là việc của họ. Những điều đó có thể ảnh hưởng đến tốc độ và hiệu quả làm việc nhóm của bạn, vậy nên để nhóm của mình được đi thật hiệu quả thì bạn không nên làm ảnh hưởng tiêu cực đến nhóm.

Lắng nghe người khác

Mỗi người trong nhóm đều có những ý tưởng riêng của mình, không ai có ý kiến giống nhau, nên điều này dẫn đến sự khác biệt giữa các thành viên. Điều cần nhất lúc này là mỗi người cần lắng nghe nhau, hiểu được ý tưởng của nhau từ đó có thể đánh giá khách quan nhất. Đôi khi ý tưởng của đối phương tốt hơn bạn thì bạn cũng cần lắng nghe họ và cải thiện cho mình những lần sau.

Phân chia công việc nhóm

Làm việc nhóm khối lượng công việc sẽ nhiều hơn khi làm việc cá nhân nên cần phải có sự phân chia với nhau để công việc được kịp tiến độ, nhóm cần có sự phân chia từ đầu để mọi người nắm rõ được mình làm phần nào. Nhóm trưởng là người phân công nhiệm vụ cho mọi người nhưng mỗi thành viên nên xem xét nhiệm vụ đó có thực sự phù hợp với mình không. Đây cũng là phần khá dễ và nhanh nên chỉ cần mọi người hiểu nhau và thống nhất rõ ràng thì sẽ không có sự tranh chấp nhỏ nhặt.

Có trách nhiệm với công việc của mình

Bạn đã nhận việc thì phải có trách nhiệm với việc của mình, khi làm việc nhóm bạn làm việc không phải vì mỗi bản thân bạn mà còn vì cả nhóm bạn, mỗi cá nhân đều phải có trách nhiệm với công việc của mình.

Nộp bài đúng hạn

Bài nhiệm vụ luôn có hạn để nộp nên mỗi phần bạn làm cũng phải đúng hạn nếu mỗi người cứ chậm trễ nộp bài của mình sẽ ảnh hưởng đến kết quả của cả nhóm. Để không bị trễ hạn thì bạn cần phải chia nhỏ thời gian phần việc làm chứ không nên dồn lại một ngày cuối để làm như thế bài làm của bạn sẽ không chất lượng.

Tin tưởng, giúp đỡ, tôn trọng lẫn nhau

Mỗi thành viên đều có điểm mạnh riêng cũng như công việc riêng nhưng tất cả đều đóng góp vào bài nhóm nên mỗi thành viên đều cần phải tôn trọng lẫn nhau. Nếu thành viên trong nhóm muốn được hỗ trợ thì các bạn có thể giúp đỡ lẫn nhau để không ai bị thụt lại phía au như thế cũng để kịp tiến độ của nhóm.

Đưa ra phản hồi tích cực

Mỗi người đều cố gắng làm tốt nhất để nhiệm vụ được hoàn thành thật tốt nên nếu thành viên nào họ làm còn có sự sai sót bạn nên đưa ra góp ý nhẹ nhàng, tinh tế để tránh làm tổn thương đến đối phương, góp ý có thiện chí người khác sẽ không cảm thấy bị hụt hẫng mà từ đó sẽ rút được kinh nghiệm cho lần sau.

Ghi nhận sự đóng góp cố gắng của người khác

Khi có ai đó có sự đóng góp lớn đối với team thì bạn nên ghi nhận sự đóng góp đối với họ, không nên có sự ganh tị với nhau. Công nhận sự cố gắng của nhau là cách mỗi thành viên cùng nhau thúc đẩy đi lên.

Phát hiện xung đột từ sớm

Trong nhóm sẽ có nhiều lúc các thành viên sẽ không hài lòng nhau ở một số vấn đề nào đó, nếu bạn thấy có dấu hiệu đó nên thảo luận với leader để mọi người có thể nói ra cùng nhau, còn nếu bạn là leader thì nên nói chuyện, chia sẻ mọi người nếu đang có khúc mắc gì chứ không nên im lặng như vậy mối quan hệ giữa các thành viên thiếu sự kết nối.

Cùng nhau đưa ra quyết định

Mỗi quyết định ảnh hưởng đến đường đi của nhóm tất cả thành viên đều phải cùng thảo luận để đưa ra quyết định cuối cùng, như vậy mọi người mới được đưa ra ý kiến và lắng nghe ý kiến của đối phương, tạo sự gắn kết giữa các thành viên trong nhóm.

Tham gia nhiều dự án nhóm

Càng tham gia nhiều bạn sẽ có nhiều kinh nghiệm hơn khi làm bài cũng như làm việc với nhiều đối tượng. Được cọ xát nhiều thì sau này khi làm việc bạn biết cách làm cho công việc hiệu quả, làm việc chung với nhiều người tránh được những sai lầm ở quá khứ.

Cần có quy tắc làm việc

Trước khi bắt tay vào làm thì nên đặt ra những quy tắc làm việc chung để khi làm việc mọi người không xảy ra những xích mích nhỏ nhặt, vì chỉ làm nhóm nhỏ chung nên những quy tắc này không nên quá khắt khe chỉ đủ vửa mức mọi người nghiêm túc làm việc với nhau.

Tạo ra môi trường thoải mái

Môi trường làm việc thoải, các thành viên gắn kết với nhau thì tiến độ công việc sẽ ngày càng tăng lên, chất lượng của bài cũng sẽ cao hơn. Nên có sự khuyến khích đối với từng thành viên trong nhóm để họ đóng góp ý kiến thoải mái, tự do.

Những điều cần tránh khi làm việc nhóm

 

Không đóng góp ý kiến

Một số người họ khi làm việc nhóm chỉ đến nghe nhưng không đưa ra ý kiến của bản thân, họ dễ dàng đồng ý với người khác, thuận theo những gì người khác muốn. Như vậy không phải là tốt cho nhóm mà bạn chỉ đang ỷ lại, không có chính kiến của bản thân, hơn hết mỗi ý kiến được nêu ra sẽ có thêm nhiều góc nhìn từ đó hướng đi của nhóm mới đúng đắn hơn nếu chỉ nhìn ở một góc nhìn của 1-2 người sẽ không đủ chính xác.

Quá nể nang

Khi thấy một thành viên trong nhóm làm sai, không làm bài bạn nên nhắc nhở khéo họ để kéo họ về đúng quỹ đạo của cả nhóm hoặc biện pháp mạnh hơn là báo cho cấp trên hoặc giáo viên của bạn. Đôi khi bạn sợ gây mất lòng nên ôm hết vào việc còn thành viên đó chỉ ngồi chơi như vậy người chịu thiệt là bạn, người mệt mỏi nhất cũng là bạn. Đã làm nhóm thì mọi người đều ngang hàng và có trách nhiệm như nhau, không có nghĩa vụ bảo ban, bao bọc nhau

Đùn đẩy trách nhiệm 

Đây là hiện tượng hay gặp phải ở nhiều nhóm, khi nhóm gặp bất trách một số người lo sợ và đùn đẩy trách nhiệm cho người khác. Dù lỗi có lớn đến đâu nhưng khi đã làm thì bạn nên có trách nhiệm với nó chứ không nên đẩy trách nhiệm cho người khác.

Không quan tâm đến việc nhóm

Mọi người đã là một nhóm với nhau thì nên quan tâm đến công việc chứ không nên bỏ xó công việc đó, đây cũng là biểu hiện của một số thành phần không tham gia nhiều hoạt động của nhóm. Có thể phần này bạn không làm nhưng bạn cũng phải để ý vì lỡ phần đó thành viên làm không đúng bạn có thể góp ý cho họ làm lại.

Tự cho mình là trung tâm

Làm việc nhóm là cả nhóm cùng làm việc, cùng đóng góp ý kiến chứ không phải mọi người luôn phải tập trung nghe theo bất kỳ một ai, chỉ trừ khi các bạn lựa chọn một ý kiến tốt nhất trong nhiều ý kiến khác nhau. Không nên quá tự cao, tự xem mình là giỏi nhất coi thường người khác vì như thế bạn sẽ khiến người khác không hài lòng và lần sau họ sẽ không muốn làm việc cùng với bạn nữa

Thích làm việc một mình

Có lẽ đôi khi bạn luôn làm việc một mình nên khi làm nhóm bạn sẽ thấy có nhiều thứ không bắt kịp được nên tự động tách ra làm việc một mình, như vậy tính hiệu quả không cao và năng suất làm việc cũng giảm rõ rệt. Bạn nên học cách làm việc nhóm như thế nào, nó không quá khó chỉ là bạn làm việc với nhiều người nên sẽ cần lắng nghe từ nhiều phía hơn thôi. Còn nếu bạn thấy ai trong nhóm đang gặp tình trạng này thì bạn nên giúp đỡ họ để họ có thể hoà nhập với mọi người.

Tự tin quá mức

Tự tin không phải là điều gì xấu nhưng ranh giới giữa tự tin và tự cao nó rất mong manh, nên bạn lưu ý lúc nào thì mình nên tự tin chủ động và lúc nào mình không nên quá tự tin để tránh việc lấn át những người khác trong nhóm.

Không lắng nghe người khác

Bạn cần lắng nghe người khác để biết được ý kiến đó như thế nào có đóng góp được gì cho nhóm hay không, việc lắng nghe họ cũng là một sự tôn trọng đối với thành viên của mình. Nếu bạn không lắng nghe họ thì họ sẽ thấy đó là bạn là người thiếu lịch sự.

Thay đổi ý kiến liên tục

Bạn nên suy xét cẩn thận rồi mới đưa ra ý kiến của bản thân, hoặc nếu có thay đổi thì bạn nên chỉ thay đổi ngay luôn chứ không nên để đến lúc phút chót mới thay đổi như thế nó sẽ ảnh hưởng đến công việc đường đi của nhóm.

Không có mục tiêu cụ thể

Khi bắt đầu làm bạn phải có một kế hoạch, timeline cụ thể; cần đặt ra những mục tiêu cho từng giai đoạn để từ đó có động lực để làm và biết được mình đã hoàn thành được mục tiêu chưa.

Chê bai người khác

Bạn thấy một ai trong thành viên của nhóm đang sai hướng thì bạn nên đóng góp một cách thiện chí chứ không nên chê bai thẳng thừng họ như vậy đối phương sẽ cảm thấy không hài lòng thậm chí sẽ phản bác lại bạn cho rằng bạn là người sai từ đó nhóm bạn sẽ chỉ trở nên hỗn loạn hơn. Bạn cần đóng góp ý kiến nhẹ nhàng rõ ràng thì người khác sẽ không xem nó như là lời chê bai mà sẽ xem đó là một lời khuyên để sửa.

Nổi bật CV của mình với kỹ năng làm việc nhóm

Kỹ năng làm việc nhóm trong CV

CV là cái đầu tiên nhà tuyển dụng nhìn thấy khi bạn apply vào công ty vậy nên nếu bạn đã có thế mạnh về kỹ năng này hãy trình bày nó, nhấn mạnh những việc bạn đã làm ở trong đội nhóm khi còn đi học hay ở công ty cũ. Hãy tóm tắt lại cách bạn giúp đỡ, hỗ trợ cho đồng đội của mình.

Trong phỏng vấn

Khi phỏng vấn nhà tuyển dụng có thể hỏi lại bạn về kỹ năng làm việc nhóm của mình, bạn có thể nói lại một vài ý trong CV thêm vào đó nên khai thác nhiều hơn từ các ý những cái mà bạn chưa viết vào trong CV để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Bạn có thể kể chi tiết lại, không nên kể những chi tiết phụ mà nên kể những điểm sáng nổi bật để nhà tuyển dụng nắm bắt được thế mạnh của bạn.

Làm việc nhóm không khó nếu bạn biết về kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng này không chỉ học mỗi lý thuyết mà cần phải được thực hành rèn luyện nên bạn hãy dành thêm thời gian để luyện tập hoặc tham gia nhiều nhóm dự án để được cọ xát với môi trường thực tế.\

Một số câu hỏi về kỹ năng làm việc nhóm

Bạn mô tả kỹ năng làm việc nhóm của mình như thế nào?

Kỹ năng làm việc nhóm có thể được mô tả bằng nhiều chiến lược. Một cách để mô tả chúng là để có được cụ thể. Kỹ năng làm việc nhóm bao gồm rất nhiều khả năng. Hãy tự hỏi bản thân xem bạn đang đề cập đến những kỹ năng cụ thể nào hoặc đang cố gắng tìm hiểu thêm.

Ví dụ: bạn có thể tập trung vào giao tiếp, sự đồng cảm, khả năng lãnh đạo hoặc bất kỳ kỹ năng nào khác liên quan đến làm việc nhóm. Để mô tả mức độ bạn sử dụng kỹ năng đó tốt như thế nào, hãy thử hỏi nhân viên hoặc đồng nghiệp của bạn.

3 kỹ năng quan trọng để làm việc nhóm và hợp tác là gì?

Nhìn chung, có 3 kỹ năng quan trọng mà bạn cần lưu ý khi làm việc nhóm. 3 kỹ năng này là sự tin tưởng, sự bao dung và sự tự nhận thức. Điều thứ hai rất quan trọng vì nó giúp bạn giao phó nhiệm vụ một cách hiệu quả dựa trên kỹ năng và điểm mạnh. Nó cũng làm cho bạn dễ tiếp thu phản hồi hơn.

Sự khoan dung là cần thiết vì nó cho phép bạn gạt bỏ thành kiến ​​để có thể cùng nhau làm việc vì một mục tiêu chung. Cuối cùng, cần có sự tin tưởng vì nó là nền tảng của mọi mối quan hệ. Nếu không có sự tin tưởng, đồng nghiệp của bạn có thể không muốn làm việc với bạn.

Ngoài ra nếu bạn đang đi làm ở các công ty nước ngoài có những thành viên là giao tiếp bằng tiếng Anh thì bạn nên cân nhắc tìm hiểu học thêm về tiếng Anh. Sao bạn không thử tham khảo ngay khoá Tiếng Anh cho người đi làm học cùng giáo viên bản ngữ đến từ Anh, Mỹ, Úc, Canada… Hãy liên hệ ngay EIV để được tư vấn miễn phí nhé.