Nắm bắt kỹ năng đàm phán hiệu quả

Kỹ năng đàm phán là kỹ năng được xem là khá khó khi sử dụng trong giao tiếp, nó đòi hỏi bạn phải thật sự khéo léo biết cách dẫn dắt nói chuyện để có một buổi thương lượng hiệu quả đi đến kết quả tốt đẹp. Vậy kỹ năng này cần phải có những gì mới thực hành được trong thực tế cùng EIV tìm hiểu về nó nhé.

Đàm phán là gì?

Đàm phán là quá trình trao đổi, nói chuyện về một vấn đề gì giữa từ 2 hoặc nhiều đối tượng trở lên. Trong quá trình đàm phán hai bên đều sử dụng lời nói hoặc lợi ích nào đó để đối phương đồng ý thoả thuậ. Đàm phán xuất hiện trong những lĩnh vực kinh doanh, chính trị, cho đến đời sống thường ngày.

Kỹ năng đàm phán là gì? 

Kỹ năng đàm phán là kỹ thuật được được dùng cho cả hai bên có buổi đàm phán hiệu quả, tránh được những xung đột xảy ra. Thường những người có khả năng đàm phán họ biết cách nói chuyện nhẹ nhàng nhưng cũng dứt khoát để đối phương có thể thấy được quan điểm của họ rất rõ ràng.

Đàm phán là một trong những kĩ năng cần thiết của người làm kinh doanh, vì tính chất công việc nên yêu cầu họ bắt buộc phải có một cái đầu nhạy bén cùng với khả năng giao tiếp tốt. Đó là những điều góp vào việc giúp họ có một buổi đàm phán hiệu quả, họ có thể đàm phán với đối tác, thương lượng với khách hàng nhìn chung mục tiêu đều là muốn có được lợi thế kinh doanh tốt nhất cho công ty.

Tầm quan trọng của kỹ năng đàm phán

Kỹ năng này giúp cho người học nó chiếm được ưu thế trong giao tiếp, trong kinh doanh khi đang thoả luận nếu đối phương đang lấn át bạn thì bạn sử dụng kỹ năng đàm phán để làm cân bằng lại và thu hút được lợi ích về phía mình. Đàm phán tốt cũng giúp công thy đem về một nguồn lợi nhuận tốt hay một hợp đồng lớn; chung quy lại đa phần các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh đều phải có khả năng đàm phán tốt để không bị ảnh hưởng lợi ích của công ty.

Còn ngoài đời sống đàm phán có thể xuất hiện lúc bạn đi phỏng vấn, thuyết phục khách hàng mua sản phẩm của mình,…. dù ở quy mô nhỏ hơn nhưng bạn vẫn sẽ phải sử dụng khả năng này để thuyết phục đối phương nghe theo mình.

Các hình thức đàm phán

Các nguyên tắc khi đàm phán

Đôi bên cùng có lợi: Cả hai bên đều muốn có nhiều lợi ích cho mình nên khi đàm phán luôn cố gắng đàm phán để cả 2 bên đều cùng có lợi.

Đặt cảm xúc riêng ra ngoài: Những cảm xúc cá nhân sẽ ảnh hượng đến chất lượng của buổi đàm phán, nên khi đã vào bàn đàm phán thì nên giữ một cái đầu lạnh để nói chuyện hiệu quả nhất.

Khách quan: Người tham gia đàm phán nên đưa ra những tiêu chí khách quan để đôi bên cùng có lợi.

Đàm phán nhóm

Mỗi bên sẽ có từ 2 người trở lên cùng đàm phán với nhau, thường thấy nhiều ở trong hoạt động kinh doanh, một số người có vai trò phổ biến như: người lãnh đạo, người tư vấn,….

Đàm phán đa đối đầu

Sẽ có nhiều nhóm tham gia cùng đàm phán, hình thức đàm phán này bao gồm nhiều lãnh đạo lớn như ban giám đốc. Tuy nhiên việc đàm phán này có thể xảy ra việc chia rẽ các bên liên minh như vậy làm tăng việc đàm phán thêm phần phức tạp hơn.

Đàm phán đối đầu

Đàm phán đối đầu là một hình thức đàm phán mang tính phân phối, trong đó, bên đàm phán tích cực nhất trong cuộc đàm phán sẽ đạt được thỏa thuận phục vụ cho lợi ích của họ.Trong lúc đàm phán sử dụng một số chiến thuật như sau:

• Thương lượng cứng rắn: Là chiến thuật mà sẽ có một bên từ chối thỏa hiệp trong một thỏa thuận nào đó.
• Lời hứa trong tương lai: Là một bên hứa hẹn bên còn lại về bên kia vì một lợi ích nào đó trong tương lai.
• Mất hứng thú: Chiến thuật này là một bên sẽ có tỏ ra họ không hứng thú với việc theo đuổi một thỏa thuận để bên kia nhượng bộ.

Đàm phán trong kinh doanh

Đàm phán phân tán

Đàm phán phân tán tức là kiểu đàm phán chỉ một bên đạt được thỏa thuận còn những bên còn lại thì không đạt được kỳ vọng như mong muốn. Các kiểu đàm phán này chỉ tập trung thảo luận vào duy nhất một chủ đề.

Để có thể đạt được thỏa thuận trong đàm phán phân tán, cần quyết tâm và theo đuổi tới cùng về những kỳ vọng của mình. Đồng thời thể hiện thế chủ động bằng cách đưa ra lời đề nghị trước. Mục tiêu có thể cao nhưng mức tối thiểu có thể chấp nhận thì nên được giữ kín, không nên tiết lộ cho đối phương.

Đàm phán tích hợp

Đàm phán tích hợp là kiểu đàm phán cùng thắng, nghĩa là đưa ra phương pháp đàm phán nhằm để những giải pháp đều có lợi cho đôi bên. Đàm phán tích hợp cho phép thảo luận về nhiều chủ đề, nội dung.

Ở phương pháp này, cần tiếp cận và xây dựng mối quan hệ tích cực để đôi bên cùng có lợi bằng cách xây dựng và nuôi dưỡng những mối quan hệ tích cực, năng nổ thảo luận, trao đổi mục tiêu, quan trọng nhất là phải trung thực và minh bạch.

Tầm quan trọng của kỹ năng đàm phán

Kỹ năng đàm phán là kỹ năng được nhiều nhà lãnh đạo muốn có và cũng muốn những người có vị trí chủ chốt trong công ty đều cần phải học được kỹ năng này. Vì là người đứng đầu trong công ty, tham gia nhiều cuộc họp quan trọng nên kỹ năng đàm phán cần thiết để họ có thể giúp công ty thoả hiệp được với nhiều bên đem về lợi nhuận.

Tạo ra được giá trị: Đối với việc kinh doanh kỹ năng đàm phán luôn là cần thiết vì họ sẽ phải gặp nhiều đối tác nên cần có để thương lượng có được lợi ích, cũng như muốn giành được lợi ích so với đối thủ cạnh tranh. Đối với đời sống thường ngày những thứ đơn giản như đi mua đồ người ta có thể gọi chân thực là trả giá cũng chỉ là hình thức đàm phán thôi.

Xây dựng được mối quan hệ: Đàm phán cũng là một trong những kỹ năng giao tiếp  nên mỗi khi đàm phán xong bạn cũng có thể xây dựng được thêm nhiều mối quan hệ như thế  sau này khi làm những việc khác bạn cũng có thể nhờ vả được từ họ.

Đưa ra các giải pháp: Khi có tranh chấp thì đàm phán vẫn sẽ là giải pháp tuyệt vời nhất, thay vì sử dụng bạo lực thì người ta sử dụng đàm phán để làm dịu mối quan hệ và vì dùng lý trí để nói chuyện nên vấn đề cũng được giải quyết êm thoả hơn.

Tạo môi trường kinh doanh thành công: Nhờ vào kỹ năng này  đảm bảo hoàn thành các mục tiêu kinh doanh, tạo ra môi trường kinh doanh thành công.

Các giai đoạn trong quá trình đàm phán

Tìm hiểu đối phương:

Trước khi đi đàm phán bạn phải hiểu rõ được đối tượng đó như thế nào để có thể ứng phó được với họ, để buổi đàm phán diễn ra suôn sẻ thì bạn nên  nghiên cứu thông tin về đối phương.

Xác định được mục tiêu

Bạn phải liệt kê ra được mục tiêu mình cần đạt được sau buổi đàm phám, các tiêu chí để có được lợi ích. Có mục tiêu rõ ràng thì khi đàm phán bạn cũng sẽ thuận lợi trong viêc thoả thuận với đôi bên.

Xây dựng phương án thay thế

Không phải lúc nào kế hoạch cũng được suôn sẻ vậy nên bạn cần có phương án dự trù rủi ro để không bị bất ngờ khi xảy ra sự cố.

Tạo ấn tượng tốt

Ấn tượng ban đầu rất quan trọng nên khi mới vào buổi đàm phán bạn nên tạo ấn tượng tốt với bên đối tác để buổi đàm phán được kết thúc một cách suôn sẻ. Bạn nên ăn mặc một cách lịch sự trang trọng, nói chuyện rõ ràng rành mạch, luôn lắng nghe đối phương đang nói gì. Không nên cắt ngang lời họ hay nói đùa một cách thiếu lịch sự như thế họ sẽ cảm thấy không được tôn trọng.

Trao đổi thông tin về buổi đàm phán

Ngoài kỹ năng đàm phán khi trao đổi thông tin thì những kỹ năng như đặt câu hỏi, lắng nghe, phân tích, xử lý thông tin,… cũng vô cùng quan trọng. Kỹ năng này hỗ trợ, giúp buổi đàm phán được diễn ra tốt và hiệu quả nhất.

 Đưa ra lựa chọn hướng tới đôi bên cùng có lợi

Không phải cuộc đàm phán nào cũng đem đến kết quả đôi bên cùng có lợi, nhưng việc cân nhắc để đưa ra lựa chọn hướng tới các bên là nên làm. Hành động này thể hiện việc quan điểm của hai bên trong buổi đàm phán đề được cân nhắc.

Đi đến thỏa thuận chung cho buổi đàm phán

– Nắm bắt thời điểm ra quyết định: Tất cả các buổi đàm phán đều có thời điểm vàng để ra quyết định, kể cả là quyết định không tiếp tục tham gia đàm phán. Việc chọn thời điểm để ra quyết định rất quan trọng khi đàm phán. Ngay khi nhận ra kết quả của cuộc đàm phán khó chấp nhận và phần thiệt nghiêng nhiều sang phía mình, thì tốt nhất bạn nên dừng thỏa thuận.

– Không được để bản thân hối hận: Đàm phán là để đạt được mục tiêu mà mình mong muốn. Thế nên, đừng đồng ý bất kỳ thỏa thuận hay kết thúc cuộc đàm phán có thể khiến bạn cảm thấy hối hận vì lựa chọn của mình. Thay vì gắng ép bản thân chấp nhận và hối tiếc thì bạn nên tìm giải pháp khác để bản thân không thấy hối hận.

Các kỹ năng cần có khi đàm phán

Kỹ năng giao tiếp

Bạn cần có kỹ năng giao tiếp hiệu quả để làm rõ ý định của mình và thiết lập ranh giới. Nếu bạn không diễn đạt rõ ràng về bản thân, bạn có thể gây nhầm lẫn và thất vọng, đồng thời bạn muốn đặt ra các giới hạn để đảm bảo rằng bạn không cho đi nhiều hơn nhận lại.

Và hãy nhạy cảm với giao tiếp phi ngôn ngữ, như ngôn ngữ cơ thể. Bạn càng có nhiều thông tin về cảm giác của đối phương – như hành vi lo lắng hoặc kiêu ngạo – bạn càng có thể điều chỉnh chiến thuật đàm phán của mình cho phù hợp.

Kỹ năng lắng nghe

Kỹ năng lắng nghe tích cực đảm bảo bạn tham gia và ghi nhớ các chi tiết đàm phán quan trọng. Việc đặt câu hỏi, diễn giải và đưa ra phản hồi chứng tỏ bạn đang cố gắng nhìn nhận tình huống từ quan điểm của người khác. Những hành động này giúp thiết lập mối quan hệ dựa trên sự đồng cảm và tin tưởng, từ đó có thể xoa dịu các cuộc thảo luận căng thẳng.

Trí tuệ cảm xúc

Dù mọi người đều cố gắng giữ thái độ khách quan và không coi mọi việc là cá nhân, cảm xúc thường xuất hiện trong quá trình đàm phán. Trí tuệ cảm xúc cho phép bạn điều khiển cảm xúc của mình một cách hiệu quả đồng thời giúp bạn hiểu rõ hơn về cảm giác của đối phương. Việc trau dồi nhận thức này sẽ giúp bạn hiểu được hàm ý của những gì họ nói chứ không chỉ là ý nghĩa rõ ràng của chúng.

Quản lý kỳ vọng

Cả hai bên đều có mục tiêu và bạn sẽ không đạt được tất cả. Bạn phải ưu tiên những kết quả đó để đảm bảo chúng được đưa vào như một phần của “thỏa thuận tốt” mà không đưa ra những lời hứa mà bạn không thể thực hiện được. Quản lý kỳ vọng đòi hỏi bạn phải cân bằng giữa việc kiên định trong các cuộc đàm phán với việc hợp tác với bên kia để đạt được thỏa thuận.

Kiên nhẫn

Các cuộc đàm phán tốn nhiều thời gian, thường liên quan đến các đề nghị, đề nghị phản đối và đàm phán lại. Bạn cần phải kiên nhẫn. Hãy dành thời gian để đánh giá đầy đủ các điều khoản và đánh giá thông tin để đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ điều gì có thể ảnh hưởng đến chất lượng của giao dịch.

Khả năng thích ứng

Suy nghĩ chín chắn và nhanh chóng phát triển các kế hoạch mới là điều không thể thiếu trong đàm phán. Mỗi tình huống đều đưa ra những thách thức và cơ hội riêng. Cách tiếp cận của bạn phải linh hoạt để đưa ra các giải pháp dành riêng cho từng cá nhân hoặc điều chỉnh chiến lược đàm phán khi gặp phải nhu cầu ngày càng tăng.

Giải quyết vấn đề

Bạn đang tham gia vào một cuộc đàm phán vì bạn có một vấn đề cần giải quyết. Có thể đó là khả năng tiếp cận nguồn lực hạn chế hoặc ngân sách thay đổi. Dù đó là gì đi nữa, khả năng xác định các lựa chọn và giải pháp thay thế có tính đến tất cả các khía cạnh của vấn đề sẽ giúp cả hai bên đạt được kết quả mong muốn.

Tạo ra giá trị

Tạo ra các kịch bản đôi bên cùng có lợi trong đàm phán có nghĩa là tăng thêm giá trị cho lời đề nghị của bạn. Hãy cân nhắc việc đề xuất những lựa chọn thay thế không tốn kém gì mà lại mang lại lợi ích cho bên kia. Bạn có thể thương lượng thời hạn thanh toán ngắn hơn nếu bạn chấp nhận ba lô hàng nhỏ hơn hàng tuần thay vì hai lô hàng lớn hơn, chẳng hạn như giảm chi phí lưu kho.

Quyết định

Những nhà đàm phán giỏi có khả năng nhanh chóng đánh giá các lựa chọn và không suy nghĩ quá nhiều về một quyết định. Nếu bạn sớm gặp phải tình trạng mệt mỏi khi đưa ra quyết định hoặc tê liệt phân tích, cuộc thảo luận sẽ không đi đến đâu và bạn có thể chấp nhận bất kỳ điều khoản nào họ đề xuất để thoát khỏi tình huống căng thẳng. Sự quyết đoán loại bỏ căng thẳng và sự không chắc chắn khỏi quá trình mà bên kia có thể sử dụng để tạo lợi thế cho họ.

Chính trực

Đàm phán đòi hỏi sự công bằng, tôn trọng và trung thực. Bạn cần chứng minh sự đáng tin cậy của mình bằng cách thực hiện đúng các cam kết của mình. Nếu không, mọi người có thể không muốn cộng tác với bạn trong tương lai.

Các cách để cải thiện kỹ năng đàm phán

Nếu bạn muốn trở thành một nhà đàm phán tốt bạn có thể tham khảo một số cách để nâng cao kỹ năng dưới đây:

• Luyện tập, thực hành nhiều: Càng đàm phán nhiều, bạn sẽ càng trở nên giỏi hơn. Nếu bạn không có nhiều cơ hội thực tế để thương lượng, hãy đóng vai với một người bạn hoặc người cố vấn. Tạo các mô phỏng yêu cầu các phong cách đàm phán khác nhau để trở nên thoải mái hơn.
• Xây dựng sự tự tin của bạn: Sự tự tin là chìa khóa để đàm phán thành công. Bạn truyền cho người nghe sự đảm bảo khi bạn cảm thấy tự tin, khiến họ có nhiều khả năng đồng ý với các điều khoản của bạn hơn. Và nếu không có sự tự tin, họ có thể cho rằng bạn là người thiếu chuẩn bị và không chắc chắn về các điều khoản của mình.
• Đặt mục tiêu: Bước vào cuộc đàm phán, bạn phải biết mình muốn gì, hy vọng đạt được mục tiêu đó như thế nào và ranh giới thỏa hiệp của bạn ở đâu. Điều này cung cấp cho bạn một con đường rõ ràng hướng tới mục tiêu của mình và các lựa chọn cho các ưu đãi đối ứng nếu cần.
• Đưa ra lời đề nghị đầu tiên: Kiểm soát cuộc đàm phán bằng cách thiết lập đường cơ sở. Điều này xác định tiêu chuẩn cho cuộc thảo luận và buộc việc thương lượng phải tiến triển từ lập trường mà bạn đã chọn.
• Rút kinh nghiệm: Dù cuộc đàm phán của bạn có thành công hay không, hãy dành thời gian để xem lại kết quả thực hiện của mình. Đánh giá những gì đã diễn ra tốt đẹp và những gì bạn cần cải thiện. Khi bạn xác định được điểm yếu của mình, bạn có thể giải quyết chúng thông qua đào tạo đàm phán sâu hơn.

Một số công việc đòi hỏi kỹ năng đàm phán

Luật sư đàm phán giải quyết trong vụ án dân sự, thỏa thuận nhận tội và tuyên án trong vụ án hình sự.

Hòa giải viên là chuyên gia giải quyết xung đột và xử lý các tình huống như giúp các bên thù địch tránh kiện tụng tốn kém hoặc hỗ trợ các thỏa thuận môi giới.

Các đại lý giải trí hoặc thể thao hỗ trợ khách hàng bằng cách thương lượng để được trả lương tốt hơn, điều kiện làm việc và các cân nhắc về quảng cáo.

Các nhà ngoại giao tiến hành công việc kinh doanh thay mặt cho chính phủ nước họ, có thể liên quan đến việc hợp tác với các đại diện chính phủ khác để phát triển các hiệp định thương mại và giải quyết xung đột.

Đại lý bất động sản hỗ trợ bán hoặc mua nhà và tài sản cá nhân hoặc thương mại và điều này thường liên quan đến việc thương lượng giá cả, ngày hoàn tất và sửa chữa.

Vậy EIV đã trình bày cho bạn hiểu hơn về kỹ năng đàm phán và cách để có một buổi đàm phán hiệu quả, nếu bạn đang trong quá trình tìm kiếm việc làm và đang đi làm thì tiếng Anh cũng là yếu tố quan trọng ở nhiều công ty, đặc biệt khi giao tiếp đàm phán bằng tiếng Anh cũng sẽ xuất hiện nhiều ở các công ty đa quốc gia. Bạn có thể tham khảo khoá học: Tiếng Anh cho người đi làm của EIV nhé.