Hoạch định quản trị chi phí – Doanh thu kế hoạch

Chào bạn, sau khi nhận nhiều phản hồi tích cực về bài viết “CHIA SẺ MÔ HÌNH TRUNG TÂM ANH NGỮ”, trong đó có nhiều người quan tâm đặt câu hỏi cho việc hoạch định chi phí doanh thu của mô hình dịch vụ này. Vì thế, hôm nay tôi sẽ cố gắng đưa ra một số kinh nghiệm trong việc hoạch định tài chính để bạn có cái nhìn khái quát hơn.

Nếu bạn đang nghĩ làm kinh doanh thì chẳng cần quan tâm đến tài chính, thì tôi khuyên bạn nên dừng lại tại đây, đừng đọc tiếp. Vì ngay dưới đây thôi tôi sẽ giải đáp tại sao tôi lại nghĩ như thế.

Khoảng 8 năm về trước, khi bắt tay với mô hình kinh doanh trung tâm anh ngữ. Thật sự lúc đó mình cũng còn “non kém”, hứng đâu làm nấy, “chi vô tội vạ”, không hoạch định rõ ràng các khoản chi để rồi đến lúc “LỖ” mới nhận ra sai lầm. Cũng mất một khoảng thời gian kha khá để tìm hiểu và khắc phục. Sau tất cả thì tôi rút ra được một số nguyên tắc căn bản sau:

• Tách biệt các khoản tài chính: Nên phân chia rõ ràng các khoản đầu tư, vốn của cổ đông, vốn bạn tự huy động ngay từ đầu. Tốt nhất là quy đổi thành TIỀN để dễ quản lí. Vì có làm như thế này thì bạn mới thật sự biết được mình lời bao nhiêu, lỗ bao nhiêu, mô hình này có thật sự hiệu quả, sau bao nhiêu năm thì sẽ hòa vốn và bắt đầu sinh lợi nhuận.
• Xây dựng doanh nghiệp và hệ thống vận hành: Trước khi bắt tay vào kinh doanh, bạn bắt buộc phải tính toán thật chi tiết mức tài chính mình phải chi vào mỗi tháng, bao gồm cả việc tính lương cho chính bản thân mình. Doanh thu tăng, lợi nhuận công ty tăng thì bạn bắt buộc phải tăng lương cho nhân sự. Bởi đó thực sự mới là mô hình của một doanh nghiệp trong thời đại hiện nay.
• Xây dựng mô hình doanh nghiệp vững từ gốc: Tức là mọi nhân sự, chế độ, cấu trúc phải được xây dựng ngay từ đầu, phúc lợi cho nhân viên bắt buộc phải bằng hoặc cao hơn mức lương nhân sự nhận được nếu làm việc ở những doanh nghiệp tương đương khác. Nếu ngắt quảng hoặc thấp hơn so với thị trường, việc bạn mất đi nhân sự là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Ngoài ra, các hạng mục như khen thưởng, lương tháng 13, du lịch, đào tạo,…bạn bắt buộc phải có plan chi tiết, dù ít hay nhiều.
• Trung tâm anh ngữ hay doanh nghiệp cũng chỉ là khái niệm cho một mô hình kinh doanh, tức ở đó bạn phải có một quy trình, hệ thống vận hành để duy trì sự hoạt động lâu dài. Người đầu tư lúc này có thể chọn mua lại mô hình đã có sẵn hoặc mất thời gian xây dựng thương hiệu lại từ đầu.

Như đã nói, trước khi bắt tay vào làm, bạn nên xác định được nguồn vốn cũng như thời gian bạn có thể mở rộng, xây dựng đưa vào vận hành tốt nhất có thể. Đừng giữu suy nghĩ xây lên rồi để đấy, thuê người vận hành hoặc chỉ là “lấy tiếng” thì thật sự tôi khuyên bạn không nên, bởi chắc chắn không đem lại lợi nhuận đâu nhé!

Nếu quá “chán ngán” với việc bắt tay lại từ đầu, xây dựng thương hiệu, khách hàng, đối tác, nhân sự,…rồi mất thêm một khoảng thời gian khá lớn để người khác biết đến mình thì tại sao bạn không thử áp dụng hình thức chuyển nhượng. Bạn có tiền, có đam mê kinh doanh, chỉ cần bỏ tiền ra là xong và người bán sẽ hướng dẫn, chỉ điểm cho bạn tất cả mọi thứ. Thương hiệu có, khách hàng có, cơ chế vận hành cũng có, ngại gì LỖ đúng không?

Còn nếu bạn ở trường hợp tiền không có, kiến thức kinh doanh không có thì tôi khuyên nên DẸP ngay tư tưởng đó từ sớm, kẻo đến lúc “chết là không kịp ngáp”. Thay vào đó hãy đầu tư vào những cái khác, nhỏ cũng được, nhưng chắc chắn để bạn có thời gian học tập, tích lũy kinh nghiệm rồi học thêm cũng chưa muộn.

NGUYÊN TẮC TÀI CHÍNH CƠ BẢN DOANH NGHIỆP – TRƯỜNG ANH NGỮ

Nếu bạn “lỡ” sa chân vào kinh doanh nhưng lại nằm ở trường hợp “thiếu tiền – thiếu kiến thức” và đang ngoi ngóp duy trì hàng ngày thì tôi sẽ chỉ cho bạn một số “chiêu” để thay đổi sao cho phù hợp.

Hoạch định thời gian kinh doanh

Lúc bắt tay vào kinh doanh mô hình kinh doanh trung tâm anh ngữ, tôi cũng nghĩ “Trời, hoạch đinh năm làm gì, xa quá, tới đâu hay tới đó, liệu có duy trì được một năm không mà còn tính xa”..Tôi hiểu, đó là tâm lí chung của nhiều bạn, tuy nhiên trên thực tế thì nguyên tắc này là bắt buộc. Việc hoạch định rõ thời gian giúp bạn có thể quản lí tốt dòng tiền của mình, thực chất lúc làm quen rồi thì nó sẽ hình thành một chu kỳ: làm, làm, kế hoạch năm tiếp theo, tiền thưởng,…nghỉ tết rồi bắt tay làm lại theo một chu kỳ có sẵn.

Ghi nhận doanh thu bao gồm doanh thu thực và doanh thu push sale

Doanh thu mỗi năm là bao nhiêu? Mỗi tháng, mỗi ngày bạn có năm được không? Nếu bạn kinh doanh nhỏ lẻ thì điều này quá đơn giản, tuy nhiên ở góc độ trường học, trung tâm thì chúng ta phải quy ra giờ học.

• Doanh thu thực tức ở đó là học thực, chi thực, bạn thu một học viên theo khóa là 3 tháng – 6 tháng. Là bao nhiêu? Mỗi buổi là bao nhiêu? Thì mỗi buổi học đã học đó mới là doanh thu thục. Lợi nhuận tính trên phần tiền này chứ không phải ở “cục tiền” mang về.
• Doanh thu push sale là doanh thu (hợp đồng + tiền mang về). Cái này là doanh thu tính trên tháng để thưởng Sale, nhưng là con số đo lường để push sale team, tháng, và cá nhân.

Lưu ý: Hai dòng tiền này phải liên tục tăng lên vào mỗi tháng, tối thiểu phải tăng 10%, như vậy thì mới được tính là lợi nhuận.

Hoạch định các khoản chi doanh nghiệp

Từ doanh thu của mỗi năm, sau khi chia lợi nhuận khoảng 10 – 20% cho cổ đông thì còn lại 80 – 90% là dành để điều phối các hoạt động của công ty.

• Lương nhân sự: Thường là 12 – 15% doanh thu hàng năm, dựa vạo doanh thu hàng năm mà bạn đưa ra con số cho phù hợp, tuyệt đối không được vượt nhé!
• Lương giáo viên: Đây là con số chiếm nhiều nhất trong mô hình kinh doanh giáo dục, thường là 40 – 60% và sẽ biến động theo mỗi năm dựa vào doanh thu.
•  Hoa hồng, thưởng chiếm 5% doanh thu hàng năm, là bắt buộc.
• Ngân sách Marketing: Cái này là do bạn phân bổ, tùy vào giai đoạn của doanh nghiệp và khả năng của đội ngũ marketing mà chi. Như Mr Vũ idol Trung Nguyên có nói là 10 – 15% là có thể trích cho Marketing đó, tuy nhiên công ty tôi thì trích chỉ có dưới 5% tại có khách hàng lâu và dành cái đó cho việc khác, nên quan trọng là ở mục tiêu của bạn.
• Các quỹ chi phí cần thiết để trích lập hàng tháng, bao gồm cả lương tháng 13, quỹ du lịch, đào tạo, tất niên, lễ,…Hàng tháng đều phải được chi ra dù bạn đang lời hay lỗ.

Khi ra được plan và trích lập hàng tháng như trên. Theo tỷ lệ % hoàn thành mục tiêu của tháng, quý và cân đối, hoàn thành thấp, trích thấp, cao trích cao, âm không trích… tất cả vận hành như vậy.

Marketing biết được bao nhiêu tiền được chi và lập plan làm 1 năm, đến cuối năm doanh thu thấp ta sẽ báo team là hụt và cần giảm xuống nhiêu thì team đó tự cân đối lại. Các quỹ trên cũng vậy, vậy là cuối năm ta cũng có được đúng tỷ lệ doanh thu kỳ vọng/doanh thu thực. Doanh thu tăng cao hay thấp thì đó là tình hình làm ăn thực thế của doanh nghiệp, khả năng thị trường và điều hành, bộ máy nhân sự. Việc của bạn là cân đối và sử dụng mỗi đồng ngân sách sao cho hiệu quả nhất nha.

Chia sẻ trên là “tất tần tật” những điều tôi biết được sau thời gian dài tìm hiểu, tích lũy ở nhiều nguồn. Các bạn chọn ý phù hợp cho doanh nghiệp bạn. Còn mấy doanh nghiệp lớn thì họ có hệ thống rõ ràng cả rồi, ngày một ngày họ chỉ cần hoàn thiện hệ thông ở việc phân bổ, hoạt động mà thôi. Nếu có thắc mắc gì thì cứ để lại câu hỏi hoặc liên hệ với EIV Education để được giải đáp nhé.

Chúc các bạn THÀNH CÔNG!

CEO EIV Education – Phạm Hồng Sơn