Kỹ năng giải quyết vấn đề và 5 bước giải quyết vấn đề hiệu quả

Trong cuộc sống và công việc, chắc hẳn ai cũng đều gặp phải những vấn đề, rắc rối mà không biết cách giải quyết hay xử lý vấn đề như thế nào. Vậy bạn hãy cùng EIV xem kỹ năng giải quyết vấn đề là gì và 5 bước giải quyết vấn đề hiệu quả qua bài viết dưới đây nhé!

Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì?

Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem Solving Skills) là khả năng giải quyết, xử lý các vấn đề, tình huống bất ngờ phát sinh trong quá trình làm việc hoặc với đối tác. Kỹ năng này cũng là tổng hợp của quá trình từ xác định vấn đề, đánh giá, phân tích và đưa ra giải pháp tối ưu nhất.

Tầm quan trọng kỹ năng giải quyết vấn đề 

Trong cuộc sống cũng như trong công việc kỹ năng giải quyết vấn đề có tầm quan trọng rất lớn và là một trong những kỹ năng mềm không thể thiếu cho nhân viên văn phòng trong việc giải quyết vấn đề về công việc, đối tác. Để hạn chế tối đa các rủi ro có thể xảy ra trong tương lai cũng như giúp chúng ta chủ động hơn trong việc ứng phó và để ra các giải pháp giải quyết tốt nhất.

Kỹ năng giải quyết vấn đề trong công việc, cuộc sống cũng giúp bạn trở nên tự tin, giữ được sự bình tĩnh, thay vì bị bối rối, hoảng loạn khi vấn đề bất ngờ xảy ra.

Từ quá trình xác định vấn đề, đánh giá và phân tích theo nhiều góc nhìn, chiều hướng khác nhau sẽ giúp bạn đưa ra được những nhận định và có sự lựa chọn đúng đắn, làm chủ được các vấn đề bất ngờ phát sinh.

Kỹ năng giải quyết vấn đề cũng giúp bạn phát triển khả năng nhận định, phân tích và phán đoán các tình huống trong công việc một cách nhanh nhạy và tốt hơn. Rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ giúp bạn luôn trong xu thế chủ động, tự tin và có cái nhìn tổng quan.

Nhờ vậy sẽ giúp bạn nhạy bén hơn với mọi vấn đề và tích lũy cho bản thân mình được nhiều kinh nghiệm trong quá trình làm việc.

5 bước giải quyết vấn đề hiệu quả

Bước 1: Nhận biết và phân tích nguồn gốc vấn đề

Khi có một vấn đề bất ngờ phát sinh xảy ra trong công việc cũng như cuộc sống, thì điều trước tiên bạn cần nhìn nhận và tìm hiểu gốc rễ của vấn đề,tại sao lại xảy ra, xuất hiện khi nào. Xem xét từ nhiều khía cạnh để có thể xác định chính xác nguyên nhân và từ đó đưa ra phương án xử lý.

Đánh giá và xem xét mức độ quan trọng của vấn đề, có ảnh hưởng trực tiếp đến những ai, và ảnh hưởng đến mức độ nào. Nếu vấn đề đó chưa quá quan trọng thì bạn sẽ có nhiều thời gian cân nhắc và xem xét hơn cũng như có thể ưu tiên cho các công việc khác quan trọng hơn.

Bước 2: Xác định rõ người chịu trách nhiệm chính và liên quan

Khi đã xác định rõ nguyên nhân của vấn đề bắt nguồn từ đâu và đã có cái nhìn nhận tổng quan, tiếp theo đó bạn nên xác định người chịu trách nhiệm chính cũng như trách nhiệm của những người liên quan để giúp vấn đề được giải quyết một cách nhanh chóng nhất.

Tránh những trường hợp, việc giải quyết vấn đề bị đùn đẩy hoặc ai cũng muốn giải quyết theo ý của mình gây ra sự bất hòa dẫn đến những mâu thuẫn không đáng có và đẩy vấn đề ngày càng xa hơn.

Bước 3: Phân tích và hiểu rõ vấn đề

Nguyên nhân của vấn đề là tiền đề dẫn đến hướng giải quyết. kỹ năng giải quyết vấn đề giúp bạn có cái nhìn tổng quan và phân tích vấn đề từ nhiều khía cạnh khác nhau, và để có thể nắm bắt được trọng tâm của một vấn đề.

Bạn nên list ra những câu hỏi và viết câu trả lời cho từng câu hỏi một, như vật bạn cũng đã tự nhìn nhận và kiểm soát được thông tin, nghiên cứu vấn đề được một cách chính xác và cụ thể nhất

List câu hỏi khi phân tích các khía cạnh của vấn đề bao gồm:

• Mức độ của vấn đề như thế nào: Khó, dễ hay trung bình?
• Những lưu ý gì khi giải quyết vấn đề?
• Việc giải quyết vấn đề bao gồm những ai?
• Bạn có phải là người giải quyết vấn đề chính, điều đó gây ảnh hưởng đến bạn như thế nào?
• Tính chất của vấn đề?
• Để giải quyết vấn đề bạn cần những nguồn lực nào?

Bước 4: Chọn lựa giải pháp tối ưu nhất

Sau bước phân tích vấn đề, thì bạn chắc chắn đã có thể liệt kê ra được các phương án giải quyết, đánh giá mức độ tối ưu của từng phương án, điểm mạnh, điểm yếu. Một phương án giải quyết tối ưu sẽ phải bao gồm:

• Giải pháp giải quyết vấn đề phải khắc phục bản chất vấn đề trong thời gian dài hạn.
• Giải pháp giải quyết vấn đề phải có tinh thực tiễn, khả thi và phù hợp với nguồn lực sẵn có.
• Giải pháp giải quyết vấn đề phải mang lại hiệu quả trực tiếp.

Ngoài ra còn có một số yếu tố khác như thời gian, số lượng vấn đề cần giải quyết,.. Sau khi đã phân tích và lựa chọn được phương án tối ưu nhất. Bạn cần nhanh chóng đi đến bước thực thi giải quyết vấn đề.

Bước 5: Thực thi và đánh giá kết quả

Sau khi đã lựa chọn, cân nhắc được một giải pháp giải quyết vấn đề tối ưu và phù hợp nhất thì chắc chắn bước tiếp theo bạn phải làm là sẽ hiện thực hóa giải pháp và thực thi.Ở giai đoạn này, bạn cũng cần nắm rõ một số các lưu ý sau?

• Người chịu trách nhiệm trong việc tiến hành giải quyết vấn đề là ai?
• Những ai có liên quan đến kết quả sau khi tiến hành giải quyết vấn đề?
• Thời gian giải quyết vấn đề bao lâu? Có đảm bảo đúng tiến độ trong kế hoạch không?

Sau khi đã thực thi và tiến hành xong việc giải quyết vấn đề thì việc cuối cùng chính là đánh giá kết quả. Bạn cần tổng kết lại những kết quả đã đạt được khi thực thi giải pháp, vấn đề đã được giải quyết và khắc phục bao nhiêu %, và các tác động, ảnh hưởng sau khi đã giải quyết được vấn đề. 

Sau mỗi lần tổng kết hiệu quả ư, bạn sẽ tự học hỏi và phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề của bản thân và có thể linh hoạt áp dụng trong những lần kế tiếp.

Một số mẹo giúp thực hành kỹ năng giải quyết vấn đề

Kỹ Thuật Brainstorming

Kỹ thuật Brainstorming là phương pháp đã quá nổi tiếng trong việc mang đến những ý tưởng, đột phá mới mẻ, sáng tạo và không phải tuân theo bất kỳ một nguyên tắc cố định nào, nhờ đó bạn có thể viết ra cả những ý tưởng “ điên rồ” nhất, và có thể một trong số đó lại mang lại hiệu quả giải quyết vấn đề tuyệt vời cho bạn.

Sơ đồ Mindmap

Áp dụng sơ đồ tư duy( Mindmap) là một phương pháp phân tích, tổng hợp chắc đã quá quen thuộc với mọi người. Việc ghi ra và vẽ minh họa bằng hình ảnh, màu sắc sẽ giúp bạn ghi nhớ và nắm bắt dễ dàng các chi tiết của vấn đề và giúp bạn phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề.

Ưu điểm tuyệt vời của phương pháp này chắc chắn là sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, phát triển khả năng ghi nhớ, kích thích và khai thác sự sáng tạo, lên ý tưởng, chi tiết hóa vấn đề cũng như đưa ra cách giải quyết vấn đề hiệu quả.

Nguyên tắc IDEAL

Nguyên tắc IDEAL là từ tiếng anh viết tắt của các từ Identify – Define – Explore – Action – Look and learn. Vậy hãy cùng phân tích rõ hơn về nguyên tắc IDEAL này trong việc giải quyết vấn đề như thế nào nhé: 

• Identify – Nhận thức vấn đề: Bạn nhanh chóng nhận biết các vấn đề mà một người gặp phải qua lời nói, cử chỉ hoặc hành động tương tác của họ.
• Define – Xác định nguyên nhân vấn đề: việc xác định nguyên nhân vấn đề giúp bạn hiểu được rõ gốc rễ, tường tận vấn đề và mục tiêu giải quyết vấn đề.
• Explore – Tìm kiếm giải pháp khả thi: Sau khi đã biết rõ được nguyên nhân gây ra vấn đề thì đến việc bạn nghĩ đến các giải pháp, chiến lược khả thi để giải quyết vấn đề đó. Ơ giai đoạn này, bạn càng đưa ra nhiều giải pháp phù hợp với vấn đề , với đối tượng thực hiện bạn càng có nhiều sự lựa chọn và tối ưu được giải pháp hiệu quả nhất.
• Action – Xây dựng kế hoạch và thực thi: Chắc chắn khi đã tìm ra giải pháp giải quyết vấn đề thì bạn sẽ muốn nhanh chóng xử lý vấn đề đó. Vậy nên, sau các bước nhận thức vấn đề, xác định nguyên nhân, tìm kiếm giải pháp thì việc tiếp theo bắt tay xây dựng kế hoạch và thực hiện hành động.
• Look and Learn – Nhìn lại và học hỏi: Sau khi đã giải quyết vấn đề, bạn nên có sự nhìn nhận lại, theo dõi và lập bảng đánh giá hiệu quả của giải pháp giải quyết vấn đề bạn đã áp dụng. Từ đó rút thêm kinh nghiệm và học hỏi thêm để phát triển và nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề của bản thân ngày một tốt hơn và không bị bối rối khi gặp lại các vấn đề cần xử lý tương tự.

Như vậy qua bài viết trên, EIV đã giải thích chi tiết cho bạn khái niệm kỹ năng giải quyết vấn đề là gì, 5 bước giải quyết vấn đề hiệu quả cũng như một số mẹo nhỏ bạn có thể áp dụng để thực hành phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề.

Hy vọng với những kiến thức mà EIV tổng hợp và chia sẻ sẽ giúp bạn có thể nâng cao và phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề của bản thân và ứng dụng chúng trong công việc cũng như trong cuộc sống.

Ngoài ra, nếu bạn đang có mong muốn phát triển thêm các kỹ năng mềm khác cho bản thân thì có thể tham khảo về khóa học: Tiếng Anh cho người đi làm cùng với giáo viên bản ngữ của EIV bạn nhé!

 Tiếng Anh cho người đi làm cùng giáo viên bản ngữ chất lượng cao tại EIV Education – ĐĂNG KÝ TƯ VẤN và TEST MIỄN PHÍ