Cách viết thư tiếng Anh chuẩn giáo viên bản ngữ

Trao đổi hay giao dịch qua email, thư từ, văn bản quốc tế giờ đây đã trở nên vô cùng phổ biến khi nền kinh tế, giao lưu văn hóa phát triển. Bất kể là thư giao tiếp thông thường hay những bức thư xin việc trang trọng, cách trình bày một bức thư mạch lạc, đầy đủ đúng chuẩn có vai trò rất quan trọng. Bài viết dưới đây của EIV Education sẽ chia sẻ đến bạn cách viết thư tiếng Anh thông dụng và chuẩn xác nhất.

Những nội dung viết thư tiếng Anh thường dùng

Việc viết thư và email bằng tiếng Anh là một kỹ năng quan trọng khi cần giao tiếp với bạn bè người thân hay giáo tiếp công việc. Một số nội dung viết thư và email phổ biến mà bạn viết bằng tiếng Anh.

Thư xin việc (Job application letter)

Khi bạn ứng tuyển vào một vị trí nào đó, bạn có thể viết thư xin việc để giới thiệu về bản thân, tóm tắt về kinh nghiệm làm việc và nêu lý do, nguyện vọng bạn muốn làm việc trong công ty đó.

Thư mời (Invitation letter)

Trong tình huống bạn muốn mời ai đó đến tham dự một sự kiện, buổi tiệc, họp mặt, sinh hoạt câu lạc bộ. Bạn có thể viết thư mời bạn bè, người thân, đồng nghiệp,…để thông báo về thời gian, mục đích và địa điểm của sự kiện đó.

Email công việc (Work email)

Trong môi trường công việc, việc trao đổi qua email là không thể thiếu trao đổi thông tin, gửi yêu cầu, trả lời câu hỏi, gửi tài liệu, báo cáo tiến độ công việc đến đồng nghiệp, lãnh đạo cấp trên hoặc đối tác.

Thư cảm ơn (Thank you letter)

Khi bạn muốn gửi lời cảm ơn đến ai đó đã giúp đỡ, hỗ trợ bạn trong cuộc sống hay công việc. Bạn có thể chọn viết thư tiếng Anh để bày tỏ cảm xúc và gửi những lời cảm ơn đến họ.

Thư yêu cầu (Request letter)

Khi bạn cần ai đó cung cấp thông tin, hay đơn giản là hỗ trợ hoặc giải quyết vấn đề nào đó. Bạn có thể thực hiện viết thư yêu cầu để trình bày về vấn đề hay mong muốn nhận hỗ trợ của mình một cách lịch sự và rõ ràng.

Thư chấp nhận hoặc từ chối (Acceptance or rejection letter)

Khi bạn nhận được một lời mời hoặc đề nghị từ ai đó hoặc đơn vị nào đó. Bạn có thể viết thư từ chối hoặc đồng ý để thông báo về quyết định của mình một cách chuyên nghiệp và xác thực cho bên mời. Để từ đó họ sắp xếp và lên kế hoạch phù hợp.

Cách trình bày viết thư tiếng Anh chuẩn giáo viên bản ngữ EIV

Viết thư tiếng Anh thường có ba kiểu trình bày được sử dụng đó là: Modified Block, Block và Semi – block. Và với mỗi người sẽ có những lựa chọn trình bày phù hợp với mục đích viết thư, sở thích bản thân,…Nhưng để có một bản viết thư tiếng Anh chuẩn giáo viên bản ngữ bạn vẫn cần nắm vững chi tiết 3 cách thức trình bày để sử dụng được thống nhất.

Cách viết thư tiếng Anh trình bày kiểu Modified Block

Thư viết dạng Modified Block được trình bày căn thăng lề trái tất cả các dòng. Tuy nhiên, về phần địa chỉ tác giả, ngày tháng và phần kết thì được căn lùi lề trái khoảng 3 inch. Các đoạn văn bản được viết thẳng, không lùi phần đầu dòng.

Cách viết thư tiếng Anh trình bày kiểu Block

Dạng trình bày khá thông dụng trong các cách viết thư bằng tiếng Anh. Khi viết, người viết chỉ cần căn tất cả dòng theo thẳng lề trái. Lưu ý là khi xuống dòng thì chữ ở đầu mỗi đoạn không cần viết thụt vào.

Cách viết thư tiếng Anh trình bày kiểu Semi-Block

Với cách trình bày này, văn bản được căn thẳng lề trái ngoại trừ các phần ngày tháng, địa chỉ cùng phần kết. Ngoài ra, đầu mỗi đoạn văn sẽ viết lùi vào 1 ô.

Cấu trúc chuẩn nhất khi viết thư bằng tiếng Anh

Để có được một bức thư chuẩn xác bạn cần nắm rõ cấu trúc của một bức thư để có thể thực hiện viết thư một cách chuyên nghiệp và đầy đủ nội dung. Cấu trúc thư thường có ba phần như sau:

Chủ đề thư (Heading)

Ở phần này, những thông tin cơ bản của người gửi sẽ được thể hiện rõ và thường sẽ được sắp xếp như sau.

• Họ tên người gửi
• Địa chỉ
• Thông tin liên lạc
• Ngày, tháng và địa chỉ người nhận (Inside Adress).

Lưu ý: Khi viết thư bằng tiếng Anh, thì ngày tháng trong thư phải được viết phải dạng tháng, ngày đến năm. Đối với các thư có tính chất trang trọng thì thông tin của người nhận cũng cần được thể hiện rõ ràng như họ tên, chức vụ, địa chỉ nhận, thông tin liên lạc. Sau khi trình bày đầy đủ rõ ràng các thông tin, bạn cũng cần phải có câu mở đầu để dẫn vào nội dung thư.

Mẫu đoạn mở đầu

Ví dụ: Thank you for your letter. I’m sorry I haven’t written for so long but I’ve been really busy studing English to pass B1 test. It’s great to hear that your all family are fine.

Nội dung thư (Body)

Có thể nói, nội dung thư là phần chính thể hiện rõ toàn bộ mục đích của bức thư. Ở phần này, những mục được đặc biệt lưu ý sẽ gồm: chủ đề thư, chào hỏi và những nội dung chính.

Tùy vào từng lợi thư thì có thể xuất hiện phần tiêu đề hoặc không. Đặc biệt, trong phần nội dung thư phải trình được tất cả lý do và sự việc. Nếu là thư xin việc, bạn phải tập trung nhấn mạnh, kinh nghiệm điểm mạnh bản thân, cũng như lý do tại sao bạn lại ứng tuyển vào vị trí này.

Cùng với đó, ngôn ngữ được sử dụng trong thư cũng phải hợp với mục đích và đối tượng nhận thư. Nếu đó là viết thư cho bạn bè, người thân thiết, bạn có thể sử dụng những loại câu thông thường không cần quá trang trọng. Với những bức thư quan trọng như về công việc, kiến nghị,….Cần sự trang trọng, bạn cần chú ý quan tâm tuyệt đối cả những lỗi ngữ pháp, cách sử dụng câu và lựa chọn những từ ngữ có tính học thuật.

Lời kết (Complimetary close)

Ở phần kết thư tiếng Anh, cần phải có đầy đủ lời chào cũng như ký tên. Đặc biệt, ở phần chào mở đầu và kết thúc thì cần phải có sự thống nhất với nhau. Nếu bạn mở đầu bằng “Sir” và kết thúc bằng “Faithfully, nếu đoạn mở đầu bằng tên người thì phần kết thúc sẽ bằng “Sincerely”. Ngoài ra, ở phần cuối thư cần ký và ghi rõ họ tên của bạn.

Mẫu đoạn kết

I have to get back to work now. I am looking forward to hearing from you soon.

Một số điều cần lưu ý trong cách viết thư tiếng Anh

Để viết một bức thư bằng tiếng Anh chuẩn giáo viên bản ngữ, ngoài yếu tố nội dung, phần hình thức cũng đòi hỏi bạn cẩn thận một chút. Cùng với đó, một bức thư, đặc biệt là thư bằng một ngôn ngữ khác, khi viết bạn cần lưu ý cách sử dụng từ ngữ sao cho phù hợp.

Trong khi viết thư, tuyệt đối không viết tắt, với các văn bản trang trọng tuyệt đối không sử dụng các cụm từ lóng, từ thân mật, những cụm từ thường chỉ dùng cho văn nói
Luôn luôn sử dụng “Dear” cho câu chào đầu. Trong suốt quá trình viết chú ý viết đầy đủ câu cú, chủ vị. Sau khi viết xong cần đọc lại ít nhất 1 lần để soát những lỗi về từ vựng, ngữ pháp và các lỗi dùng từ,…

Với một bức thư bằng tiếng Anh đúng chuẩn giáo viên bản ngữ sẽ giúp bạn gây ấn tượng tốt với người nhận.

Một số mẫu thư tiếng Anh thường gặp

Dưới đây là một số mẫu thư và cách viết thư tiếng Anh thường gặp chuẩn nhất bạn có thể sử dụng để tham khảo.

Vừa rồi là bài viết hướng dẫn bạn cách viết thư tiếng Anh một cách dễ hiểu và chi tiết nhất. Để rèn luyện kỹ năng viết cũng như các kỹ năng tiếng Anh khác, bạn có thể tham khảo khoá học tiếng Anh 1 kèm 1 tại EIV. Nhanh tay liên hệ chúng tôi để được tư vấn cụ thể hơn nhé!