Thành thạo kỹ năng lập kế hoạch để hoàn thành tốt công việc

Bạn có biết mỗi ngày chúng ta cần phải lập bao nhiêu kế hoạch cho công việc và cuộc sống hay không? Chúng ta ai cũng đều cần phải biết và có kỹ năng lập kế hoạch để mới cân bằng được cuộc sống của mình. Vì cuộc sống của chúng ta luôn bận rộn rất nhiều thứ nên biết lập kế hoạch là một lợi thế và dĩ nhiên đây cũng là một kỹ năng cần phải học.

Kỹ năng lập kế hoạch là gì?

Kỹ năng lập kế hoạch là khả năng của một số người khi đã có mục tiêu để lập ra một chiến lược, phương hướng để đạt được mục tiêu đó trong một thời gian nhất định. Kỹ năng lập kế hoạch được thể hiện qua các kỹ năng sau:

• Xác định mục tiêu và phương pháp.
• Đề ra những bước cần thiết để thực hóa mục tiêu đã đề ra.
• Sắp xếp các hành động theo kế hoạch có trình tự, đồng thời kiểm tra, giám sát nhằm bảo đảm mục tiêu đã đề ra hoàn thành đúng hạn.

Tầm quan trọng của kỹ năng lập kế hoạch

Xác định thứ tự ưu tiên của các công việc

Kế hoạch của bạn được vạch ra rõ ràng biết được nên ưu tiên làm cái nào trước, cái nào quan trọng hơn, cái nào sát deadline nhất, khi vạch ra như thế bạn biết được mình đã làm được những gì tiến độ công việc đang như thế nào, bạn có đang bị trễ không.

Sắp xếp được công việc theo trình tự, khoa học

Trước khi bắt đầu công việc việc sắp xếp công việc như thế nào cũng ảnh hưởng ít nhiều đến kết quả đầu ra công việc của bạn nên bạn cần phải sắp xếp thứ tự công việc hợp lý để công việc được đi một cách suôn sẻ. Sắp xếp công việc một cách logic, khoa học cũng hỗ trợ nhiều trong hiệu quả công việc của bạn, giúp bạn làm việc năng suất và hiệu quả.

Theo dõi và thúc đẩy tiến trình công việc

Các đầu công việc và mục tiêu chính sẽ luôn được thúc đẩy để bắt kịp  tiến độ chung và được theo dõi trong suốt quá trình làm việc. Điều này giúp tránh tình trạng sót việc hoặc bị chậm tiến độ, ảnh hưởng đến mục tiêu chính.

Chủ động trong việc phát triển bản thân

Kiểm soát được tốt được quá trình làm việc, rà soát lại các ưu – nhược điểm chính là một trong cách rèn luyện lập kế hoạch hiệu quả. Một kế hoạch cụ thể giúp bạn làm chủ được bản thân ở các khía cạnh:

• Đang phát triển theo hướng nào?
• Cần những gì để đạt được mục tiêu trong khoảng thời gian nhất định?

Quản lý thời gian và rủi ro

Các công việc được ghi ra thì cũng đồng nghĩa bạn đang nắm chắc được thời gian của mình khi từng mục đầu việc đều được phân chia rõ ràng, không bị lố giờ quá nhiều điều này làm giảm rủi ro khi làm việc như bị trễ deadline.Quản lý thời tốt giúp bạn không bị trì hoãn công việc đúng hạn và phân bổ thời gian hợp lý. Việc này làm hạn chế việc trễ hạn

Có động lực thực hiện mục tiêu đề ra

Khi bạn lập kế hoạch cho mình bạn sẽ nhận thấy được rõ  công việc của mình cũng như tiến độ của nó, bạn dường như có động lực hơn khi thấy công việc đang ở giai đoạn gần hoàn thiện toàn bộ.

Kỹ năng lập kế hoạch công việc tốt sẽ trở thành động lực để thực hiện mục tiêu đề ra. Bạn sẽ nhận thấy, việc mình đang làm giúp bạn tiến dần đến mục tiêu hơn từng ngày.

Bởi bạn chỉ cần hoàn thiện các đầu công việc nhỏ trong bản kế hoạch là bạn đã hoàn thành được 1 đoạn đường. Và nó sẽ là động lực trực tiếp nhất trong suốt hành trình hiện thực hóa mục tiêu lớn.

Các bước chi tiết để lập kế hoạch hiệu quả

Xác định mục tiêu

Trước khi có một kế hoạch thì bạn phải biết được mục tiêu đầu ra là gì vì đó như là cột mốc để bạn đi theo và là động lực để bạn làm việc hoàn thành các công việc. Khi bắt đầu một công việc thì bạn phải trả lời được những câu hỏi sau:

• Tại sao bạn phải làm công việc này?
• Công việc này có ý nghĩa gì với bạn và với công ty bạn?
• Tính quan trọng của công việc này là gì?
• Công việc này mất bao nhiêu thời gian?
• Hướng mình đang đi có đúng với tiêu chí của công việc không?

Bạn có thể tham khảo mô hình SMART để xác định được chính xác mục tiêu của công việc

• Specific – Mục tiêu phải rõ ràng, cụ thể
• Measurable – Mục tiêu phải đo lường được
• Attainable – Mục tiêu mang tính khả thi, có khả năng hoàn thành
• Relevant – Mục tiêu có liên quan
• Time Based – Có thời gian cụ thể để đạt mục tiêu

Sau mỗi làm kiểm tra đánh giá công việc thì bạn nên có những lúc để nhìn lại hiệu quả công việc của mình hoặc những cái lỗi nào mà bạn cần khắc phục để công việc được diễn ra tốt hơn.

Điều đó không có nghĩa là kỹ năng lập kế hoạch của bạn kém đâu. Nó có nghĩa là bạn đang không ngừng hoàn thiện và tốt lên từng ngày đấy!

Xác định nội dung công việc

Sau khi đã có mục tiêu công việc thì nên xác định được nội dung công việc cần làm

Muốn xác định được nội dung công việc cần làm, bạn cần phải trả lời được 5 câu hỏi sau đây:

• Nội dung công việc cần làm gì?
•  Những tài liệu nào cần thiết để hoàn thành công việc này?
• Nội dung cần hoàn thành là gì?
• Đâu là nội dung có thể thay thế?
• Cần có nguồn lực nào để hỗ trợ cho công việc này?

Nguồn lực ở đây có thể là: Con người, máy móc và thiết bị.

Phân chia nguồn lực nhân sự

Để kế hoạch thành công, người lập kế hoạch phải xác định rõ ai sẽ là người thực hiện. Người thực hiện có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất và tính cách có phù hợp với kế hoạch này hay không?

Phải có kế hoạch rõ ràng ai là người hỗ trợ, ai kiểm tra và có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ hay không? Còn về thời hạn để hoàn thành công việc,  trước tiên bạn cần phân tích rõ mức độ khẩn cấp và quan trọng của những công việc cần làm.

Bạn là người lãnh đạo, quản lý phải nắm rõ được số lượng người cần cho việc, và đặc điểm của từng bộ phận trong nguồn lực của mình

Sau cùng, dựa trên sự hiểu biết này bạn hãy tiến hành phân bổ hợp lý, tiết kiệm, đúng nơi, đúng chỗ.

Phân loại, sắp xếp các loại công việc

Để có một kế hoạch hoàn hảo bạn phải biết được mức độ quan trọngn khẩn cấp của công việc mà mình phải làm trước cái nào cần làm sau:

Công việc được chia thành các cấp độ sau:

• Công việc khẩn cấp, quan trọng.
• Công việc không quan trọng nhưng lại khẩn cấp.
• Công việc không khẩn cấp nhưng lại quan trọng.
• Công việc không quan trọng và không khẩn cấp.

Khi đã xác định được công việc của  mình thuộc mức độ nào thì bạn có thể dễ dàng tính được thời gian thực hiện. Tất nhiên là bạn sẽ phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp đầu tiên.

Mỗi người đều có cách sắp xếp công việc tuỳ cào thời khoá biểu của bạn, tuy nhiên cần có điều lưu ý rằng khi bạn sắp xếp công việc cần phải ưu tiên những công việc quan trọng lên đầu tiên. Việc sắp xếp công việc theo thứ tự sẽ giúp bạn dễ dàng loại bỏ những công việc không phù hợp, tiết kiệm thời gian và các nguồn lực mà vẫn đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Tập trung triển khai, thực hiện kế hoạch

Kế hoạch đã được lên thì giờ là lúc bạn phải tập trung triển khai thực hiện công việc.Và bạn đừng nghĩ rằng đến đây thì kỹ năng lập kế hoạch sẽ không còn chỗ thể hiện nhé.

Vì ngay cả trong khi triển khai, bạn cũng luôn cần theo dõi kế hoạch, đảm bảo việc thực hiện kế hoạch cũng như xử lý những vấn đề phát sinh kịp thời.

Sự tập trung sẽ giúp bạn thực hiện công việc hiệu quả và tiết kiệm được nhiều thời gian.Tuy nhiên không có nghĩa là khi làm việc bạn sẽ chỉ biết mỗi một việc bạn đang làm. Để tiết kiệm thời gian bạn còn cần phải để tâm đến các việc khác và có thể thì hãy kết hợp làm nhiều việc trong cùng một thời gian.

Linh hoạt ứng biến trong công việc

Lúc làm thì bạn nên có kế hoạch nhưng bạn cũng biết rằng đôi khi công việc có thể sẽ không phải lúc nào cũng đúng với những gì mình đã lên kế hoạch mà nó có thể có sự thay đổi và rủi ro lúc đó bạn phải có sự linh hoạt biến đổi công việc để ứng phó với những rủi ro hoặc thay đổi để phù hợp với mục tiêu hiện tại.

Thực tế và lý thuyết luôn khác nhau. Trong khi thực hiện kế hoạch đôi khi nó không theo những gì bạn muốn mà nó vẫn sẽ có những thứ phát sinh ảnh hưởng đến tiến trình công việc, hãy chuẩn bị sẵn một số tình huống sẽ phát sinh và phải có phương án dự phòng khi phát sinh những việc nằm ngoài kế hoạch.

Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch

Việc kiểm tra sẽ khiến bạn biết được rằng:

• Mình đang làm tới đâu?
• Bạn có đang đi đúng hướng không?
• Có vấn đề rủi ro, bất cập gì đang diễn ra hay không?

Kiểm tra kế hoạch giúp bạn biết mình đang đi tới đâu, có đang đúng hướng không, có bị chậm trễ không nếu phải rơi vào những trường hợp đó phải có biện pháp để thay thế không để không bị chậm tiến độ.

Bạn cần thường xuyên kiểm tra và chỉnh sửa những sai sót trong quá trình thực hiện kế hoạch bạn sẽ  đánh giá được chất lượng của các công việc theo từng giai đoạn.

Kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp bạn đưa ra được mục tiêu, phương hướng thực hiện công việc, từ đó sẽ giúp bạn hình thành nên những tiêu chuẩn, tạo điều kiện thuận lợi giúp bạn hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

Một số phương pháp để nâng cao kỹ năng kế hoạch hiệu quả

Phương pháp 5W 1H 2C 5M

Phương pháp này được sử dụng khá phổ biến trong nội bộ doanh nghiệp. Phương pháp này cũng rất dễ sử dụng nên bạn chỉ cần xem qua cũng có thể sử dụng được. Trong nhiều tổ chức, phương pháp 5W 1H 2C 5M được xem là xương sống cơ bản để xây dựng mục tiêu. Bên cạnh kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc, bạn cần kết hợp với một phương thức đúng đắn. Áp dụng phương pháp này, nhà quản trị sẽ xác định được hành động cụ thể cần làm trong kế hoạch. Các bước thực hiện như sau:

• Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc (Why): Tìm hiểu vì sao phải thực hiện công việc này và có ý nghĩa như thế nào cho doanh nghiệp.
• Xác định nội dung công việc (What): Vạch ra các công việc cụ thể cần làm để đạt mục tiêu.
• Xác định (Where, When, Who): Ở bước này các hoạt động diễn ra một cách chi tiết hơn. Nhà quản trị sẽ thiết lập công việc được thực hiện ở đâu? Khi nào? Ai là người chịu trách nhiệm?…
• Xác định cách thức thực hiện (How): Đây là giai đoạn kế hoạch làm rõ hơn bằng cách đưa ra các tiêu chuẩn làm việc, các tài liệu liên quan hoặc cách thức vận hành.
• Xác định phương pháp kiểm soát và kiểm tra (Control, Check): Bất cứ hoạt động nào cũng cần thực hiện bước này. Nhờ kiểm tra mà mục tiêu được đo lường hiệu quả.
• Xác định các nguồn lực thực hiện (Man, Money, Material, Machine và Method): Phân loại rõ các nguồn lực cụ thể để xây dựng mục tiêu tương thích với khả năng.

Mẹo nâng cao kỹ năng lập kế hoạch

Ưu tiên thực hiện các công việc quan trọng trước

Sắp xếp và xác định thứ tự trước sau bằng mức độ quan trọng của công việc là yếu tố cốt lõi của việc lập kế hoạch.

Việc sắp xếp này cần phải có sự hài hòa giữa kế hoạch cá nhân và kế hoạch nhóm, giữa mục tiêu chính và các công việc bất ngờ phát sinh.

Lập kế hoạch rõ ràng trên sổ hoặc phần mềm

Bạn đừng chỉ phác hoạ kế hoạch qua miệng hoặc qua suy nghĩ của mình mà phải ghi rõ ra giấy hoặc sử dụng các phần mềm để lên kế hoạch cho mình.

Việc viết ra sẽ khiến bạn không bị “lỡ” quên và cho bạn cái nhìn toàn cảnh của một kế hoạch. Hơn nữa khi bạn thực sự viết ra, bạn sẽ khắc sâu hơn các chi tiết của kế hoạch và phát hiện ra các vấn đề bất cập cần chỉnh sửa hoặc bổ sung.

Tất cả mọi người nên đồng lòng hướng về mục tiêu

Kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả thường được biểu hiện rõ ràng hơn trong khi lập kế hoạch cho nhóm. Thế nhưng, một kế hoạch có hay thế nào cũng sẽ không có ý nghĩa gì nếu mọi người không đồng lòng và cùng thực hiện nó.

Vậy nên, kết nối các thành viên trong nhóm thông qua việc giao tiếp thẳng thắn, khéo léo là một điều rất quan trọng.

Tạo danh sách công việc hàng ngày, hàng tuần

Quá trình liệt kê chi tiết công việc sẽ bao gồm công việc cho mỗi ngày và mục tiêu cần phải hoàn thành cho mỗi tuần. Như thế người giám sát dễ dàng theo dõi và chỉnh sửa nếu có sai sót.

Đặt ra các câu hỏi cụ thể

Khi tự đặt và trả lời được những câu hỏi cụ thể, bạn sẽ dễ dàng giải quyết được những khó khăn nếu có vô tình gặp phải. Vì bạn đã chuẩn bị sẵn tâm lý và biết được những gì mình cần phải làm.

Sai lầm khi rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch

Kế hoạch không thực tế, không phù hợp với khả năng

Một kế hoạch tốt, đúng là một kế hoạch phải có sự thực tế để thúc đẩy sự phát triển của bản thân. Kế hoạch cũng phải trong tầm với để không khiến bạn và team cảm thấy chán nản.

Đừng để chính mình và đồng đội cảm thấy nản lòng vì mãi không thực hiện được dù đó chỉ là một phần mục tiêu!

Đặt mục tiêu mơ hồ

Như đã nói ở trên, phần cốt yếu của lập kế hoạch là xác định mục tiêu cụ thể và chắc chắn. Nếu bạn gặp lỗi này, kế hoạch của bạn sẽ đi tong đấy. Ví dụ như khi đặt mục tiêu sau khi ra trường, nếu không rõ ràng và thực tế bạn rẽ rất dễ rơi vào trạng thái mông lung không biết phải làm gì sau khi tốt nghiệp.

Lập kế hoạch quá chung chung, không rõ ràng

Kế hoạch phải rõ ràng, từng đầu mục cần làm, kỹ năng lập kế hoạch thể hiện rất rõ trong việc cụ thể hóa mục tiêu. Một kế hoạch chung chung sẽ chỉ khiến bạn bối rối mỗi khi nhìn vào.

Coi nhẹ quá trình mà chỉ hướng đến kết quả

Việc lập kế hoạch có hai yếu tố quan trọng để giúp bạn đạt mục tiêu đúng hạn và hoàn thiện mình hơn. Đó là quá trình và kết quả. Nếu bạn không quan tâm quá trình thì bạn đã mất đi một nửa quan trọng và phần có tính bền vững nhất rồi đó.

Không chuẩn bị phương án dự phòng

Mỗi kế hoạch phải có phương án dự phòng để giảm cái rủi ro tránh được những sơ suất. Kế hoạch dài hạn luôn chứa đựng đầy bất ngờ và rủi ro. Do vậy, bạn cần chuẩn bị vài phương án dự phòng. Việc này sẽ không bao giờ là thừa đâu.

Lập kế hoạch trước khi bắt đầu làm việc giúp bạn xác định được đầu mục mình sẽ làm để đưa ra một bản kế hoạch hoàn hảo để đạt được mục tiêu công việc hiệu quả. Nên vì điều đó bạn phải biết được kỹ năng lập kế hoạch để ứng dụng được vào thực tế công việc và cuộc sống của mình. Biết được kỹ năng này sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều và hỗ trợ cho bạn để đạt được mục tiêu đề ra.

Ngoài nội dung về kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả ở trên, nếu bạn cũng đang có cho mình một kế hoạch học tiếng Anh rồi nhưng chưa biết nên học ở đâu thì bạn có thể tham khảo khoá học tiếng Anh cho người đi làm cùng giáo viên bản ngữ EIV nhé. Khoá học có nhiều ưu đãi cho bạn và hơn hết bạn có thể sắp xếp lịch học phù hợp với lịch của bạn.