Thủ Tục Tuyển Dụng Người Nước Ngoài Làm Việc Tại Việt Nam

Thủ tục tuyển dụng người nước ngoài làm việc tại Việt Nam bao gồm 5 bước chính: báo cáo nhu cầu sử dụng → tuyển dụng → xin giấy phép lao động → ký hợp đồng → xin visa và tạm trú, với tổng thời gian thực hiện có thể kéo dài từ 1.5 đến 2 tháng tùy thuộc vào sự chuẩn bị hồ sơ và phối hợp của các bên.

Trong bối cảnh toàn cầu hóa ngày càng sâu rộng, nhu cầu tuyển dụng nhân tài quốc tế của các doanh nghiệp và trường học tại Việt Nam đang gia tăng đáng kể. Việc có nguồn nhân lực nước ngoài chất lượng cao đang trở thành yếu tố cạnh tranh quan trọng của nhiều tổ chức.

Việc nắm vững thủ tục tuyển dụng người nước ngoài làm việc tại Việt Nam không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn tối ưu hóa thời gian và chi phí trong quá trình thực hiện. Một sai sót nhỏ trong khâu chuẩn bị hồ sơ có thể dẫn đến việc bị từ chối cấp phép hoặc phải làm lại từ đầu, gây lãng phí cả thời gian lẫn kinh phí.

Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn toàn diện về quy trình tuyển dụng người nước ngoài theo quy định mới nhất năm 2025, từ điều kiện ban đầu đến các thủ tục hoàn tất. Bạn sẽ nắm được từng bước cụ thể, các giấy tờ cần thiết, thời gian xử lý và những lưu ý quan trọng để tránh sai lầm.

Các điều kiện để tuyển dụng người nước ngoài làm việc tại Việt Nam?

Để tuyển dụng lao động nước ngoài hợp pháp tại Việt Nam, doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện về năng lực tài chính, tỷ lệ lao động (không quá 3% tổng số lao động) và chứng minh nhu cầu sử dụng; trong khi người lao động cần có trình độ chuyên môn phù hợp, sức khỏe tốt và lý lịch tư pháp sạch.

Điều kiện về phía doanh nghiệp/trường học tuyển dụng

Doanh nghiệp muốn tuyển dụng người nước ngoài phải đảm bảo các điều kiện pháp lý cơ bản. Trước tiên, tổ chức phải có giấy phép kinh doanh hoặc quyết định thành lập hợp lệ, đã hoàn thành đầy đủ các thủ tục đăng ký thuế và hoạt động theo đúng ngành nghề đã đăng ký.

Về năng lực tài chính, doanh nghiệp cần chứng minh khả năng chi trả lương và đảm bảo các quyền lợi cho người lao động nước ngoài. Cụ thể, mức lương tối thiểu cho người nước ngoài không được thấp hơn 1,3 lần mức lương tối thiểu vùng áp dụng cho người lao động Việt Nam tại địa phương.

Điều kiện về tỷ lệ lao động đặc biệt quan trọng: Số lượng người lao động nước ngoài không được vượt quá 3% tổng số lao động của doanh nghiệp. Riêng đối với các doanh nghiệp có ít hơn 10 lao động, được phép sử dụng tối đa 1 người lao động nước ngoài.

Điều kiện về phía người lao động nước ngoài

Người lao động nước ngoài muốn làm việc tại Việt Nam phải đáp ứng 5 điều kiện bắt buộc theo quy định của Bộ luật Lao động 2019:

1. Đủ 18 tuổi và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định pháp luật
2. Có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm phù hợp với vị trí công việc tại Việt Nam
3. Đảm bảo sức khỏe theo quy định của Bộ Y tế – được chứng minh bằng giấy khám sức khỏe
4. Có lý lịch tư pháp tốt – không có tiền án tiền sự hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự
5. Có giấy phép lao động do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp (trừ các trường hợp được miễn)

Đối với trình độ chuyên môn, người lao động cần có bằng cấp đại học trở lên hoặc chứng chỉ kỹ năng nghề phù hợp với vị trí làm việc. Đặc biệt, đối với vị trí chuyên gia và nhà quản lý, yêu cầu tối thiểu 3 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực liên quan.

Các trường hợp được miễn giấy phép lao động

Theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP, có 20 trường hợp người nước ngoài được miễn giấy phép lao động, trong đó phổ biến nhất là:

• Người làm việc ngắn hạn: Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật làm việc dưới 30 ngày và không quá 3 lần trong 1 năm
• Người cung cấp dịch vụ: Thực hiện hợp đồng dịch vụ có thời hạn dưới 3 tháng
• Người có quan hệ gia đình: Vợ/chồng, con của công dân Việt Nam
• Nhà đầu tư: Người nước ngoài góp vốn vào doanh nghiệp tại Việt Nam
• Học giả, nghiên cứu sinh: Làm việc tại các cơ sở giáo dục, nghiên cứu

Trường hợp miễn GPLĐ	Điều kiện	Thời hạn tối đa
Làm việc ngắn hạn	Dưới 30 ngày, không quá 3 lần/năm	90 ngày/năm
Cung cấp dịch vụ	Hợp đồng dịch vụ	3 tháng
Quan hệ gia đình	Vợ/chồng, con công dân VN	Không hạn chế
Nhà đầu tư	Góp vốn vào DN Việt Nam	Theo thời hạn đầu tư

Quy trình tuyển dụng người nước ngoài diễn ra như thế nào?

Quy trình tuyển dụng người nước ngoài gồm 5 bước bắt buộc được thực hiện tuần tự: báo cáo nhu cầu sử dụng → tuyển dụng và lựa chọn ứng viên → xin giấy phép lao động → ký hợp đồng lao động → xin visa và tạm trú, với thời gian xử lý mỗi bước theo quy định pháp luật.

Bước 1: Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người nước ngoài

Doanh nghiệp phải nộp báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài trước khi tuyển dụng theo quy định. Đây là bước bắt buộc đầu tiên và quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình.

Hồ sơ báo cáo nhu cầu bao gồm:

1. Đơn báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài (Mẫu số 01/PLI)
2. Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
3. Bản mô tả công việc chi tiết (job description)
4. Kế hoạch tuyển dụng và sử dụng lao động
5. Giấy tờ chứng minh đã đăng tuyển dụng người Việt Nam nhưng không tuyển được

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ là Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh/thành phố nơi người nước ngoài dự kiến làm việc. Thời gian xử lý theo quy định của pháp luật hiện hành.

Bước 2: Tuyển dụng và lựa chọn ứng viên

Sau khi nhận được văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp bắt đầu quá trình tuyển dụng. Quá trình này có thể thực hiện song song với việc chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động.

Các bước trong quá trình tuyển dụng:

• Đăng tin tuyển dụng trên các kênh thông tin phù hợp
• Thu nhận và sàng lọc hồ sơ ứng viên
• Tổ chức phỏng vấn trực tiếp hoặc online
• Đánh giá năng lực chuyên môn và kinh nghiệm
• Thỏa thuận điều kiện làm việc và mức lương
• Xác minh tính xác thực của bằng cấp và chứng chỉ

Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến việc xác minh bằng cấp và kinh nghiệm của ứng viên. Tất cả các giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp đều cần được hợp pháp hóa lãnh sự tại đại sứ quán/lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài.

Bước 3: Xin cấp giấy phép lao động hoặc giấy miễn giấy phép

Đây là bước quan trọng nhất và phức tạp nhất trong toàn bộ quy trình. Hồ sơ xin giấy phép lao động phải được nộp tại cơ quan có thẩm quyền và bao gồm đầy đủ các giấy tờ theo quy định.

Hồ sơ xin cấp giấy phép lao động gồm:

Phần hồ sơ của doanh nghiệp:

1. Đơn đề nghị cấp giấy phép lao động (Mẫu số 11/PLI)
2. Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài
3. Bản sao chứng thực giấy đăng ký kinh doanh

Phần hồ sơ của người lao động:

1. Bản sao hộ chiếu còn hạn ít nhất 12 tháng
2. Giấy chứng nhận sức khỏe do cơ quan y tế có thẩm quyền cấp (có hiệu lực 12 tháng)
3. Phiếu lý lịch tư pháp do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp (có hiệu lực 6 tháng)
4. Văn bằng, chứng chỉ chứng minh trình độ chuyên môn phù hợp với vị trí làm việc
5. Văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc (tối thiểu 3 năm đối với chuyên gia, nhà quản lý)
6. 02 ảnh màu 4x6cm (chụp không quá 6 tháng)

Lưu ý quan trọng: Tất cả giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.

Chi phí và thời gian xử lý:

• Lệ phí giấy phép lao động: Dao động từ 400.000 – 1.000.000 VND tùy theo địa phương (một số nơi miễn phí khi nộp trực tuyến)
• Thời gian xử lý: 15 ngày làm việc
• Thời hạn hiệu lực: Tối đa 2 năm

Bước 4: Ký kết hợp đồng lao động với người nước ngoài

Sau khi được cấp giấy phép lao động, doanh nghiệp và người lao động nước ngoài bắt buộc phải ký hợp đồng lao động trước khi bắt đầu làm việc. Hợp đồng phải tuân thủ các quy định của pháp luật lao động Việt Nam.

Nội dung bắt buộc trong hợp đồng lao động:

• Tên, địa chỉ của người sử dụng lao động và người lao động
• Công việc, vị trí làm việc cụ thể
• Thời hạn hợp đồng (không được vượt quá thời hạn của giấy phép lao động)
• Mức lương, phụ cấp và các khoản thu nhập khác
• Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi
• Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp
• Nghĩa vụ về thuế thu nhập cá nhân

Xem thêm: Giấy Phép Lao Động Cho Giáo Viên Nước Ngoài: Thủ Tục, Hồ Sơ Và Mẫu Tham Khảo để hiểu rõ hơn về quy trình đối với ngành giáo dục.

Các điều khoản đặc biệt cần lưu ý:

• Mức lương không được thấp hơn 1,3 lần mức lương tối thiểu vùng
• Người lao động nước ngoài phải đóng thuế thu nhập cá nhân theo quy định
• Thời hạn hợp đồng tối đa bằng thời hạn của giấy phép lao động
• Quy định về chấm dứt hợp đồng và xử lý tranh chấp

Bước 5: Xin visa và giấy phép tạm trú

Bước cuối cùng là thực hiện thủ tục xin visa và giấy phép tạm trú để người lao động nước ngoài có thể nhập cảnh và ở lại Việt Nam hợp pháp trong thời gian làm việc.

Các loại visa phù hợp:

• Visa DN: Dành cho nhà đầu tư, doanh nhân
• Visa ĐT: Dành cho người có quan hệ gia đình với công dân Việt Nam
• Visa LD: Dành cho người lao động có giấy phép lao động
• Visa LV: Dành cho chuyên gia, nhà quản lý làm việc ngắn hạn

Thủ tục xin giấy phép tạm trú: Sau khi nhập cảnh, người nước ngoài phải làm thủ tục xin giấy phép tạm trú trong vòng 7 ngày tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh/thành phố nơi làm việc.

Hồ sơ xin tạm trú bao gồm:

1. Đơn đề nghị cấp giấy phép tạm trú
2. Hộ chiếu và visa hợp lệ
3. Giấy phép lao động hoặc giấy miễn giấy phép lao động
4. Hợp đồng lao động đã ký kết
5. 02 ảnh màu 3x4cm
6. Giấy tờ chứng minh nơi cư trú

Thời gian và chi phí:

• Thời gian xử lý: Theo quy định của pháp luật
• Lệ phí tạm trú: Theo quy định hiện hành tùy thời hạn
• Thời hạn tạm trú: Tối đa bằng thời hạn của giấy phép lao động

Những trách nhiệm và lưu ý sau khi tuyển dụng thành công?

Sau khi tuyển dụng thành công, doanh nghiệp phải thực hiện 3 nhóm nghĩa vụ chính: báo cáo định kỳ tình hình sử dụng lao động nước ngoài (hàng quý), đóng đầy đủ các loại bảo hiểm bắt buộc và quản lý hồ sơ theo dõi thời hạn hiệu lực của các giấy tờ để tránh vi phạm pháp luật.

Nghĩa vụ và trách nhiệm của doanh nghiệp/trường học

Việc tuyển dụng thành công chỉ là bước đầu, doanh nghiệp cần thực hiện nghiêm túc các nghĩa vụ pháp lý để đảm bảo hoạt động sử dụng lao động nước ngoài luôn tuân thủ quy định.

Báo cáo định kỳ là nghĩa vụ bắt buộc hàng đầu. Doanh nghiệp phải nộp báo cáo tình hình sử dụng người lao động nước ngoài theo định kỳ:

• Báo cáo hàng quý: Trước ngày 15 tháng đầu quý tiếp theo
• Báo cáo cuối năm: Trước ngày 31/12 hàng năm
• Báo cáo đột xuất: Khi có thay đổi về nhân sự hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý

Quản lý hồ sơ và theo dõi thời hạn cũng vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp cần:

• Lưu giữ đầy đủ hồ sơ của người lao động nước ngoài
• Theo dõi thời hạn hiệu lực của giấy phép lao động, visa, tạm trú
• Thực hiện gia hạn kịp thời trước khi hết hạn 45-60 ngày
• Thông báo ngay khi người lao động thôi việc hoặc chấm dứt hợp đồng

Phối hợp với cơ quan quản lý trong các hoạt động kiểm tra, thanh tra khi được yêu cầu và cung cấp thông tin chính xác về tình hình sử dụng lao động nước ngoài.

Chế độ bảo hiểm và phúc lợi bắt buộc

Người lao động nước ngoài được hưởng đầy đủ các chế độ bảo hiểm như người lao động Việt Nam, tạo ra sự bình đẳng trong quyền lợi và nghĩa vụ.

Các loại bảo hiểm bắt buộc và mức đóng:

Loại bảo hiểm	Mức đóng của DN	Mức đóng của NLĐ	Tổng mức đóng
Bảo hiểm xã hội	17,5%	8%	25,5%
Bảo hiểm y tế	3%	1,5%	4,5%
Bảo hiểm thất nghiệp	1%	1%	2%
Bảo hiểm tai nạn lao động	0,5% – 3%*	0%	0,5% – 3%

*Tùy theo mức độ rủi ro của ngành nghề

Quyền lợi về nghỉ phép và lễ tết:

• Nghỉ phép năm: 12 ngày/năm (tăng thêm 1 ngày cho mỗi 5 năm làm việc)
• Nghỉ lễ tết: Theo quy định của pháp luật Việt Nam
• Nghỉ ốm đau: Theo chế độ bảo hiểm y tế
• Nghỉ thai sản: Áp dụng cho lao động nữ

Những sai lầm thường gặp và cách tránh

Qua thực tế tư vấn cho nhiều doanh nghiệp, các chuyên gia đã thống kê những sai lầm phổ biến nhất mà doanh nghiệp thường mắc phải:

Sai lầm trong khâu chuẩn bị hồ sơ:

• Không hợp pháp hóa lãnh sự đầy đủ các giấy tờ nước ngoài
• Dịch thuật không chính xác hoặc thiếu công chứng
• Giấy khám sức khỏe hoặc lý lịch tư pháp hết hạn hiệu lực
• Photo hộ chiếu không rõ nét hoặc thiếu trang

Sai lầm về thời gian thực hiện:

• Không báo cáo nhu cầu sử dụng trước 15 ngày
• Để giấy phép lao động hết hạn mới làm thủ tục gia hạn
• Không gia hạn tạm trú kịp thời

Sai lầm về nghĩa vụ báo cáo:

• Không nộp báo cáo định kỳ theo quy định
• Báo cáo sai thông tin hoặc thiếu số liệu
• Không thông báo khi người lao động thôi việc

Mẹo và kinh nghiệm đẩy nhanh quy trình

Để tối ưu hóa thời gian và giảm thiểu rủi ro, các doanh nghiệp có kinh nghiệm thường áp dụng những biện pháp sau:

Chuẩn bị hồ sơ hiệu quả:

• Tạo checklist chi tiết cho từng loại giấy tờ
• Yêu cầu ứng viên chuẩn bị hồ sơ song song với quá trình phỏng vấn
• Sử dụng dịch vụ courier quốc tế để tiết kiệm thời gian vận chuyển hồ sơ
• Digitalizing hồ sơ để dễ dàng tra cứu và quản lý

Phối hợp với cơ quan chức năng:

• Xây dựng mối quan hệ tốt với cán bộ tiếp nhận hồ sơ
• Nộp hồ sơ trực tiếp thay vì gửi qua đường bưu điện
• Theo dõi sát tiến độ xử lý và sẵn sàng bổ sung tài liệu khi cần

Sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp:

• Thuê công ty tư vấn uy tín để giảm rủi ro sai sót
• Sử dụng dịch vụ dịch thuật chuyên nghiệp có uy tín
• Tham khảo các công ty đã có kinh nghiệm trong ngành

Timeline quản lý hiệu quả:

• Bắt đầu quy trình sớm trước ngày dự kiến người lao động bắt đầu làm việc
• Tạo lịch nhắc nhở gia hạn các giấy tờ trước thời hạn quy định
• Backup plan với nhiều ứng viên để tránh gián đoạn khi có vấn đề

Thủ tục tuyển dụng người nước ngoài làm việc tại Việt Nam tuy phức tạp nhưng hoàn toàn khả thi nếu doanh nghiệp nắm vững quy trình 5 bước và thực hiện đúng theo timeline, đồng thời tuân thủ nghiêm túc các nghĩa vụ báo cáo và bảo hiểm sau khi tuyển dụng.

Những điểm quan trọng cần nhớ trong toàn bộ quá trình:

• Về điều kiện và chuẩn bị: Đảm bảo doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ điều kiện về tỷ lệ lao động (không quá 3%), năng lực tài chính và người lao động có trình độ chuyên môn phù hợp với lý lịch tư pháp sạch.
• Về quy trình thực hiện: Tuân thủ nghiêm ngặt 5 bước từ báo cáo nhu cầu đến hoàn tất visa/tạm trú, đặc biệt chú ý đến việc hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng các giấy tờ nước ngoài.
• Về quản lý sau tuyển dụng: Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ báo cáo định kỳ, đóng bảo hiểm và theo dõi thời hạn các giấy tờ để tránh vi phạm pháp luật.
• Khuyến nghị thực tiễn: Nên bắt đầu quy trình sớm trước ngày dự kiến sử dụng lao động, tạo hệ thống quản lý hồ sơ chặt chẽ và cân nhắc sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp để giảm thiểu rủi ro.

Với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế Việt Nam, nhu cầu tuyển dụng nhân tài quốc tế sẽ tiếp tục tăng cao. Việc nắm vững và thực hiện đúng quy trình tuyển dụng người nước ngoài không chỉ giúp doanh nghiệp tiếp cận nguồn nhân lực chất lượng cao mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Thời gian xử lý hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài mất bao lâu?

Thời gian xử lý giấy phép lao động là 15 ngày làm việc kể từ khi nộp hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, thời gian chuẩn bị hồ sơ (bao gồm hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng) có thể mất thêm thời gian tùy theo quốc gia và sự chuẩn bị của hồ sơ.

Chi phí tuyển dụng một người lao động nước ngoài bao gồm những khoản nào?

Chi phí chính bao gồm: Lệ phí giấy phép lao động (dao động 400.000 – 1.000.000 VND tùy địa phương), các chi phí hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng và dịch vụ tư vấn nếu có. Tổng chi phí sẽ phụ thuộc vào độ phức tạp của hồ sơ, địa phương thực hiện và dịch vụ hỗ trợ được sử dụng.

Doanh nghiệp có được phép tuyển dụng người nước ngoài làm việc từ xa (remote) không?

Hiện tại pháp luật Việt Nam chưa có quy định cụ thể về lao động từ xa đối với người nước ngoài. Nguyên tắc chung là người có giấy phép lao động phải làm việc tại địa điểm ghi trong giấy phép. Tuy nhiên, trong bối cảnh COVID-19, một số trường hợp được xem xét linh hoạt nhưng cần có văn bản xác nhận từ cơ quan có thẩm quyền.

Có thể gia hạn giấy phép lao động bao nhiều lần?

Giấy phép lao động có thể được gia hạn không giới hạn số lần, mỗi lần gia hạn tối đa 2 năm. Điều kiện là người lao động vẫn đáp ứng các yêu cầu ban đầu về trình độ, sức khỏe và doanh nghiệp vẫn có nhu cầu sử dụng được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận.

Xử phạt như thế nào nếu sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép?

Doanh nghiệp sử dụng người nước ngoài không có giấy phép lao động sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật hiện hành. Mức phạt được quy định cụ thể tùy theo số lượng người vi phạm và có thể kèm theo biện pháp đình chỉ hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, người lao động nước ngoài vi phạm có thể bị trục xuất khỏi Việt Nam.

Người nước ngoài có vợ/chồng là người Việt Nam có cần xin giấy phép lao động không?

Không cần giấy phép lao động nếu có giấy chứng nhận kết hôn hợp pháp với công dân Việt Nam và được cấp thẻ tạm trú theo diện tái nhập cảnh. Tuy nhiên, vẫn phải đáp ứng các điều kiện về sức khỏe, trình độ chuyên môn và người sử dụng lao động vẫn phải báo cáo nhu cầu sử dụng với cơ quan có thẩm quyền.