Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho người nước ngoài về nước là nghĩa vụ pháp lý quan trọng được quy định chi tiết trong Thông tư 92/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính. Việc thực hiện đúng quy định không chỉ giúp tránh rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo quyền lợi hoàn thuế (nếu có) cho người lao động nước ngoài.

Chỉ cá nhân cư trú (có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên) mới phải quyết toán thuế TNCN khi về nước, với thời hạn tối đa 45 ngày kể từ ngày xuất cảnh. Việc không thực hiện đúng quy định có thể bị phạt đến 25 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Nội dung:

Trường hợp nào thì người nước ngoài phải quyết toán thuế khi về nước?

Chỉ người nước ngoài là “cá nhân cư trú” tại Việt Nam mới phải thực hiện quyết toán thuế TNCN khi về nước. Cá nhân cư trú là người đáp ứng một trong hai điều kiện: có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong năm dương lịch hoặc có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam.

Cách xác định là cá nhân cư trú tại Việt Nam

Theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC, người nước ngoài được xác định là cá nhân cư trú khi:

Điều kiện về thời gian:

Có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong một năm dương lịch
Hoặc có mặt từ 183 ngày trở lên trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên đến Việt Nam
Ngày đến và ngày đi được tính là 1 ngày

Điều kiện về nơi ở:

Có nơi ở thường xuyên theo quy định pháp luật về cư trú (thẻ thường trú hoặc thẻ tạm trú)
Hoặc có nhà thuê để ở với thời hạn hợp đồng từ 183 ngày trở lên trong năm tính thuế

Trường hợp không phải quyết toán

Người nước ngoài không cư trú (có mặt dưới 183 ngày và không có nơi ở thường xuyên) không phải quyết toán thuế khi về nước. Đối tượng này chỉ cần thực hiện khai thuế hàng tháng/quý theo quy định.

Nếu người nước ngoài là cá nhân không cư trú trong năm tính đến ngày xuất cảnh thì không cần thực hiện thủ tục quyết toán thuế.

Thời hạn quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài về nước là bao lâu?

Thời hạn quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài về nước là 45 ngày kể từ ngày xuất cảnh, áp dụng cho cả trường hợp tự quyết toán và ủy quyền. Quy định này được nêu rõ trong Thông tư 92/2015/TT-BTC.

Hai phương thức thực hiện quyết toán

Phương thức 1: Quyết toán trực tiếp trước khi xuất cảnh

Người nước ngoài tự làm thủ tục quyết toán với cơ quan thuế
Hoàn thành trước ngày xuất cảnh về nước
Sử dụng mẫu 02/QTT-TNCN theo Thông tư 92/2015/TT-BTC

Phương thức 2: Ủy quyền quyết toán

Ủy quyền cho đơn vị trả thu nhập hoặc tổ chức, cá nhân khác thực hiện
Bên nhận ủy quyền phải cam kết chịu trách nhiệm về số thuế phải nộp
Sử dụng mẫu ủy quyền 08/UQ-QTT-TNCN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC

Lưu ý quan trọng về thời hạn

Trong trường hợp người nước ngoài rời Việt Nam sau tháng kết thúc hợp đồng, cơ quan thuế có thể yêu cầu quyết toán thuế đến tháng rời Việt Nam. Do đó, nên có kế hoạch rời Việt Nam cùng tháng với tháng kết thúc hợp đồng lao động.

Để thực hiện quyết toán thuế TNCN, người nước ngoài cần đăng ký mã số thuế cá nhân trước. Tham khảo Hướng dẫn đăng ký mã số thuế cá nhân cho người nước ngoài tại Việt Nam để biết thủ tục chi tiết.

Hồ sơ quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài gồm những gì?

Hồ sơ quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài bao gồm: tờ khai mẫu 02/QTT-TNCN, chứng từ khấu trừ thuế, và mẫu ủy quyền 08/UQ-QTT-TNCN (nếu ủy quyền). Hồ sơ cụ thể phụ thuộc vào từng trường hợp.

Hồ sơ cơ bản (áp dụng chung)

Tờ khai quyết toán:

Mẫu 02/QTT-TNCN theo Thông tư 92/2015/TT-BTC
Phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN nếu có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc

Chứng từ khấu trừ thuế:

Bản chụp các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN do tổ chức trả thu nhập cấp
Số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có)

Hồ sơ đặc biệt theo từng trường hợp

Trường hợp nhận thu nhập từ nước ngoài:

Mẫu 20/TXN-TNCN theo Thông tư 156/2013/TT-BTC để chứng minh xác nhận khoản tiền đã trả
Thư xác nhận thu nhập từ tổ chức quốc tế, đại sứ quán, lãnh sự quán

Trường hợp có thuế phát sinh ngoài lãnh thổ Việt Nam:

Các giấy tờ được yêu cầu trong hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN
Bản chụp giấy chứng nhận đã khấu trừ thuế hoặc chứng từ ngân hàng thể hiện số thuế đã nộp ở nước ngoài

Trường hợp ủy quyền quyết toán:

Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC
Người ủy quyền phải ký xác nhận và cam kết chịu trách nhiệm

Nơi nộp hồ sơ quyết toán

Quyết toán trực tiếp:

Cục thuế quản lý cá nhân trong năm nơi cá nhân đã khai thuế trước khi xuất cảnh

Quyết toán ủy quyền:

Tổ chức chi trả thực hiện kê khai điện tử trên trang thuedientu.gdt.gov.vn và gửi bản giấy đến cơ quan thuế

Khi quyết toán thuế TNCN, cần chú ý đến tỷ giá quy đổi ngoại tệ. Xem chi tiết Tỷ giá tính thuế thu nhập cá nhân cho người nước ngoài tại Việt Nam để tính toán chính xác.

Mức phạt vi phạm quyết toán thuế TNCN là bao nhiều?

Mức phạt vi phạm quyết toán thuế TNCN có thể lên đến 25 triệu đồng đối với hành vi nộp hồ sơ quá thời hạn trên 90 ngày. Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt được quy định chi tiết theo từng mức độ vi phạm.

Mức phạt theo thời gian chậm nộp

Phạt cảnh cáo:

Nộp hồ sơ quá thời hạn từ 1-5 ngày và có tình tiết giảm nhẹ

Phạt tiền từ 2-5 triệu đồng:

Nộp hồ sơ quá thời hạn từ 6-30 ngày

Phạt tiền từ 5-8 triệu đồng:

Nộp hồ sơ quá thời hạn từ 31-90 ngày

Phạt tiền từ 15-25 triệu đồng:

Nộp hồ sơ quá thời hạn trên 90 ngày và đã nộp đủ số tiền thuế trước khi cơ quan thuế kiểm tra

Biện pháp khắc phục

Ngoài mức phạt, người vi phạm còn phải:

Nộp đủ số tiền chậm nộp thuế vào ngân sách nhà nước
Nộp hồ sơ khai thuế, phụ lục kèm theo để khắc phục hậu quả

Lưu ý đặc biệt

Người lao động có phát sinh hoàn thuế TNCN nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán thuế thì không áp dụng phạt vi phạm hành chính khai quyết toán thuế quá thời hạn.

Quy trình thực hiện quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài cụ thể từng bước

Bước 1: Xác định nghĩa vụ quyết toán

Kiểm tra tình trạng cư trú:

Tính tổng số ngày có mặt tại Việt Nam trong năm
Xem xét nơi ở thường xuyên (thẻ tạm trú, hợp đồng thuê nhà)
Chỉ cá nhân cư trú mới phải quyết toán

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ

Thu thập chứng từ:

Chứng từ khấu trừ thuế từ tổ chức trả lương
Bảng lương và các khoản thu nhập trong năm
Giấy tờ chứng minh thu nhập nước ngoài (nếu có)

Kê khai tờ khai:

Điền mẫu 02/QTT-TNCN đầy đủ thông tin
Kiểm tra tính chính xác của số liệu
Ký xác nhận và đóng dấu (nếu có)

Bước 3: Lựa chọn phương thức quyết toán

Quyết toán trực tiếp:

Nộp hồ sơ trước ngày xuất cảnh
Làm việc trực tiếp với cơ quan thuế
Nhận kết quả và hoàn tất thủ tục

Ủy quyền quyết toán:

Điền mẫu 08/UQ-QTT-TNCN và gửi cho tổ chức trả thu nhập
Tổ chức nhận ủy quyền thực hiện thay
Thời hạn vẫn là 45 ngày từ ngày xuất cảnh

Bước 4: Theo dõi kết quả

Trường hợp phải nộp thêm thuế:

Thực hiện nộp bổ sung trong thời hạn quy định
Tính tiền chậm nộp (nếu có)

Trường hợp được hoàn thuế:

Theo dõi quá trình hoàn thuế từ cơ quan thuế
Có thể yêu cầu hoàn thuế sau khi đã về nước

Sau khi hoàn thành quyết toán thuế, có thể tra cứu thông tin mã số thuế để xác nhận. Tham khảo Tra Cứu Mã Số Thuế Cá Nhân Người Nước Ngoài Tại Việt Nam – 5 Cách Nhanh Nhất để kiểm tra thông tin.

Những lưu ý khi thực hiện quyết toán thuế khi về nước cho người nước ngoài

Về thời điểm thực hiện

Lập kế hoạch trước:

Chuẩn bị hồ sơ ít nhất 1 tháng trước khi về nước
Nên rời Việt Nam cùng tháng với tháng kết thúc hợp đồng
Tránh để quá thời hạn 45 ngày

Phối hợp với nhân sự:

Làm việc với bộ phận kế toán/HR của công ty
Yêu cầu chứng từ khấu trừ thuế đầy đủ
Xác nhận thông tin lương và các khoản phụ cấp

Về tính chính xác thông tin

Kiểm tra kỹ lưỡng:

Đối chiếu chứng từ khấu trừ với bảng lương
Xác minh số thuế đã nộp trong năm
Kiểm tra thông tin cá nhân trên tờ khai

Lưu trữ chứng từ:

Giữ bản sao tất cả giấy tờ đã nộp
Lưu biên lai nộp thuế và kết quả quyết toán
Chuẩn bị cho việc kiểm tra sau này (nếu có)

Về trường hợp đặc biệt

Thu nhập từ nhiều nguồn:

Người có thu nhập vãng lai từ nhiều nguồn khác nhau phải tự thực hiện quyết toán
Không được ủy quyền trong trường hợp này
Phải kê khai đầy đủ tất cả nguồn thu nhập

Thay đổi tình trạng cư trú trong năm:

Cần điều chỉnh lại việc kê khai nếu có thay đổi ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế
Có thể phát sinh tiền chậm nộp hoặc thuế nộp thừa

Câu hỏi thường gặp về quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài

Người nước ngoài làm việc dưới 183 ngày có phải quyết toán không?

Không phải quyết toán. Người nước ngoài không cư trú (dưới 183 ngày và không có nơi ở thường xuyên) chỉ cần khai thuế hàng tháng/quý theo thuế suất 20%.

Có thể ủy quyền cho người khác quyết toán thuế không?

Có thể ủy quyền. Người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc có thể ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập hoặc cá nhân khác quyết toán thuế. Bên nhận ủy quyền phải cam kết chịu trách nhiệm về số thuế phải nộp.

Quá thời hạn 45 ngày thì xử lý như thế nào?

Bị phạt vi phạm hành chính. Mức phạt có thể lên đến 25 triệu đồng tùy theo mức độ vi phạm. Vẫn phải hoàn thành thủ tục quyết toán và nộp đủ thuế.

Có thể hoàn thuế sau khi đã về nước không?

Có thể hoàn thuế. Trường hợp muốn hoàn thuế TNCN nộp thừa sau khi đã về nước, có thể thực hiện theo hướng dẫn riêng.

Trường hợp công ty đã giải thể thì xử lý sao?

Vẫn phải quyết toán. Trường hợp tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động, cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu để xử lý hồ sơ mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ.

Người nước ngoài có thu nhập từ nước ngoài xử lý ra sao?

Phải kê khai đầy đủ. Cần có tài liệu chứng minh về số tiền đã trả và sử dụng mẫu 20/TXN-TNCN để xác nhận thu nhập.

Quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài về nước là nghĩa vụ pháp lý quan trọng với quy định rõ ràng về điều kiện, thời hạn và hồ sơ. Chỉ cá nhân cư trú (≥183 ngày) mới phải quyết toán trong vòng 45 ngày từ ngày xuất cảnh. Việc thực hiện đúng quy định giúp tránh mức phạt lên đến 25 triệu đồng và đảm bảo quyền lợi hoàn thuế.

Để đảm bảo tuân thủ, người nước ngoài nên:

Xác định rõ tình trạng cư trú từ đầu năm
Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác
Lựa chọn phương thức quyết toán phù hợp (trực tiếp hoặc ủy quyền)
Hoàn thành thủ tục trong thời hạn quy định

Trong trường hợp có thắc mắc hoặc tình huống phức tạp, nên tham khảo ý kiến chuyên gia thuế hoặc liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế để được hướng dẫn cụ thể.