15 cách nâng cao kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ cần thiết  nhưng nhiều người vẫn không quan tâm đến nó và sắp xếp công việc một cách tuỳ hứng không có logic. Vậy tại sao nó lại quan trọng đến vậy để EIV nói cho bạn hiểu rõ hơn nhé, và cách để quản lý thời gian hợp lý.

Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Kỹ năng quản lý thời gian là cách sắp xếp thời gian cho công việc và cuộc sống cá nhân, có thể hình dung là một ngày bạn phải làm như thế nào để có thể cân đối được mọi thứ để không bị mất cân bằng giữa nhiều thứ. Kiểm soát mọi thứ, sắp xếp thật logic là việc đòi hỏi của quản lý thời gian, nhiều người có quá nhiều thứ cần làm trong một ngày dẫn đến không biết sắp xếp việc gì cần làm trước do đó họ thường hay bị mất cân bằng giữa nhiều việc.

Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian

Kiểm soát được công việc

Đối với nhiều người lượng câu việc của họ nhiều đến nỗi không có thời gian để nghỉ ngơi thậm chí họ còn làm nhiều việc cùng một lúc điều này ảnh hưởng đến chất lượng công việc cũng như ảnh hưởng đến sức khoẻ của bạn. Bạn cần kiểm soát được công việc của mình biết cái nào nên làm trước cái nào dành ít thời gian hơn, bạn có thể lập một thời khoá biểu để sắp xếp công việc. Nắm được kỹ năng quản lý thời gian bạn sẽ dễ dàng kiểm soát được công việc của mình.

Tăng năng suất 

Làm nhiều thứ cùng một lúc mà không có sự sắp xếp khiến bạn sẽ dễ bị lẫn lộn không thể hoàn thành được đúng thời hạn điều này dẫn đến năng suất công việc của bạn bị giảm sút hơn. Năng suất công việc ảnh hưởng đến chất lượng công việc của bạn, nếu bạn làm việc không có sự sắp xếp thì bạn chỉ làm theo một cách thiếu chủ động nhưng khi bạn biết cách thì làm việc có hiệu quả năng suất hơn.

Giảm căng thẳng

Làm quá nhiều việc trong hàng giờ khiến bạn dễ căng thẳng, mệt mỏi vì não bộ phải hoạt động lâu không được nghỉ ngơi. Bạn nên vừa làm vừa nghỉ ngơi chứ không nên vùi đầu quá nhiều vào công việc, đã có rất nhiều người phải nhập viện kiệt sức vì làm việc mà không được nghỉ ngơi, nên nếu bạn yêu thương chính mình thì nên dành cho bản thân chút thời gian để thư giãn đầu óc.

Xây dựng một thói quen tốt

Rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian tốt nhằm xây dựng một thói quen lành mạnh, tích cực để từ đó bản thân trở nên dễ chịu hơn, bản thân cũng tạo cho mình sự kỉ luật không sống buông thả. Thói quen sắp xếp công việc để cân bằng cuộc sống ảnh hưởng tích cực đến cả thể chất lẫn tinh thần của bạn vậy nên cần xây dựng nó để bạn ngày thêm khoẻ mạnh hơn.

Không mất quá nhiều công sức

Khi mọi thứ được sắp xếp thì công việc cũng được hoàn thành dễ dàng không tốn quá nhiều thời gian của bạn, nếu còn dư thời gian bạn cũng có thể lầm những công việc yêu thích của mình. Công việc đã được sắp xếp thì làm theo tiến độ bạn xây trước sẽ nhanh và hiệu quả hơn thay vì làm nhiều việc cùng lúc sẽ mất nhiều công sức hơn.

5 phương pháp quản lý thời gian thông minh

Phương pháp M.I.T (Most important task)

Phương pháp này là tập trung vào những việc quan trọng nhất, nghĩa là những việc quan trọng bạn nên đầu tư nhiều thời gian vào hơn. Cách này giúp bạn phân chia biết được công việc nào quan trọng để ưu tiên làm trước hoặc cần nhiều thời gian để làm, với cách này bạn sẽ không bị lỡ những việc quan trọng.

Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower

Phương pháp này chia thành 4 ô: Khẩn cấp và không khẩn cấp; Quan trọng và không quan trọng. Như vậy khi có bảng này bạn có thể list các công việc tuỳ theo mức độ tính chất của nó, phương pháp này khá dễ chỉ cần bạn biết sắp xếp cân đối mọi thứ thì công việc cũng sẽ dễ thở hơn nhiều.

Phương pháp Pomodoro

Quy luật của phương pháp này là khi bạn làm việc trong 25 phút thì nghỉ ngơi 5 phút và cứ lặp lại quy trình đó cho đến khi hoàn thành hết công việc. Với phương pháp này bạn sẽ có thời gian để nghỉ ngơi sau mỗi lần làm việc căng thẳng. Đây cũng là phương pháp được rất nhiều người áp dụng để vừa có thể nghỉ ngơi nhưng cũng vừa có thể hoàn thành được công viêc không bị trễ .

Phương pháp The 2- Minutes Rule

Phương pháp này được biết đến với cách làm như sau với 2 phút hoặc ít hơn 2 phút bạn nên suy nghĩ thử có công việc nào có thể hoàn thành xong trong khoảng thời gian đó. Phương pháp này phù hợp với những công việc nhỏ lặt vặt vì đôi khi nó nhỏ nên bạn có thể lãng quên nó, vậy nên hãy thử áp dụng cách này để không bỏ lỡ bất cứ việc gì bạn nhé!

Phương pháp Batching ( Làm theo nhóm)

Phương pháp này được áp dụng khi bạn tập trung làm một công việc duy nhất trong một khoảng thời gian dài như bạn muốn chỉnh sửa edit một video thì ban tập trung vào nó không nên để trì hoãn đến nhiều ngày sau. Phương pháp này đòi hỏi bạn phải đủ sức kiên nhẫn và tập trung hoàn thành không được sao nhãng những chuyện khác, khi áp dụng nó bạn sẽ hoàn thành triệt để một công việc mà không cần dời nó sang những ngày khác.

Phương pháp quản lý thời gian được áp dụng trong doanh nghiệp

Quy tắc 4D ( Do – Dump – Delegate – Defer)

Do: Nghĩa là thực hiện làm công việc đó ngay lập tức.

Dump: Xoá bỏ ( nghĩa là xem xét thử công việc này có quan trọng không? nếu không bạn nên bỏ nó đi).

Delegate: Uỷ quyền ( giao lại công việc cho người có chuyên môn hơn, tận dụng các nguồn lực có sẵn).

Defer: Hoãn lại ( nếu công việc không mang tính cấp bách bạn có thể hoãn lại để dành thời gian cho việc khác).

Quy tắc 40-30-20

Đây là quy tắc được áp dụng trong rất nhiều doanh nghiệp. 40% dành cho những việc quan trọng nhất, 30% dành cho công việc quan trọng thứ 2, 20% dành cho công việc quan trọng thứ 3. Phương pháp này giúp bạn phân bổ công việc nào quan trọng nhất sẽ làm đầu tiên và từ đó giảm dần.

 Mẹo quản lý thời gian ở nơi làm việc, công sở

Sắp xếp chia nhỏ công việc 

Bạn có thể áp dụng những quy tắc phương pháp trên để sắp xếp công việc, chia nhỏ mọi thứ ra để có thể hoàn thành nhanh hơn thay vì ôm đồm hết mọi việc trong một lúc thì hiệu quả không nhanh mà cũng không cao, bạn sẽ chỉ cảm thấy áp lực hơn thôi. Sắp xếp chia nhỏ không đồng nghĩa với việc làm không xong rồi bỏ đó mà đã chia nhỏ thì bạn nên hoàn thành dứt điểm để không ảnh hưởng đến những công việc khác phía sau.

Chỗ làm việc ngăn nắp

Bố trí bàn làm việc khoa học ngăn  nắp tạo cảm hứng làm việc cho bạn, bàn làm việc không nên chứa quá nhiều đồ không cần thiết tránh bị mất tập trung mà nên chỉ có những tài liệu cần thiết. Bên cạnh đó bạn phải sắp xếp mọi thứ cho dễ lấy dễ nhìn không bị lộn xộn. Bàn làm việc ngăn nắp giúp bạn làm việc hiệu quả nhanh chóng hơn.

Ghi chú công việc rõ ràng

Bạn nên list những đầu việc cần làm vào sổ tay của mình để biết được hôm nay cần giải quyết công việc nào trước, khi ghi chú như vậy bạn sẽ nắm rõ được công việc của mình không bị lẫn lộn giữa các công việc. Những việc quan trong phải hoàn thành sớm thì bạn phải ưu tiên lên hàng đầu để hoàn thành trước còn những việc không cần hoàn thành sớm nên ghi sau cùng, cứ hoàn thành xong nhiệm vụ nào bạn nên tích dấu để nhận thấy rõ được tiến độ công việc.

Sử dụng phần mềm quản lý

Nếu bạn không muốn ghi vào sổ tay thì có thể sử dụng một số phần mềm để phân chia công việc như gogle callendar để chia các công việc trong ngày trong tuần. Phần mềm quản lý công việc dễ dàng mở và sắp xếp nên được rất nhiều người sử dụng. Mỗi phần mềm có cách dùng sắp xếp khác nhau nhưng công năng thì tương tự nhau, bạn có thể list công việc cho mỗi ngày, phần mềm sẽ thông báo bạn qua máy tính hoặc điện thoại nếu bạn tải về điện thoại.

Loại bỏ những thứ gây mất tập trung

Những thứ không hỗ trợ giúp bạn làm việc thì bạn không nên bỏ trên bàn làm việc, ngay trước mắt bạn điều đó khiến bạn không tâp trung chỉ suy nghĩ đến những thứ đó mà thôi. Những thứ có thể khiến bạn mất tập trung như đồ ăn, điện thoại, những thứ lặt vặt linh tinh,… có thể khiến bạn mất tập trung không thể làm việc năng suất nhanh chóng được, nên để không bị sao nhãng thì nên để nó ở những nơi như hộc bàn là cách tốt nhất.

Học cách từ chối nói “không”

Bạn nên biết thời gian là vàng vậy nên bạn chỉ nên tập trung vào công việc của mình không nên hoà theo những thứ xô bồ phía ngoài. Bạn có thể từ chối tán dóc với đồng nghiệp, từ chối nhận thêm công viêc trong khi việc của mình chưa xong, từ chối khéo những lời mời ăn chơi với người khác,…

Đọc sách hướng dẫn cách quản lý thời gian

Nếu bạn không biết phải quản lý thời gian như thế nào thì có thể tham khảo một số sách hướng dẫn chi tiết kỹ năng này:

• Tuần làm việc 4 giờ (The 4-Hour Workweek – Tim Ferriss): Giúp bạn quản lý thời gian làm việc trong 4 tiếng mỗi tuần nhưng vẫn đạt được hiệu quả công việc
• Hoàn thành mọi việc không hề khó (Getting Things Done – David Allen): Cuốn sách giúp bạn cảm thấy bớt căng thẳng hơn trong việc quản lý thời gian và đưa ra một số mẹo nhỏ cho bạn.
• Tư duy tối ưu (First Things First – Stephen Covey): Các cách để xác định lên kế hoạch thực hiện.
• Priorities: Mastering Time Management – James C. Petty: Hướng dẫn về cách đặt thứ tự ưu tiên và dành thời gian cho việc quan trọng.

Lên mục tiêu

Bạn có thể đặt mục tiêu một ngày sẽ hoàn thành bao nhiêu công việc, giải quyết công việc nào. Khi có mục tiêu rồi bạn sẽ có thêm động lực để làm việc hơn, tranh bị trì hoàn đến những ngày làm việc sau. Lên danh sách rõ ràng cùng với mục tiêu để bạn biết được bạn đã hoàn thành được bao nhiêu, có cần tăng tốc nữa không,…

Nâng cao kĩ năng văn phòng

Những kĩ năng văn phòng như đánh văn bản, đánh máy vi tính, tìm kiếm thông tin,… bạn nên luyện tập để nâng cao khả năng của bản thân, như thế sẽ tăng được hiệu suất công việc như thế công việc sẽ được hoàn thành nhanh hơn không bị mất thời gian. Bên cạnh đó, dành thời gian học thêm các công cụ hữu ích hoặc tham gia các khóa học để nâng cao kỹ năng làm việc, giúp bạn tăng năng suất làm việc một cách đáng kể.

Làm sao để biết bản thân có quản lý thời gian hiệu quả hay không

Hoàn thành công việc đúng hạn

Đây là biểu hiện rõ nhất là bạn đang có quản lý thời gian đúng cách không, bạn luôn hoàn thành công việc đúng hạn hoặc thậm chí trước cả thời hạn được giao. Công việc không bị đình trệ, chất thành một đống mà được hoàn thành như đúng dealine, cũng là biểu hiện tốt cho thấy cách quản lý thời gian của bạn hiện tại nó đã có tác dụng, bạn có thể áp dụng nó lâu dài và giới thiệu nó đến nhiều người khác.

Đạt được mục tiêu

Mục tiêu có thể là hoàn thành đúng hạn, sớm trước hạn, không bị trễ,…. Khi bạn có những mục tiêu dự định khác như đi chơi hay hoạt động ngoài giờ thì việc quản lý thời gian hoàn thành công việc sớm thì những mục tiêu bên lề cũng sẽ được thực hiện. Đây có lẽ là điều bạn sẽ nhận ra mình đang quản lý thời gian ở mức tốt khi vừa cân bằng được cuộc sống và công việc điều này tạo ra một thói quen tốt cho bạn.

Ít bị áp lực, stress

Khi bạn không còn cảm thấy quá căng thẳng với công việc hoặc không còn thấy mình phải chạy đua với thời gian nữa đồng nghĩa là bạn đang sắp xếp thời gian hiệu quả và năng suất làm việc cũng ổn định hơn. Có rất nhiều người luôn cảm thấy nghẹt thở vì công việc quá nhiều không thể quán xuyến nổi, dẫn đến bị áp lực suy nghĩ tiêu cực, nhưng khi biết cách làm việc như thế nào, sắp xếp công việc ra sao cho hợp lý thì căng thẳng sẽ ngày được giảm bớt. Đôi lúc công việc không quá nặng nhưng vì nó lại quá nhiều khiến bạn không quản lý hết mới xảy ra tình trạng như vậy.

Làm việc năng suất

Bạn quản lý được quỹ thời gian làm việc thì cũng có nghĩa là công việc đều được lên trước đâu vào đó, khi làm việc này cũng sẽ không lo lắng cho việc khác như thế bạn sẽ tập trung hơn và làm việc năng suất hơn trước. Mỗi công việc được sắp xếp bạn dành tâm trí cho nó nhiều hơn không vướng bận những chuyện khác, đã làm chuyện gì thì nên tập trung vào nó không nên suy nghĩ đến chuyện khác như thế năng suất mới tăng hiệu quả công việc được cải thiện.

Phản hồi tích cực

Bạn sẽ nhận được thấy bản thân đang làm rất tốt, người khác cũng thấy sự thay đổi của bạn, bạn sẽ nhận được những phản hồi từ đồng nghiệp hoặc cấp trên. Bạn sẽ như là một con người mới thay đổi hoàn toàn lối sống cũ điều này ảnh hưởng tích cực đến những người xung quanh bạn, họ sẽ xem bạn như một động lực để cùng phát triển. Công việc làm tốt thì bạn sẽ nhận được những lời khen tích cực từ bạn bè, cấp trên đồng nghiệp đây là những thành quả mà bạn đã bỏ ra trong suốt thời gian qua.

EIV đã tổng hợp giúp bạn một số phương pháp để rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, bạn có thể xem xét phương pháp nào phù hợp với bạn và áp dụng nó vào thực tiễn nhé! Ngoài ra nếu bạn đang muốn học thêm tiếng Anh nhưng không thể sắp xếp thời gian thì EIV giới thiệu cho bạn khoá học: Tiếng Anh online cho người đi làm  để bạn có thể linh hoạt được thời gian nhé!