Nắm bắt kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Trong các loại kỹ năng mềm thì kỹ năng giao tiếp có là là kỹ năng được nhiều người tìm hiểu học hỏi nhiều nhất vì đây là kỹ năng được sử dụng rất nhiều trong hàng ngày, nhưng dù vậy vẫn có nhiều người còn mắc nhiều lỗi khi giao tiếp vậy nên họ luôn tìm cách để học thêm về nó. Vậy cùng EIV giúp bạn hiểu kỹ năng giao tiếp nhé!

Kỹ năng giao tiếp là gì?

 

Giao tiếp là hoạt động nói chuyện, tương tác giữa con người với nhau, đây là quá trình truyền đạt thông tin, ý kiến, ý nghĩa của bản thân tới đối phương. Giao tiếp không chỉ là muốn nói mà nó cần có kỹ năng để khi giao tiếp cả mình và đối phương cảm thấy thoải mái, hài lòng, hợp lý tránh được những xích mích. Ngoài giao tiếp qua lời nói chúng ta còn có giao tiếp qua ánh mắt, ngôn ngữ cơ thể, cử chỉ; mỗi hành động của bạn hoặc đối phương đều cho thấy chúng ta đang nghĩ gì, đang muốn nói gì, cảm xúc như thế nào.

Giao tiếp cũng có vai trò đóng góp xây dựng mối quan hệ giữa mỗi con người, nó cũng là cầu nối để gắn kết chúng ta lại với nhau, thiết lập mối quan hệ học tập, gia đình, công việc.

Vai trò của kỹ năng giao tiếp

Trong các mối quan hệ khi bạn có kỹ năng giao tiếp tốt bạn sẽ có nhiều ưu thế hơn so với những người khác, bạn sẽ giữ duy trì được những quan hệ cũ còn với những người mới quen họ sẽ có nhiều ấn tượng tốt với bạn và muốn xây dựng mối quan hệ với bạn cho sau này. Bên cạnh đó trong công việc bạn sẽ biết cách cư xử với đồng nghiệp và cấp trên của mình; đối với đồng nghiệp họ sẽ đối xử thân thiện với bạn còn với sếp bạn sẽ ghi điểm trong mắt họ như thế sẽ giúp bạn có cơ hội thăng tiến trong tương lai. Với những quan hệ bạn bè thì đây là cách để bạn có thể kết nối gắn kết với họ để trở nên thân thiết hơn.

Đơn nhiên khi có những vấn đề liên quan đến thảo luận, thương thảo người khác sẽ nghĩ ngay đến bạn, do đó bạn thường xuyên sẽ được nhận được thêm nhiều công việc, gây ấn tượng với người khác như vậy cơ hội công việc của bạn sẽ ngày thêm dễ dàng.

Vì giao tiếp tốt nên bạn sẽ tiếp xúc với nhiều người nên bạn hiểu được nhiều loại cảm xúc của nhiều người từ đó bạn sẽ thấu hiểu đồng cảm họ hơn, sau này khi bạn làm việc hay gặp ai đó bạn sẽ dễ nắm bắt được tâm lý của họ để có thể giao tiếp như thế nào phù hợp với cảm xúc của đối phương. Và cũng nhờ thế bạn mới biết nên biểu lộ cảm xúc như thế nào phù hợp với tình huống tránh việc bốc đồng bộc lộ những cảm xúc không đáng có.

Ngoài ra bạn nắm được kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp bạn tự tin hơn trong giao tiếp, khi người khác nhìn vào bạn là hình ảnh của một người luôn toả ra năng lượng tích cực có sức hút, còn khi không tự tin bạn sẽ chẳng thể dễ dàng bắt chuyện với họ như thế sẽ chỉ thiệt thòi cho bạn. Hơn hết khi nắm bắt được tình hình hay câu chuyện bạn sẽ thể hiện được sự chuyên nghiệp của bản thân trong giải quyết vấn đề.

Thêm nữa khả năng giao tiếp của bạn đủ tốt bạn sẽ có được một phong cách riêng của bản thân, nhiều người có sự hảo cảm tốt với bạn, càng có nhiều điểm nhấn sự khác biệt tích cực bạn sẽ có nhiều cơ hội sau này kể cả trong công việc hay là những mối quan hệ khác. Kỹ năng giao tiếp tốt là cầu nối giữa bạn và tất cả mọi người, tạo được sự tin tưởng quý mến của họ.

Các hình thức trong giao tiếp

Giao tiếp qua lời nói

Đây là hình thức phổ biến nhất và được chú trong nhất, bạn không thể sử dụng từ ngữ âm giọng khi nói giống nhau với tất cả mọi người. Tuỳ vào đối phương là ai bạn nên có nhiều cách để giao tiếp và cũng tuỳ vào tình huống hiện tại bạn phải có cách ứng xử phù hợp để không bị đánh giá là không biết cách giao tiếp.

Giao tiếp qua văn bản

Văn bản đây có thể là qua mail, công văn, thông báo,… hình thức này thường mang tính trang nghiêm không thể hiện nhiều được cảm xúc của cá nhân, bạn phải biết được đối phương mà mình cần gửi thư là ai, cách viết một bức thư mail như thế nào mới là đúng.

Bạn có thể tham khảo một số bài viết hướng dẫn cách viết thư mail trang trọng.

Giao tiếp qua ánh mắt, ngôn ngữ cơ thể

Hình thức giao tiếp này cũng là một kiểu giao tiếp thông qua đó đối phương có thể nhìn thấy được cảm xúc của bạn và đôi khi bạn không nói người khác cũng có thể biết được bạn đang cảm thấy như thế nào. Với ngôn ngữ hình thể bạn có thể có những ngôn ngữ hình thể để có thể tạo sự chú ý của đối phương, cái này có sự ảnh hưởng khi bạn thuyết trình trước đám đông lớn.

Giao tiếp bằng hình ảnh

Bao gồm các giao tiếp như biểu đồ, tranh ảnh,bản đồ,…. Biểu đồ là thể hiện được dữ liệu, tranh ảnh có thể là một bức tranh bức ảnh mà bạn muốn truyền tải thông điệp đến người khác, bản đồ là biểu đạt một vị trí địa lý nào đó mà bạn muốn nói đến.

Cách rèn luyện kỹ năng giao tiếp

Lắng nghe

Khi đối phương đang nói chuyện bạn nên lắng nghe họ là họ đang nói gì, nghe ở đây không chỉ là nghe bằng tai mà còn nghe từ trái tim của bạn điều này cho thấy bạn có thật sư tôn trọng đối phương hay không. Khi nghe bạn cần tập trung vào ý mà đối phương muốn nhấn mạnh, không nên làm những việc khác khi đối phương đang nói.

Nói chuyện rõ ràng

Khi nói chuyện bạn nên nói chuyện một cách rõ ràng rành mạch không nên vừa nói vừa cười hay là nói đứt quãng như thế việc bạn truyền đi thông tin người nhận sẽ không thể bắt được ý của bạn điều này dẫn đến họ sẽ hiểu sai ý của bạn.

Sử dụng tông giọng

Khi nói chuyện bạn cũng nên có một âm giọng dễ nghe đủ để đối phương nghe được những gì bạn nói. Cái này khá phụ thuộc vào trường hợp nào bạn đang gặp phải như bạn đến những nơi trang nghiêm thì nên nói chuyện một cách trang trọng, đến những bữa tiệc bạn nên nói chuyện vui vẻ thoải mái,…. nhưng có những lúc có mâu thuẫn bạn nên cố gắng kiểm soát âm giọng của mình để vấn đề được thuyên giảm tránh những sự việc không đáng có sẽ xảy ra.

Kết hợp ngôn ngữ cơ thể

Khi nói bạn không nên đứng im mà nên có nhiều ngôn ngữ cơ thể như thế người khác sẽ thu hút bởi bạn, ngôn ngữ cơ thể cũng biểu đạt được suy nghĩ cảm xúc của bản thân được hiệu quả hơn. Tuy vậy bạn nên chỉ làm hành động này vài lần thôi như là để điểm nhấn không nên làm quá nhiều lần tránh bị rối mắt và đối phương không tập trung được những gì bạn nói.

Nhớ tên đối phương

Khi bạn gặp lần đầu bạn nên cố gắng nhớ tên họ sau này khi gặp lại bạn chủ động chào gọi tên của họ thì đối phương sẽ có nhiều ấn tượng tốt với bạn, đây là cách bạn gây ấn tượng với họ cũng như có thể xây dựng thêm một quan hệ mới với người khác. Điều này thể hiện bạn tôn trọng họ dù là những điều nhỏ nhất, tạo thiện cảm cho những làm giao tiếp sau này.

Nói chuyện bằng mắt

Với những người bắt được cảm xúc tốt chỉ cần một cái nhìn thông qua mắt họ sẽ thấy được bạn đang nghĩ gì, vì đôi lúc chúng ta không nói gì nhưng qua ánh mắt bạn vẫn có thể biểu lộ được cảm xúc của bản thân. Khi giao tiếp với ai bạn nên kết hợp cùng với ánh mắt của mình như thế họ không những có thiện cảm với cách bạn nói chuyện mà còn có ánh mắt của bạn làm họ ấn tượng.

Điều khiển cảm xúc

Điều này được sử dụng khi bạn đang trong một tình huống tranh cãi, tranh chấp. Khi đang ở trong giai đoạn đó đôi lúc chúng ta không kiểm soát được cảm xúc cá nhân và có cách ứng xử gay gắt ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa bạn và đối phương. Cũng vì bạn không thể kiềm chế được cảm xúc của mình mới xảy ra những việc không đáng có như thế.

Nên biết cách trả lời

Khi đối phương nói chuyện bạn có thể canh đúng lúc để xen tiếp câu chuyện cho họ thấy được bạn đang quan tâm tập trung vào điều họ đang nói, điều này có nghĩa là bạn không chỉ lắng nghe mà bạn còn tiếp thu và phản hồi câu hỏi của họ. Biết cách trả lời hợp lý như thế sẽ đúng với tình huống hiện tại cũng như làm hài lòng đối phương.

Thái độ tích cực, thân thiện

Khi nói chuyện bạn nên có sự cởi mở vui vẻ để đối phương thấy thoải mái cũng như họ nhìn thấy được hình ảnh con người của bạn. Sự tích cực luôn là một nguồn năng lượng tốt để thu hút thêm nhiều người đến với bạn, vậy nên bạn nên cải tạo cho mình một sự vui vẻ khi nói chuyện với người khác.

Góp ý mang tính chất thiện chí

Bạn phê bình người khác hay nhìn thấy lỗi sai của họ mà muốn nói ra thì nên nói bằng giọng điệu bình thường không nên nói chuyện mỉa mai, gay gắt như thế là một điều không hay trong mắt nhiều người, điều này ảnh hưởng đến các mối quan hệ của bạn sau này. Bạn nói chuyện góp ý nhỏ nhẹ người ta cũng sẽ không cảm thấy bị áp lực mà xem đó như là một lời khuyên chân thành của bạn, bạn cũng thật sự mong họ tốt hơn mà thôi.

Tham gia các khoá học

Hiện nay trên thị trường có nhiều khoá học về kỹ năng này bạn có thể tìm hiểu và dành thời gian để học thêm bổ sung được kỹ năng mềm cho bản thân

Ghi âm và tự đánh giá

Khi ghi âm bạn sẽ nghe được cách mình nói chuyện và phản ứng của đối phương như thế nào từ đó tìm ra được điểm yếu của bản thân

Tránh ngôn ngữ tiêu cực

Những ngôn ngữ tiêu cực sẽ chỉ khiến mối quan hệ giữa bạn và mối quan hệ xong quanh đó nên đây cũng là điều nên tránh. Hãy chỉ nên dùng ngôn ngữ lành mạnh tích cực trong các buổi nói chuyện của bạn.

Nhìn vào ngôn ngữ cơ thể của họ

Nhìn vào được ngôn ngữ cơ thể của đối phương bạn sẽ thấy được cảm xúc của họ đang như thế nào. Điều này giúp bạn sẽ phản ứng thế nào để phù hợp với tình huống hiện tại

Một số yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng giao tiếp 

Đây không chỉ riêng là một kỹ năng mà nó còn cho thấy được bạn là người có sự nhạy bén, tinh tế khi giao tiếp hay không. Khi giao tiếp bạn ảnh hưởng đến nhiều yếu tố bao gồm như

Biết cách lắng nghe

Lắng nghe cũng là một cách giao tiếp hay tinh tế thể hiện sự tôn trọng với đối phương, lắng nghe không chỉ nghe qua tai mà phải hiểu để có thể phản hồi được đối phương

Ghi nhớ những thứ người khác nói

Những điều quan trọng họ nói bạn phải ghi nhớ vì đó có thể là những nội dung quan trọng, như thông báo, lời hứa,… thì bạn cũng cần nhớ

Trả lời đúng ý trọng tâm

Người khác hỏi sao thì bạn cứ trả lời như vậy hoặc bạn có thể thêm những thông tin bổ sung quan trọng, đừng nên làm phiền người khác bằng những câu chuyện vô nghĩa

Nói chuyện giọng điều phù hợp

Tuỳ vào đối phương bạn sẽ nói chuyện bạn cần có cách nói chuyện khác nhau cùng với tông giọng khác nhau để phù hợp

Tự tin, chuyên nghiệp

Nói chuyện tự tin rành mạch cũng là cách thu hút đối phương, người khác cũng đánh giá bạn là người có giao tiếp tốt

Chia sẻ, đồng cảm với cảm xúc người khác

Chia sẻ cảm xúc đồng cảm với họ là cách bạn kết nối với người khác, để họ thấy thoải mái hơn với họ

Tôn trọng lời nói đối phương

Khi đối phương đang nói bạn nên để họ nói không nên cắt ngang lời họ, hay khi họ nói sai thì không nên chế giễu mà chỉ nhẹ nhàng nhắc nhở thôi

Ngôn ngữ ánh mắt hài hoà

Ánh mắt giống như là cửa sổ trong tâm hồn của bạn qua đó đối phương có thể nhìn thấy được cảm xúc của bạn vậy nên khi nói chuyện hãy dùng ánh mắt hài hoà với đối phương

Thân thiện, cởi mở

Thái độ thân thiện cởi mở khi nói chuyện sẽ tạo được thiện cảm với đôi phương, sau này khi nói chuyện giữa bạn và đối phương sẽ trở nên thân thiết hơn.

Các lỗi trong giao tiếp mà bạn hay gặp phải

• Không tập trung lắng nghe người khác nói, làm những công việc khác khi họ đang nói chuyện với bạn.
• Đang nói chuyện với người khác mà thấy người nào đó rồi bạn ngắt ngang cuộc trò chuyện để bắt chuyện với người thứ 3.
• Nói chuyện cộng thêm cười đùa không đúng lúc.
• Nói chuyện không rõ ràng, không đầu đuôi, đối phương không hiểu được điều bạn muốn nói truyền đạt.
• Sử dụng ngôn từ khó hiểu, hoặc kết hợp tiếng Việt cùng tiếng Anh gây khó chịu cho người nghe .
• Sử dụng ngôn ngữ bạo lực, nói tục là điều cấm kị khi giao tiếp.
• Không giữ lời hứa, không phản hồi lại câu hỏi nhanh chóng chính xác khiến họ phải chờ đợi bạn.
• Giao tiếp vòng vo, không đúng trọng tâm khiến đối phương khó hiểu mất thời gian để nghe bạn nói.

Một số những câu hỏi trong kỹ năng giao tiếp

Bạn là người hướng nội thì phải giao tiếp thế nào?

Khi bạn là người hay ngại ngùng, rụt rè thì bạn nên tìm hiểu vấn đề thực sự là nằm ở đâu, bạn có thể nhìn ra được trong khi giao tiếp với người khác hoặc tìm kiếm ai là chuyên gia để xin lời khuyên. Bên cạnh đó bạn có thể tập luyện trước khi nói, rèn luyện từng ngày bạn sẽ nâng cao được kỹ năng của mình.

Làm thế nào để biết mình có phải là người giao tiếp tốt hay không?

Bạn có thể nhìn phản ứng của đối phương nếu sau này họ muốn nói chuyện với bạn thì có nghĩa bạn là người giao tiếp tốt còn nếu không thì ngược lại, hoặc bạn có thể hỏi người khác đánh giá về cách nói chuyện của mình từ đó biết được bạn là người giao tiếp tốt hay không.

Bạn đã nắm rõ hơn về kỹ năng giao tiếp rồi đúng không nào, kỹ năng này rất cần thiết đối khi bạn làm bất cứ gì trong cuộc sống, có giao tiếp tốt thì bạn mới có thể mở ra nhiều cơ hội hơn cho bản thân. Bên cạnh đó khi bạn đi làm ở các công ty liên quan đến tiếng Anh bạn nên có một vốn tiếng Anh nhất định để giao tiếp được với họ. EIV xin giới thiệu khoá học: Tiếng Anh cho người đi làm của EIV bạn nhé!