Hướng Dẫn Báo Tăng BHXH Cho Người Nước Ngoài: Quy Trình, Hồ Sơ Và Thời Hạn 2025

Báo tăng BHXH cho người nước ngoài phải thực hiện trong 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động, với mức đóng 30% tiền lương (người lao động 9,5% + người sử dụng lao động 20,5%) theo Luật BHXH 2024. Quy trình gồm 3 bước chính: đăng ký mã đơn vị (nếu lần đầu), chuẩn bị hồ sơ với 3 mẫu biểu (TK3-TS, TK1-TS, D02-LT), và nộp trực tiếp hoặc online tại BHXH quận/huyện nơi trụ sở chính. Thời gian xử lý là 10 ngày làm việc sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Chậm báo tăng sẽ bị phạt 12-15% tổng số tiền phải đóng (tối đa 75 triệu đồng đối với cá nhân, 150 triệu đồng đối với tổ chức) theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Các trường hợp nào thì người lao động nước ngoài phải tham gia BHXH bắt buộc tại Việt Nam?

Người lao động nước ngoài phải tham gia BHXH bắt buộc khi đáp ứng 3 điều kiện: (1) Có hợp đồng lao động từ đủ 12 tháng trở lên, (2) Không thuộc diện di chuyển nội bộ doanh nghiệp, và (3) Chưa đủ tuổi nghỉ hưu tại thời điểm ký hợp đồng theo Điều 2 Luật BHXH 2024.

Ba điều kiện bắt buộc:

1. Hợp đồng lao động từ 12 tháng trở lên: Hợp đồng xác định thời hạn tối thiểu 12 tháng hoặc hợp đồng không xác định thời hạn với người sử dụng lao động tại Việt Nam.
2. Không phải di chuyển nội bộ: Không thuộc trường hợp di chuyển nội bộ theo Nghị định 143/2018/NĐ-CP về lao động nước ngoài.
3. Chưa đủ tuổi nghỉ hưu: Tại thời điểm giao kết hợp đồng lao động, người lao động nước ngoài chưa đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định của nước họ.

Hai trường hợp ngoại lệ không phải tham gia:

• Người lao động di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp đa quốc gia theo quy định pháp luật về lao động nước ngoài
• Người lao động đã đủ tuổi nghỉ hưu tại thời điểm ký hợp đồng lao động

Xem thêm: Bảo Hiểm Y Tế Cho Người Nước Ngoài Tại Việt Nam

Báo Tăng BHXH Cho Người Nước Ngoài Bao Gồm Những Bước Nào?

Quy trình báo tăng BHXH cho người nước ngoài gồm 3 bước chính với tổng thời gian từ 40-50 ngày: (1) Đăng ký mã đơn vị nếu lần đầu, (2) Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, và (3) Nộp hồ sơ trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký HĐLĐ, sau đó chờ 10 ngày làm việc để BHXH xử lý theo Điều 99 Luật BHXH 2014.

Bước 1: Đăng ký mã đơn vị (nếu lần đầu tiên)

Doanh nghiệp lần đầu báo tăng BHXH cần đăng ký mã đơn vị bằng cách nộp mẫu TK3-TS (Tờ khai đơn vị tham gia BHXH, BHYT) kèm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Mã đơn vị sẽ được cấp để sử dụng cho tất cả lần báo tăng, giảm sau này.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ (1-3 ngày)

Doanh nghiệp chuẩn bị 3 mẫu biểu chính theo Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023:

• Mẫu TK3-TS: Tờ khai đơn vị (nếu có thay đổi thông tin)
• Mẫu TK1-TS: Tờ khai cá nhân cho từng người lao động nước ngoài
• Mẫu D02-LT: Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT

Bước 3: Nộp hồ sơ và nhận kết quả

Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động. Có 2 phương thức nộp:

• Trực tiếp: Tại Bộ phận Một cửa của BHXH quận/huyện nơi đặt trụ sở chính
• Online: Qua cổng dịch vụ công https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/

Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, BHXH sẽ xử lý trong vòng 10 ngày làm việc và thông báo kết quả cho doanh nghiệp.

Hồ Sơ Báo Tăng BHXH Cho Người Nước Ngoài Gồm Những Gì?

Hồ sơ báo tăng BHXH cho người nước ngoài bao gồm 3 mẫu biểu chính theo Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023: Mẫu TK3-TS (Tờ khai đơn vị), Mẫu TK1-TS (Tờ khai cá nhân), và Mẫu D02-LT (Danh sách lao động), kèm giấy tờ đính kèm như bản sao hộ chiếu, giấy phép lao động, hợp đồng lao động có công chứng/chứng thực.

Bảng so sánh 3 mẫu biểu chính:

Mẫu biểu	Mục đích	Người lập	Khi nào cần	Nội dung chính
TK3-TS	Đăng ký/điều chỉnh thông tin đơn vị	Doanh nghiệp	Lần đầu hoặc có thay đổi thông tin	Tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, loại hình, ngân hàng
TK1-TS	Khai báo thông tin cá nhân NLĐ	Người lao động/DN	Mỗi NLĐ mới tham gia	Họ tên, ngày sinh, hộ chiếu, nơi KCB, mức lương
D02-LT	Danh sách NLĐ tham gia BHXH	Doanh nghiệp	Mỗi lần báo tăng	STT, họ tên, số hộ chiếu, chức danh, mức lương đóng

Mẫu TK3-TS: Tờ Khai Đơn Vị Tham Gia BHXH

Mẫu TK3-TS được sử dụng khi doanh nghiệp lần đầu đăng ký tham gia BHXH hoặc khi có thay đổi thông tin về tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản ngân hàng.

Thông tin cần điền:

• Tên đơn vị, mã số thuế
• Địa chỉ trụ sở chính (theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh)
• Loại hình doanh nghiệp (công ty TNHH, cổ phần, FDI…)
• Số điện thoại, email liên hệ
• Tài khoản ngân hàng (để đóng và nhận lại tiền BHXH)

Mẫu TK1-TS: Tờ Khai Cá Nhân Tham Gia BHXH

Mẫu TK1-TS do người lao động nước ngoài hoặc doanh nghiệp kê khai thông tin cá nhân khi lần đầu tham gia BHXH (chưa có mã số BHXH) hoặc khi cần điều chỉnh thông tin đã đăng ký.

Thông tin cần điền:

• Họ và tên (theo hộ chiếu, viết bằng chữ in hoa)
• Giới tính, ngày tháng năm sinh
• Quốc tịch
• Số hộ chiếu (passport number)
• Chức danh công việc theo hợp đồng lao động
• Mức lương tháng đóng BHXH
• Nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu

Lưu ý quan trọng: Họ tên người lao động nước ngoài phải viết bằng chữ in hoa, đúng với phiên âm quốc tế trên hộ chiếu. Không sử dụng dấu tiếng Việt.

Mẫu D02-LT: Danh Sách Lao Động Tham Gia BHXH

Mẫu D02-LT là danh sách tổng hợp thông tin của tất cả người lao động nước ngoài mà doanh nghiệp báo tăng trong tháng, bao gồm họ tên, số hộ chiếu, chức danh công việc, và mức tiền lương đóng BHXH.

Các cột thông tin chính:

• STT
• Họ và tên (in hoa)
• Giới tính
• Ngày tháng năm sinh
• Số hộ chiếu
• Chức danh, công việc
• Mức lương đóng BHXH (bằng số)
• Thời hạn hợp đồng lao động
• Ghi chú (nếu có)

Giấy Tờ Đính Kèm Bắt Buộc

Ngoài 3 mẫu biểu trên, doanh nghiệp phải nộp kèm:

1. Bản sao hộ chiếu (passport) còn hiệu lực của người lao động nước ngoài
2. Bản sao giấy phép lao động hoặc giấy tờ hợp pháp cho phép làm việc tại Việt Nam
3. Bản sao hợp đồng lao động xác định thời hạn từ 12 tháng trở lên
4. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp (nếu lần đầu)

Lưu ý: Tất cả bản sao phải được công chứng hoặc chứng thực hợp lệ theo quy định.

Thời Hạn Báo Tăng BHXH Cho Người Nước Ngoài Là Bao Lâu?

Thời hạn báo tăng BHXH cho người nước ngoài là 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động theo điểm a khoản 1 Điều 99 Luật BHXH 2014. Ví dụ: Nếu ký hợp đồng lao động ngày 15/03/2025, doanh nghiệp phải hoàn thành báo tăng chậm nhất đến ngày 14/04/2025.

Hậu quả khi chậm báo tăng:

Doanh nghiệp chậm báo tăng lao động dẫn đến chậm đóng BHXH sẽ bị phạt từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng BHXH bắt buộc tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính, nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động là cá nhân, hoặc 150.000.000 đồng đối với tổ chức (gấp đôi mức phạt cá nhân) theo điểm a khoản 5 Điều 39 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn phải nộp số tiền lãi bằng 2 lần mức lãi suất đầu tư quỹ BHXH bình quân của năm trước liền kề tính trên số tiền và thời gian chậm đóng theo khoản 3 Điều 122 Luật BHXH 2014.

Xem thêm: Người Nước Ngoài Có Đóng Bảo Hiểm Thất Nghiệp Không?

Địa Điểm Nộp Hồ Sơ Báo Tăng BHXH Cho Người Nước Ngoài Ở Đâu?

Doanh nghiệp nộp hồ sơ báo tăng BHXH tại BHXH quận/huyện nơi đặt trụ sở chính theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, không phải tại chi nhánh hay văn phòng đại diện.

Hai phương thức nộp hồ sơ:

1. Nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa:
   • Đến BHXH quận/huyện nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh
   • Nộp hồ sơ giấy với đầy đủ mẫu biểu và giấy tờ đính kèm
   • Nhận phiếu tiếp nhận hồ sơ
2. Nộp online qua cổng dịch vụ công:
   • Truy cập: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/
   • Đăng ký tài khoản và sử dụng chữ ký số
   • Upload hồ sơ điện tử theo mẫu quy định
   • Nhận kết quả qua email

Thời gian xử lý hồ sơ là 10 ngày làm việc kể từ ngày BHXH nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc có sai sót, BHXH sẽ thông báo để doanh nghiệp bổ sung.

Mức Đóng BHXH Cho Người Nước Ngoài Từ 01/7/2025 Là Bao Nhiêu?

Mức đóng BHXH cho người nước ngoài từ 01/7/2025 là 30% trên tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXH, trong đó người lao động đóng 9,5% và người sử dụng lao động đóng 20,5% theo Điều 33 và Điều 34 Luật BHXH 2024.

Bảng chi tiết tỷ lệ đóng BHXH cho người nước ngoài:

Quỹ	Người lao động	Người sử dụng lao động	Tổng cộng	Ghi chú
Hưu trí và tử tuất	8%	17%	25%	Bắt buộc
Ốm đau và thai sản	0%	3%	3%	Người nước ngoài không đóng
Bảo hiểm y tế	1,5%	0%	1,5%	Bắt buộc
Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp	0%	0,5% *	0,5%	Chỉ NSDLĐ đóng
Bảo hiểm thất nghiệp	0%	0%	0%	Người nước ngoài không tham gia
TỔNG CỘNG	9,5%	20,5%	30%

(*) Lưu ý: Đối với doanh nghiệp hoạt động trong ngành nghề có nguy cơ cao về tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, nếu đủ điều kiện và được Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội chấp thuận, mức đóng vào quỹ BHTNLĐ-BNN có thể giảm xuống còn 0,3% thay vì 0,5% theo Điều 4 Nghị định 58/2020/NĐ-CP.

Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH:

Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bao gồm:

• Mức lương theo công việc hoặc chức danh trong hợp đồng lao động
• Các khoản phụ cấp lương (nếu có)
• Các khoản bổ sung khác theo quy định

Lưu ý: Mức tiền lương đóng BHXH tối thiểu bằng mức lương tối thiểu vùng và tối đa bằng 20 lần mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm đóng.

EIV Education cung cấp dịch vụ cung ứng giáo viên nước ngoài chuyên nghiệp với quy trình 6 bước chặt chẽ: Tư vấn nhu cầu → Tuyển chọn ứng viên → Phỏng vấn và đánh giá → Hỗ trợ thủ tục pháp lý (visa, giấy phép lao động, BHXH/BHYT) → Đào tạo định hướng → Giám sát chất lượng.

Chúng tôi hỗ trợ đầy đủ thủ tục báo tăng BHXH, BHYT cho giáo viên nước ngoài, đảm bảo tuân thủ 100% quy định pháp luật và không để doanh nghiệp bị phạt do chậm báo tăng.

Tìm hiểu chi tiết dịch vụ cung ứng giáo viên nước ngoài tại đây

Câu Hỏi Thường Gặp Về Báo Tăng BHXH Cho Người Nước Ngoài

Hợp Đồng Lao Động Dưới 12 Tháng Có Phải Đóng BHXH Không?

Không. Người lao động nước ngoài chỉ phải tham gia BHXH bắt buộc khi có hợp đồng lao động từ đủ 12 tháng trở lên theo quy định tại Điều 2 Luật BHXH 2024. Hợp đồng lao động dưới 12 tháng không thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.

Chậm Báo Tăng BHXH Bị Phạt Bao Nhiêu Tiền?

Doanh nghiệp chậm báo tăng BHXH bị phạt từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng BHXH bắt buộc tại thời điểm lập biên bản, tối đa 75 triệu đồng (đối với cá nhân) hoặc 150 triệu đồng (đối với tổ chức) theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Ngoài ra, còn phải đóng thêm tiền lãi chậm đóng bằng 2 lần lãi suất đầu tư quỹ BHXH.

Người Nước Ngoài Di Chuyển Nội Bộ Có Phải Đóng BHXH Không?

Không. Người lao động nước ngoài thuộc diện di chuyển nội bộ doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về lao động nước ngoài không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.

Có Thể Nộp Hồ Sơ Báo Tăng BHXH Online Không?

Có. Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ báo tăng BHXH online qua cổng dịch vụ công https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/ bằng cách đăng ký tài khoản, sử dụng chữ ký số và upload hồ sơ điện tử theo mẫu quy định. Thời gian xử lý tương tự như nộp trực tiếp là 10 ngày làm việc.

Mẫu TK1-TS Áp Dụng Từ Khi Nào?

Mẫu TK1-TS mới nhất được ban hành theo Quyết định 490/QĐ-BHXH ngày 28/3/2023 và có hiệu lực từ ngày 01/4/2023, thay thế các mẫu cũ theo Quyết định 505/QĐ-BHXH. Tất cả doanh nghiệp phải sử dụng mẫu này khi báo tăng BHXH từ ngày 01/4/2023 trở đi.

Báo tăng BHXH cho người nước ngoài phải hoàn thành trong 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động, với quy trình 3 bước chính: đăng ký mã đơn vị (nếu cần), chuẩn bị 3 mẫu biểu (TK3-TS, TK1-TS, D02-LT), và nộp hồ sơ tại BHXH quận/huyện nơi trụ sở chính. Mức đóng từ 01/7/2025 là 30% tiền lương (người lao động 9,5% + người sử dụng lao động 20,5%). Thời gian xử lý hồ sơ là 10 ngày làm việc sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến thời hạn 30 ngày để tránh bị phạt hành chính từ 12-15% (tối đa 75-150 triệu đồng) và phải nộp tiền lãi chậm đóng. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác theo đúng mẫu biểu quy định sẽ giúp quá trình xử lý diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.