Người nước ngoài cần làm thủ tục cấp lại thẻ tạm trú trong 6 trường hợp chính: thẻ bị mất, hỏng, hết hạn, thay đổi hộ chiếu, thay đổi thông tin cá nhân hoặc đổi đơn vị bảo lãnh; thời gian triển khai hoàn tất trong 5-7 ngày làm việc với lệ phí từ 145-165 USD tùy thời hạn thẻ.

Thẻ tạm trú không chỉ là một tấm thẻ nhựa thông thường. Đây là giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương thị thực, cho phép người nước ngoài cư trú và làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Khi có thẻ tạm trú, người nước ngoài nhận được sự hỗ trợ, bảo vệ và chịu sự quản lý của cơ quan có thẩm quyền Việt Nam.

Việc không có thẻ tạm trú hợp lệ có thể dẫn đến nhiều rủi ro pháp lý nghiêm trọng, từ việc bị coi là cư trú bất hợp pháp đến khó khăn trong xuất nhập cảnh và các thủ tục hành chính khác. Bản chất của việc cấp lại thẻ tạm trú nằm ở việc duy trì tính liên tục trong tư cách cư trú hợp pháp.

Điều này đặc biệt quan trọng khi xét đến môi trường pháp lý ngày càng chặt chẽ về quản lý người nước ngoài tại Việt Nam. Mỗi trường hợp cấp lại đều có những yêu cầu và quy trình riêng biệt mà người nước ngoài cần nắm rõ để tránh gián đoạn trong công việc và cuộc sống.

Nội dung:

Khi Nào Người Nước Ngoài Cần Cấp Lại Thẻ Tạm Trú?

Có 6 trường hợp bắt buộc phải cấp lại thẻ tạm trú: mất thẻ, thẻ hỏng, hết hạn, đổi hộ chiếu mới, thay đổi thông tin cá nhân, hoặc chuyển công ty/đổi diện visa – mỗi trường hợp có những đặc thù riêng về hồ sơ và thủ tục.

Thẻ Bị Mất Hoặc Thất Lạc

Trường hợp mất thẻ tạm trú yêu cầu xử lý ngay lập tức để tránh rủi ro pháp lý. Điều quan trọng cần lưu ý là người nước ngoài không cần xin xác nhận mất từ cơ quan công an hay bất kỳ cơ quan chức năng nào. Thay vào đó, chỉ cần viết đơn giải trình rõ ràng về việc mất thẻ, nêu hoàn cảnh và thời gian phát hiện mất thẻ để nộp kèm hồ sơ.

Việc mất thẻ tạm trú tạo ra tình trạng thiếu giấy tờ cư trú hợp pháp tạm thời. Trong khoảng thời gian này, người nước ngoài có thể gặp khó khăn khi thực hiện các giao dịch yêu cầu xuất trình thẻ tạm trú như mở tài khoản ngân hàng, ký hợp đồng thuê nhà, hoặc đặc biệt là khi cần xuất nhập cảnh khẩn cấp.

Thẻ Bị Hư Hỏng, Rách Nát

Thẻ tạm trú bị hư hỏng đến mức không đọc được thông tin rõ ràng phải được cấp lại ngay. Các dấu hiệu hư hỏng bao gồm:

Thông tin bị mờ
Ảnh không còn nhận diện được
Chip điện tử (nếu có) bị hỏng
Thẻ bị rách làm hai mảnh

Khi xin cấp lại, người nước ngoài cần nộp lại thẻ cũ bị hỏng cùng với đơn giải trình lý do hư hỏng.

Thẻ Sắp Hết Hoặc Đã Hết Hạn

Thời điểm lý tưởng để gia hạn thẻ tạm trú là trước 7-15 ngày hết hạn. Nếu thẻ còn hạn trên 7 ngày và không có thay đổi thông tin, người nước ngoài nên chọn thủ tục gia hạn thay vì cấp lại. Tuy nhiên, nếu thẻ đã hết hạn, bắt buộc phải làm thủ tục cấp lại với đầy đủ hồ sơ mới.

Thay Đổi Hộ Chiếu Mới

Khi hộ chiếu cũ hết hạn, hết trang, hoặc bị hỏng, người nước ngoài phải đổi hộ chiếu mới và số hộ chiếu sẽ thay đổi. Thẻ tạm trú gắn liền với số hộ chiếu cụ thể, do đó khi có hộ chiếu mới với số khác, việc cấp lại thẻ tạm trú là bắt buộc để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống quản lý.

Có hai tình huống chính:

Đổi hộ chiếu ở nước ngoài: cần xin công văn nhập cảnh mới
Đổi tại Đại sứ quán ở Việt Nam: không được xuất cảnh trong thời gian chờ

Thay Đổi Thông Tin Cá Nhân

Thay đổi thông tin cá nhân như tên, quốc tịch, hoặc sửa thông tin sai trên thẻ cũ đều yêu cầu cấp lại thẻ tạm trú. Những thay đổi này thường xảy ra do kết hôn (đổi họ), nhập quốc tịch mới, hoặc phát hiện sai sót trong quá trình cấp thẻ trước đó.

Thay Đổi Đơn Vị Bảo Lãnh Hoặc Diện Visa

Chuyển công ty làm việc, chuyển từ diện lao động sang đầu tư, hoặc từ công tác sang thăm thân đều cần cấp lại thẻ tạm trú. Mỗi lần thay đổi đơn vị bảo lãnh, công ty mới sẽ phải làm thủ tục bảo lãnh và xin cấp thẻ mới cho người nước ngoài.

Người Nước Ngoài Cần Đáp Ứng Điều Kiện Gì Để Được Cấp Lại Thẻ Tạm Trú?

Điều kiện bắt buộc gồm: hộ chiếu còn hạn tối thiểu 13 tháng, đang tạm trú hợp pháp tại Việt Nam, đã đăng ký tạm trú với công an địa phương, và riêng diện lao động cần giấy phép lao động còn hạn tối thiểu 12 tháng.

Điều Kiện Về Giấy Tờ và Thời Hạn

Yêu cầu về thời hạn giấy tờ được quy định chặt chẽ và không có ngoại lệ. Hộ chiếu phải còn hạn tối thiểu 13 tháng tính từ ngày nộp hồ sơ – quy định này đảm bảo thẻ tạm trú được cấp có thời hạn ít nhất 12 tháng.

Diện cấp thẻ	Hộ chiếu	Giấy phép lao động	Điều kiện khác
Lao động	Tối thiểu 13 tháng	Tối thiểu 12 tháng	Hợp đồng lao động còn hiệu lực
Nhà đầu tư	Tối thiểu 13 tháng	Không yêu cầu	Giấy chứng nhận đầu tư hợp lệ
Thăm thân	Tối thiểu 13 tháng	Không yêu cầu	Giấy tờ chứng minh quan hệ

Tham khảo thêm về Thẻ Thường Trú Cho Người Nước Ngoài 2025: Điều Kiện, Thủ Tục và Chi Phí Chi Tiết nếu bạn đang cân nhắc nâng cấp từ thẻ tạm trú lên thẻ thường trú để có quyền lợi cao hơn và thủ tục đơn giản hơn trong dài hạn.

Điều Kiện Về Tư Cách Cư Trú

Nhập cảnh hợp pháp là điều kiện tiên quyết không thể thiếu. Người nước ngoài phải nhập cảnh với visa hoặc thẻ tạm trú còn hiệu lực, không được nhập cảnh trái phép hoặc quá hạn visa. Việc đăng ký tạm trú tại công an phường/xã hoặc khai báo online theo quy định là bắt buộc trong vòng 24-48 giờ sau khi nhập cảnh hoặc thay đổi nơi ở.

Hồ Sơ Cấp Lại Thẻ Tạm Trú Cho Người Nước Ngoài Gồm Những Giấy Tờ Gì?

Hồ sơ cơ bản gồm: Tờ khai NA8, công văn NA6 (diện lao động) hoặc đơn NA7 (diện thăm thân), hộ chiếu gốc, 2 ảnh 2×3, xác nhận tạm trú, đơn giải trình – mỗi diện cần thêm giấy tờ riêng như GPLĐ, giấy kết hôn, hoặc giấy đầu tư.

Hồ Sơ Cơ Bản Cho Mọi Trường Hợp

Bộ hồ sơ nền tảng áp dụng cho tất cả các diện bao gồm 6 thành phần chính:

Tờ khai đề nghị cấp thẻ tạm trú (Mẫu NA8) – bản gốc, điền đầy đủ thông tin bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh
Hộ chiếu gốc với thời hạn còn lại tối thiểu 13 tháng
Hai ảnh kích thước 2x3cm với nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng gần nhất
Giấy xác nhận tạm trú từ khai báo online hoặc xác nhận từ công an phường/xã
Đơn giải trình lý do cấp lại nêu rõ: mất thẻ (khi nào, ở đâu), hỏng thẻ (nguyên nhân), hoặc thay đổi thông tin
Thẻ tạm trú cũ (nếu còn) dù đã hỏng, vẫn phải nộp lại

Hồ Sơ Theo Diện Lao Động (LĐ1, LĐ2)

Người lao động nước ngoài cần bổ sung thêm 5 loại giấy tờ quan trọng:

Công văn đề nghị cấp thẻ (Mẫu NA6) từ công ty với đóng dấu và chữ ký người đại diện pháp luật
Mẫu NA16 đăng ký dấu và chữ ký (chỉ cần nộp lần đầu khi công ty chưa từng bảo lãnh)
Giấy phép lao động hoặc giấy miễn GPLĐ sao y công chứng trong vòng 3 tháng
Giấy phép kinh doanh của công ty sao y công chứng với thời hạn tương tự
Giấy giới thiệu và ủy quyền từ công ty (nếu không trực tiếp nộp)

Hồ Sơ Theo Diện Nhà Đầu Tư (ĐT1, ĐT2, ĐT3)

Nhà đầu tư nước ngoài có bộ hồ sơ phức tạp với các tài liệu chứng minh năng lực đầu tư:

Giấy chứng nhận đầu tư bản sao công chứng trong vòng 3 tháng
Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp được góp vốn
Giấy tờ chứng minh góp vốn (biên lai chuyển tiền, xác nhận ngân hàng, biên bản góp vốn)
Báo cáo thuế quý gần nhất với đóng dấu công ty

Hồ Sơ Diện Thăm Thân

Với người Việt Nam:

Đơn bảo lãnh (Mẫu NA7) do công dân Việt Nam ký
CMND/CCCD và hộ khẩu của người bảo lãnh (sao y công chứng)
Giấy chứng nhận kết hôn dịch thuật và công chứng
Chứng minh điều kiện kinh tế của người bảo lãnh

Với người nước ngoài:

Hộ chiếu và thẻ tạm trú của người bảo lãnh (sao y công chứng)
Giấy chứng nhận quan hệ gia đình (khai sinh, kết hôn…)
Công văn NA6 từ công ty của người bảo lãnh

Quy Trình Cấp Lại Thẻ Tạm Trú Thực Hiện Như Thế Nào?

Quy trình gồm 4 bước: (1) Chuẩn bị hồ sơ theo diện phù hợp, (2) Nộp hồ sơ tại Cục/Phòng Quản lý XNC, (3) Chờ xét duyệt 5-7 ngày, (4) Nộp lệ phí và nhận thẻ mới – riêng trường hợp đổi hộ chiếu cần thêm bước xin công văn nhập cảnh và cấp lại GPLĐ.

Quy Trình Chuẩn Khi Thẻ Bị Mất/Hỏng

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Xác định chính xác diện cấp thẻ (LĐ1/LĐ2, ĐT1-3, TT1-4)
Thu thập đầy đủ hồ sơ theo danh sách của từng diện
Chụp ảnh 2×3 nền trắng tại studio chuyên nghiệp

Bước 2: Nộp hồ sơ

Hà Nội: Cục Quản lý XNC tại 44 Trần Phú, Ba Đình
TP.HCM: 333-335 Nguyễn Trãi, Quận 1
Đà Nẵng: 07 Trần Quý Cáp
Các tỉnh khác: Phòng Quản lý XNC thuộc Công an tỉnh
Thời gian tiếp nhận: 8h-11h30 và 13h30-16h30 (thứ 2-6)

Bước 3: Theo dõi xử lý (5-7 ngày làm việc)

Không tính thứ 7, chủ nhật và ngày lễ
Bổ sung hồ sơ nếu được thông báo trong 2 ngày đầu

Bước 4: Nhận kết quả

Mang theo biên lai, hộ chiếu gốc và tiền mặt nộp lệ phí
Kiểm tra kỹ thông tin trên thẻ mới ngay tại chỗ

Quy Trình Đặc Biệt Khi Thay Đổi Hộ Chiếu

Đổi hộ chiếu ở nước ngoài:

Xin công văn nhập cảnh với hộ chiếu mới thông qua đơn vị bảo lãnh
Nhập cảnh Việt Nam với visa mới
Cấp lại giấy phép lao động theo hộ chiếu mới (7-10 ngày)
Cấp lại thẻ tạm trú với GPLĐ mới

Đổi hộ chiếu tại Việt Nam:

Làm hộ chiếu mới tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán
Cấp lại GPLĐ (nếu cần)
Cấp lại thẻ tạm trú
Lưu ý: Tuyệt đối không xuất cảnh trong thời gian chờ

Địa Điểm Nộp Hồ Sơ

Địa điểm	Địa chỉ	Kinh nghiệm
Hà Nội	44 Trần Phú, Ba Đình	Nộp giữa tuần (thứ 3-4) và giữa tháng để nhanh hơn
TP.HCM	333-335 Nguyễn Trãi, Q1	Đến sớm từ 7h30 để lấy số thứ tự
Đà Nẵng	07 Trần Quý Cáp	Ít đông hơn, thời gian xử lý nhanh

Lệ Phí Cấp Lại Thẻ Tạm Trú Cho Người Nước Ngoài Là Bao Nhiêu và Mất Bao Lâu?

Lệ phí cấp lại từ 145-165 USD tùy thời hạn thẻ, thanh toán bằng tiền mặt VNĐ hoặc USD – thời gian xử lý chuẩn là 5-7 ngày làm việc, có thể lâu hơn nếu hồ sơ cần bổ sung.

Bảng Lệ Phí Chi Tiết

Thời hạn thẻ	Nộp trực tiếp	Nộp online	Nộp bưu chính
Dưới 2 năm	145 USD	145 USD	145 USD
2-5 năm	155 USD	155 USD	155 USD
5-10 năm	165 USD	165 USD	165 USD

Lưu ý về thanh toán:

Chỉ chấp nhận tiền mặt VNĐ hoặc USD
Tỷ giá theo Ngân hàng Nhà nước trong ngày nộp
Không chấp nhận thẻ tín dụng, chuyển khoản hay ngoại tệ khác

Thời Gian Xử Lý

Quy trình xử lý 3 giai đoạn:

Tiếp nhận hồ sơ: Trong ngày nộp (30-60 phút)
- Kiểm tra sơ bộ hồ sơ
- Cấp biên nhận nếu đầy đủ
Xét duyệt hồ sơ: 3-5 ngày làm việc
- Kiểm tra tính xác thực giấy tờ
- Đối chiếu thông tin với cơ sở dữ liệu
- Thông báo bổ sung trong 2 ngày đầu (nếu cần)
In và duyệt thẻ: 2 ngày làm việc cuối
- In tại cơ sở sản xuất tập trung
- Chuyển về điểm tiếp nhận

EIV Education tiên phong trong Cung ứng giáo viên bản ngữ chất lượng cao cho các trường học, trung tâm ngoại ngữ và doanh nghiệp. Với quy trình tuyển chọn 6 bước nghiêm ngặt và hệ thống quản lý chuyên nghiệp, EIV đảm bảo mỗi giáo viên sở hữu trình độ chuyên môn vượt trội, kinh nghiệm thực tế và khả năng thích ứng văn hóa Việt Nam. Dịch vụ này đặc biệt hữu ích cho các tổ chức cần hỗ trợ toàn diện về thủ tục pháp lý cho giáo viên nước ngoài.

Các trường hợp kéo dài thời gian:

Hồ sơ thiếu/sai: thêm 3-5 ngày
Cao điểm cuối năm (tháng 11-12): thêm 2-3 ngày
Kiểm tra đặc biệt: thêm 5-7 ngày

Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Cấp Lại Thẻ Tạm Trú Là Gì?

Lưu ý quan trọng nhất: kiểm tra thời hạn hộ chiếu phải đủ 13 tháng, GPLĐ đủ 12 tháng, làm ngay khi mất thẻ, không cần xác nhận từ công an khi thẻ mất/hỏng, giấy tờ nước ngoài phải dịch thuật công chứng.

Lưu Ý Về Thời Hạn Giấy Tờ

Checklist kiểm tra thời hạn:

Hộ chiếu: tối thiểu 13 tháng (quy định cứng, không ngoại lệ)
GPLĐ: tối thiểu 12 tháng (với người lao động)
Hợp đồng lao động: còn hiệu lực và phù hợp với GPLĐ
Giấy tờ sao y công chứng: trong vòng 3 tháng

Lưu Ý Về Hồ Sơ và Thủ Tục

Quan niệm sai lầm phổ biến:

SAI: Cần xác nhận mất từ công an khi thẻ mất/hỏng
ĐÚNG: Chỉ cần đơn giải trình với xác nhận từ đơn vị bảo lãnh

Đơn giải trình phải nêu rõ:

Thời gian phát hiện mất (ngày/tháng/năm)
Địa điểm có thể mất (nếu biết)
Hoàn cảnh xảy ra
Các nỗ lực tìm kiếm đã thực hiện

Giấy tờ nước ngoài:

Bắt buộc dịch thuật sang tiếng Việt
Công chứng bản dịch tại phòng công chứng
Áp dụng cho mọi tài liệu không phải tiếng Việt/Anh

Lưu Ý Về Thời Điểm Nộp

Thời điểm tối ưu:

Đầu tuần (thứ 2-3): xử lý trong tuần
Giữa tháng: tránh cao điểm cuối tháng
Thứ 5-6: có thể chuyển sang tuần sau
Tháng 11-12: cao điểm cuối năm, chậm trễ

Lưu ý đặc biệt:

Gia hạn/cấp lại trước 15 ngày hết hạn là lý tưởng
Cấp lại ngay khi phát hiện mất thẻ
Giữ biên nhận cẩn thận (chụp ảnh/scan để lưu trữ)

Tìm hiểu thêm về Hướng dẫn đăng ký mã số thuế cá nhân cho người nước ngoài tại Việt Nam để hoàn thiện các thủ tục pháp lý cần thiết khi làm việc tại Việt Nam.

Cấp lại thẻ tạm trú là thủ tục bắt buộc trong 6 trường hợp đã nêu, với quy trình 4 bước đơn giản, mất 5-7 ngày và lệ phí 145-165 USD – điều quan trọng nhất là chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo đúng diện của mình và đảm bảo các giấy tờ còn đủ thời hạn theo quy định.

Bản chất của việc cấp lại thẻ tạm trú không chỉ là thủ tục hành chính đơn thuần. Đây là việc duy trì tính liên tục và hợp pháp trong tư cách cư trú tại Việt Nam. Mỗi ngày chậm trễ có thể dẫn đến những hệ lụy pháp lý phức tạp, từ phạt hành chính đến khó khăn trong công việc và sinh hoạt.

Sáu trường hợp phải cấp lại – mất, hỏng, hết hạn, đổi hộ chiếu, đổi thông tin, đổi công ty – mỗi trường hợp có đặc thù riêng nhưng đều tuân theo quy trình cơ bản. Điều kiện then chốt là hộ chiếu 13 tháng, GPLĐ 12 tháng (với người lao động), và đăng ký tạm trú hợp lệ.

Các địa điểm nộp hồ sơ chính là Cục Quản lý XNC tại Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng và Phòng Quản lý XNC tại các tỉnh thành khác. Việc lựa chọn thời điểm nộp phù hợp và chuẩn bị hồ sơ kỹ càng giúp rút ngắn thời gian chờ đợi đáng kể.

Nếu gặp khó khăn trong quá trình chuẩn bị hồ sơ hoặc cần rút ngắn thời gian xử lý, các dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp có thể hỗ trợ toàn diện với chi phí từ 5-10 triệu đồng tùy độ phức tạp.

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQs)

Mất thẻ tạm trú có cần làm lại ngay không?

Có, phải làm lại ngay lập tức. Không có thẻ tạm trú hợp lệ đồng nghĩa với việc bị coi là cư trú bất hợp pháp tại Việt Nam. Hệ quả trực tiếp là không thể xuất nhập cảnh khi cần, không thể gia hạn visa hoặc xin giấy phép lao động mới. Các giao dịch hàng ngày như thuê nhà, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký sim điện thoại cũng gặp khó khăn.

Thẻ tạm trú còn hạn nhưng hộ chiếu hết hạn phải làm gì?

Phải đổi hộ chiếu mới trước, sau đó cấp lại thẻ tạm trú theo hộ chiếu mới. Có hai phương án: (1) Về nước đổi hộ chiếu rồi xin visa nhập cảnh lại, (2) Đổi hộ chiếu tại Đại sứ quán ở Việt Nam nhưng không được xuất cảnh trong thời gian chờ.

Bị từ chối cấp lại thẻ tạm trú phải xử lý thế nào?

Liên hệ ngay với cơ quan XNC để biết lý do cụ thể. Các lý do phổ biến: hồ sơ thiếu/sai, không đủ điều kiện thời hạn giấy tờ, có vi phạm pháp luật chưa xử lý, hoặc thông tin khai báo không chính xác. Khắc phục theo yêu cầu và nộp lại hồ sơ.

Có thể ủy quyền người khác nộp hồ sơ và nhận thẻ không?

Có thể ủy quyền với điều kiện có đầy đủ giấy tờ hợp lệ. Cần giấy ủy quyền công chứng, giấy giới thiệu từ công ty bảo lãnh, và người được ủy quyền mang CMND/CCCD bản gốc. Một số địa phương yêu cầu người nước ngoài đến trực tiếp ít nhất một lần.

Đang chờ cấp lại thẻ tạm trú có được xuất cảnh không?

Không được xuất cảnh trong thời gian chờ cấp lại thẻ. Hộ chiếu đang được cơ quan XNC giữ để xử lý hồ sơ. Nếu có việc khẩn cấp phải xuất cảnh, cần xin Exit Visa nhưng sẽ hủy bỏ hồ sơ đang xử lý và phải làm lại từ đầu khi quay lại.

Chuyển công ty có phải cấp lại thẻ tạm trú không?

Phải cấp lại thẻ tạm trú khi chuyển công ty. Thẻ tạm trú gắn liền với đơn vị bảo lãnh, khi thay đổi công ty nghĩa là thay đổi đơn vị bảo lãnh. Quy trình: công ty cũ chấm dứt bảo lãnh → công ty mới làm thủ tục bảo lãnh → xin cấp lại thẻ tạm trú mới.