Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài là thủ tục bắt buộc mà doanh nghiệp phải hoàn tất trước ít nhất 15 ngày khi muốn tuyển dụng người nước ngoài, nhằm chứng minh với cơ quan có thẩm quyền rằng vị trí công việc đó người Việt Nam chưa đáp ứng được.
Thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp vừa và nhỏ, thường gặp khó khăn khi lần đầu thực hiện thủ tục này. Nguyên nhân chính đến từ việc không nắm rõ quy trình cụ thể, thiếu hiểu biết về mẫu biểu chuẩn và các yêu cầu pháp lý được quy định trong Nghị định 152/2020/NĐ-CP cùng các văn bản sửa đổi, bổ sung mới nhất.
Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài không chỉ đơn thuần là một thủ tục hành chính mà còn thể hiện cam kết của doanh nghiệp trong việc ưu tiên cơ hội việc làm cho người lao động Việt Nam. Đây chính là cơ sở pháp lý quan trọng để Nhà nước kiểm soát và quản lý thị trường lao động, đảm bảo quyền lợi cho cả người lao động trong nước và nước ngoài.
Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn toàn diện từ A đến Z về quy trình thực hiện báo cáo giải trình, bao gồm các mẫu chuẩn theo quy định mới nhất, checklist thực tế và những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng bị từ chối hồ sơ – vấn đề mà rất nhiều đơn vị đã trải qua do chuẩn bị không đầy đủ hoặc không đúng quy định.
Quy Trình Thực Hiện Báo Cáo Giải Trình Nhu Cầu Sử Dụng Lao Động Nước Ngoài
Quy trình báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài được thực hiện qua 3 bước chính: (1) Chuẩn bị hồ sơ và xác định nhu cầu cụ thể, (2) Nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền trước ít nhất 15 ngày, (3) Nhận kết quả trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ khi cơ quan tiếp nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Việc nắm rõ từng bước trong quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn tránh được những sai sót có thể dẫn đến việc bị từ chối hồ sơ. Điều quan trọng nhất là tính toán chính xác timeline để đảm bảo có đủ thời gian hoàn tất tất cả các thủ tục trước khi sử dụng lao động nước ngoài.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và xác định nhu cầu cụ thể
Xác định nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài là công việc đầu tiên và quan trọng nhất. Doanh nghiệp cần phân tích kỹ lưỡng vị trí công việc mà người lao động Việt Nam chưa thể đáp ứng được, đồng thời chuẩn bị những lý do thuyết phục và có căn cứ.
Các yếu tố cần xem xét khi xác định nhu cầu:
- Tính chất công việc đặc thù: Vị trí yêu cầu kỹ năng, chuyên môn hoặc kinh nghiệm mà nguồn nhân lực Việt Nam hiện tại chưa đáp ứng được
- Yêu cầu ngôn ngữ đặc biệt: Cần thành thạo ngôn ngữ nước ngoài để giao tiếp với khách hàng quốc tế hoặc công ty mẹ
- Chuyển giao công nghệ: Cần chuyên gia từ công ty mẹ hoặc đối tác nước ngoài để chuyển giao công nghệ, quy trình sản xuất
- Mở rộng thị trường quốc tế: Cần người có hiểu biết sâu về thị trường nước ngoài để phát triển kinh doanh
Điền mẫu báo cáo theo quy định:
Tùy theo tình huống cụ thể, doanh nghiệp sẽ điền một trong hai loại mẫu sau:
• Mẫu 01/PLI: Sử dụng cho trường hợp đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài lần đầu tiên
• Mẫu 02/PLI: Áp dụng khi doanh nghiệp đã được cấp văn bản chấp thuận trước đó nhưng cần thay đổi nhu cầu về vị trí, chức danh công việc, hình thức làm việc, số lượng hoặc địa điểm
Checklist chuẩn bị hồ sơ hoàn chỉnh:
- Bản sao có công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp (lưu ý: phải là bản có công chứng, không chấp nhận bản photocopy thường)
- Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài theo Mẫu 01/PLI hoặc Mẫu 02/PLI tùy trường hợp, được điền đầy đủ và chính xác các thông tin
- Giấy ủy quyền hoặc giấy giới thiệu trong trường hợp người trực tiếp nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật của doanh nghiệp
Việc chuẩn bị hồ sơ cần được thực hiện cẩn thận và kỹ lưỡng. Mọi thông tin trong các giấy tờ phải nhất quán với nhau, tránh tình trạng mâu thuẫn có thể dẫn đến việc cơ quan có thẩm quyền yêu cầu làm rõ hoặc từ chối hồ sơ.
Bước 2: Nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền
Timeline quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần ghi nhớ là trước ít nhất 15 ngày so với ngày dự kiến sử dụng lao động nước ngoài. Con số này được quy định rõ ràng trong Nghị định 70/2023/NĐ-CP và không có ngoại lệ nào.
Các cách thức nộp hồ sơ được chấp nhận:
- Nộp trực tiếp tại trụ sở Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (tùy theo thẩm quyền)
- Gửi qua đường bưu chính bằng dịch vụ bưu chính công ích, đảm bảo có chứng từ giao nhận
- Nộp trực tuyến thông qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến (trong trường hợp cơ quan tiếp nhận có cung cấp dịch vụ này)
Xác định đúng địa điểm nộp hồ sơ:
Một trong những sai lầm phổ biến của doanh nghiệp là nộp hồ sơ sai địa điểm. Nguyên tắc chung là phải nộp tại Bộ hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc, không phải theo địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
Trường hợp đặc biệt cần lưu ý:
- Doanh nghiệp hoạt động trong Khu công nghiệp: Nộp hồ sơ tại Ban quản lý các Khu công nghiệp của tỉnh, thành phố, không phải tại Sở LĐTBXH
- Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh: Nộp tại cơ quan có thẩm quyền của tỉnh, thành phố nơi chi nhánh hoạt động và sử dụng lao động nước ngoài
- Người lao động làm việc tại nhiều địa điểm trong cùng một tỉnh: Vẫn nộp một hồ sơ tại Sở LĐTBXH của tỉnh đó
Bước 3: Theo dõi và nhận kết quả
Thời hạn xử lý hồ sơ được quy định rõ ràng là 10 ngày làm việc kể từ khi cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định. Cần lưu ý đây là ngày làm việc, không tính thứ bảy, chủ nhật và các ngày nghỉ lễ.
Kết quả xử lý sẽ là một trong hai trường hợp:
- Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài đối với từng vị trí công việc theo Mẫu số 03/PLI
- Văn bản không chấp thuận với việc nêu rõ lý do cụ thể tại sao hồ sơ không được chấp thuận
Tính toán tổng thể thời gian cần thiết:
Doanh nghiệp cần tính toán tổng thời gian là tối thiểu 25 ngày (15 ngày chuẩn bị và nộp hồ sơ + 10 ngày xử lý) trước ngày dự kiến sử dụng lao động nước ngoài. Trong thực tế, nên dự trù thêm 5-7 ngày để xử lý những vấn đề phát sinh không mong muốn.
Theo dõi tiến độ xử lý:
Doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp với cơ quan đã nộp hồ sơ để kiểm tra tiến độ xử lý, hoặc tra cứu trực tuyến nếu có hệ thống hỗ trợ. Điều quan trọng là giữ liên lạc để kịp thời bổ sung thông tin nếu cơ quan yêu cầu.
Hồ Sơ Cần Chuẩn Bị Bao Gồm Những Gì?
Hồ sơ báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài bao gồm 2-3 thành phần chính: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao có công chứng), báo cáo giải trình theo mẫu quy định (01/PLI hoặc 02/PLI), và giấy ủy quyền (trong trường hợp người nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật của doanh nghiệp).
Việc chuẩn bị hồ sơ chính xác và đầy đủ là yếu tố quyết định thành công của toàn bộ quá trình. Mỗi loại giấy tờ đều có những yêu cầu riêng về hình thức và nội dung mà doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt.
Trường hợp đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài lần đầu
Thành phần hồ sơ cụ thể cho trường hợp lần đầu:
STT | Thành phần hồ sơ | Yêu cầu cụ thể | Lưu ý quan trọng |
---|---|---|---|
1 | Giấy chứng nhận ĐKKD | Bản sao có công chứng | Phải công chứng, không nhận bản photo thường |
2 | Báo cáo giải trình | Mẫu 01/PLI đầy đủ | Điền chính xác mọi thông tin yêu cầu |
3 | Giấy ủy quyền | Nếu cần thiết | Khi người nộp không phải đại diện pháp luật |
Mẫu 01/PLI – Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài:
Tham khảo: Hợp đồng thử việc cho giáo viên nước ngoài: Nguyên tắc và quy định để hiểu rõ hơn về các quy định liên quan đến việc làm của người nước ngoài trong lĩnh vực giáo dục.
Mẫu 01/PLI là trái tim của toàn bộ hồ sơ, nơi doanh nghiệp phải thể hiện một cách thuyết phục và có căn cứ về nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài. Việc điền mẫu này đòi hỏi sự cẩn thận và hiểu biết sâu về yêu cầu pháp lý.
Các phần quan trọng trong Mẫu 01/PLI:
Phần I – Thông tin về người sử dụng lao động:
- Tên đầy đủ và chính xác của doanh nghiệp (theo giấy chứng nhận ĐKKD)
- Địa chỉ trụ sở chính và địa chỉ nơi sử dụng lao động (nếu khác nhau)
- Ngành nghề kinh doanh chính và mã số thuế
- Thông tin về đại diện pháp luật
Phần II – Thông tin về nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài:
• Vị trí công việc: Mô tả cụ thể, rõ ràng tên gọi vị trí và nhiệm vụ chính
• Yêu cầu về trình độ: Học vấn, chuyên môn, kỹ năng cần thiết
• Kinh nghiệm làm việc: Số năm kinh nghiệm tối thiểu và lĩnh vực cụ thể
• Yêu cầu khác: Ngôn ngữ, chứng chỉ chuyên môn, kỹ năng đặc biệt
Phần III – Giải trình lý do cần sử dụng lao động nước ngoài: Đây là phần quan trọng nhất, cần trình bày rõ ràng và thuyết phục lý do tại sao vị trí này người lao động Việt Nam chưa đáp ứng được. Một số lý do thường được chấp nhận:
• Thiếu nguồn nhân lực có trình độ cao: Vị trí yêu cầu trình độ chuyên môn sâu trong lĩnh vực mà Việt Nam chưa có đủ nguồn nhân lực đáp ứng
• Chuyển giao công nghệ: Cần chuyên gia từ công ty mẹ hoặc đối tác để chuyển giao công nghệ, quy trình sản xuất tiên tiến
• Yêu cầu kỹ năng ngôn ngữ đặc biệt: Cần giao tiếp thường xuyên với khách hàng quốc tế bằng ngôn ngữ mẹ đẻ
• Hiểu biết thị trường quốc tế: Cần người có kinh nghiệm và hiểu biết sâu về thị trường nước ngoài để phát triển kinh doanh
Trường hợp báo cáo thay đổi nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
Khi nào cần làm báo cáo thay đổi nhu cầu:
Doanh nghiệp đã được cấp văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài trước đó nhưng cần thay đổi về: • Vị trí công việc hoặc chức danh • Hình thức làm việc (toàn thời gian/bán thời gian) • Số lượng lao động nước ngoài • Địa điểm làm việc
Thành phần hồ sơ cho trường hợp thay đổi:
STT | Thành phần hồ sơ | Mẫu sử dụng | Ghi chú |
---|---|---|---|
1 | Giấy chứng nhận ĐKKD | Bản sao có công chứng | Giống trường hợp lần đầu |
2 | Báo cáo thay đổi | Mẫu 02/PLI | Thay vì Mẫu 01/PLI |
3 | Giấy ủy quyền | Nếu cần thiết | Khi người nộp không phải đại diện pháp luật |
Mẫu 02/PLI – Báo cáo giải trình thay đổi nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài:
Mẫu này có cấu trúc tương tự Mẫu 01/PLI nhưng tập trung vào việc giải thích những thay đổi so với văn bản chấp thuận trước đó. Doanh nghiệp cần:
• Nêu rõ thông tin về văn bản chấp thuận đã được cấp (số, ngày, cơ quan cấp)
• Mô tả chi tiết những thay đổi cần thực hiện
• Giải thích lý do cần thiết cho từng thay đổi
• Cam kết tuân thủ các quy định pháp luật
Những lưu ý quan trọng khi chuẩn bị và điền mẫu
Về hình thức và kỹ thuật:
• Sử dụng mẫu chính thức: Chỉ sử dụng mẫu được ban hành kèm theo Nghị định 70/2023/NĐ-CP, không tự chế hoặc sử dụng mẫu cũ
• Điền bằng tiếng Việt: Tất cả thông tin phải được điền bằng tiếng Việt, sử dụng font chữ dễ đọc
• Chữ ký và con dấu: Báo cáo phải có chữ ký của đại diện pháp luật và đóng dấu của doanh nghiệp
• Không để trống: Nếu có mục không áp dụng, ghi “Không có” thay vì để trống
Về nội dung và thông tin:
• Tính chính xác: Mọi thông tin phải chính xác, trùng khớp với giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp
• Tính thuyết phục: Lý do giải trình phải có căn cứ thực tế và thuyết phục
• Tính khả thi: Số lượng lao động và vị trí công việc phải phù hợp với quy mô hoạt động
• Tính nhất quán: Thông tin giữa các phần trong mẫu và giữa các giấy tờ trong hồ sơ phải nhất quán
Những sai lầm thường gặp cần tránh:
• Mô tả vị trí công việc quá chung chung, không cụ thể • Không đưa ra được lý do thuyết phục tại sao người Việt Nam chưa đáp ứng được • Số lượng lao động không phù hợp với quy mô doanh nghiệp • Thông tin không nhất quán giữa các giấy tờ trong hồ sơ • Sử dụng mẫu cũ hoặc không chính thức
Những Lưu Ý Quan Trọng Để Tránh Bị Từ Chối Hồ Sơ
Để tránh bị từ chối hồ sơ, doanh nghiệp cần chú ý đến 3 yếu tố then chốt: tính toán chính xác thời gian (15 ngày nộp hồ sơ + 10 ngày xử lý = 25 ngày trước khi sử dụng lao động), nộp hồ sơ đúng cơ quan có thẩm quyền theo loại hình tổ chức, và đảm bảo hồ sơ đầy đủ, hợp lệ theo đúng quy định pháp luật.
Thống kê từ thực tế cho thấy phần lớn các trường hợp bị từ chối hồ sơ đều xuất phát từ những sai sót hoàn toàn có thể tránh được nếu doanh nghiệp nắm rõ quy định và chuẩn bị kỹ lưỡng. Việc hiểu rõ những “điểm đỏ” này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.
Về thời gian và deadline quan trọng
Tính toán timeline chính xác là yếu tố quyết định:
Timeline 25 ngày (15 ngày + 10 ngày) phải được tính ngược từ ngày dự kiến sử dụng lao động nước ngoài để xác định ngày nộp hồ sơ muộn nhất. Đây không phải là gợi ý mà là quy định bắt buộc không có ngoại lệ.
Ví dụ cụ thể về cách tính thời gian:
- Ngày dự kiến sử dụng lao động: 1/4/2025
- Ngày nộp hồ sơ muộn nhất: 7/3/2025 (trừ đi 25 ngày)
- Ngày bắt đầu chuẩn bị hồ sơ nên là: 28/2/2025 (dành thời gian chuẩn bị)
Phân biệt rõ ngày làm việc và ngày lịch:
10 ngày làm việc để xử lý hồ sơ không bao gồm thứ Bảy, Chủ nhật và các ngày nghỉ lễ. Trong thực tế, 10 ngày làm việc có thể tương đương với 14-16 ngày lịch tùy theo thời điểm trong năm.
Đặc biệt cần lưu ý vào các dịp: • Tết Nguyên đán: Cơ quan nghỉ kéo dài 7-9 ngày • Các ngày lễ lớn: 30/4-1/5, 2/9 thường nghỉ 3-4 ngày liên tục • Cuối năm: Thường có nhiều ngày nghỉ bù
Trường hợp thay đổi nhu cầu cũng phải tuân thủ quy định 15 ngày:
Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn rằng việc thay đổi nhu cầu (tăng số lượng, đổi vị trí) chỉ cần thông báo, nhưng thực tế phải làm báo cáo thay đổi theo Mẫu 02/PLI và chờ chấp thuận mới được thực hiện.
Về địa điểm nộp và xác định thẩm quyền chính xác
Nguyên tắc cơ bản: “Nơi làm việc quyết định nơi nộp hồ sơ”
Địa điểm nộp hồ sơ được xác định dựa trên nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc, không phải theo địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp. Đây là nguyên tắc quan trọng mà nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn.
Trường hợp cụ thể và cách xử lý:
Doanh nghiệp trong Khu công nghiệp (KCN):
- Nộp hồ sơ tại: Ban quản lý các Khu công nghiệp cấp tỉnh
- Không nộp tại: Sở LĐTBXH thông thường
- Lý do: KCN có chế độ quản lý riêng để tạo thuận lợi cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh:
- Có trụ sở tại Hà Nội, chi nhánh tại TP.HCM, muốn tuyển lao động làm việc tại TP.HCM
- Nộp hồ sơ tại: Sở LĐTBXH TP.HCM
- Không nộp tại: Sở LĐTBXH Hà Nội
Lao động làm việc tại nhiều địa điểm trong cùng một tỉnh:
- Ví dụ: Làm việc tại cả Quận 1 và Quận 7 ở TP.HCM
- Nộp hồ sơ tại: Sở LĐTBXH TP.HCM (một hồ sơ duy nhất)
- Ghi rõ trong hồ sơ: Tất cả các địa điểm làm việc
Kiểm tra thẩm quyền Bộ vs Sở theo loại hình tổ chức:
Sai lầm về thẩm quyền sẽ dẫn đến việc phải nộp lại hồ sơ hoàn toàn và mất thời gian quý báu. Doanh nghiệp cần xác định chính xác mình thuộc thẩm quyền của Bộ hay Sở dựa trên loại hình tổ chức và cấp độ thành lập.
Về chất lượng và tính đầy đủ của hồ sơ
Những lỗi nghiêm trọng về giấy tờ:
Giấy chứng nhận ĐKKD:
- Sai lầm: Nộp bản photocopy thường
- Đúng: Phải là bản sao có công chứng
- Hậu quả: Hồ sơ bị trả lại ngay lập tức
Mẫu báo cáo giải trình:
- Sai lầm: Sử dụng mẫu cũ hoặc tự chế
- Đúng: Sử dụng mẫu chính thức trong Nghị định 70/2023/NĐ-CP
- Hậu quả: Hồ sơ không được tiếp nhận
Giấy ủy quyền:
- Sai lầm: Thiếu thông tin người ủy quyền/được ủy quyền
- Đúng: Đầy đủ thông tin, có chữ ký và con dấu
- Hậu quả: Không được phép nộp hồ sơ
Những sai lầm về nội dung báo cáo:
Mô tả vị trí công việc quá chung chung:
- Sai lầm: “Cần người có kinh nghiệm quốc tế”
- Đúng: “Cần chuyên gia có ít nhất 5 năm kinh nghiệm triển khai hệ thống ERP SAP cho ngành sản xuất ô tô, thành thạo tiếng Đức để phối hợp với đội ngũ kỹ sư từ công ty mẹ tại Đức”
Không có lý do thuyết phục:
- Sai lầm: “Công ty cần tuyển người nước ngoài để phát triển”
- Đúng: “Vị trí này yêu cầu kiến thức chuyên sâu về công nghệ blockchain trong fintech, hiện tại Việt Nam có ít hơn 50 chuyên gia đáp ứng được yêu cầu và đều đã có việc làm ổn định”
Số lượng không phù hợp:
- Sai lầm: Công ty 20 người muốn tuyển 10 lao động nước ngoài
- Đúng: Số lượng hợp lý, có tỷ lệ phù hợp với quy mô hoạt động
Tính nhất quán thông tin:
Mọi thông tin về tên doanh nghiệp, địa chỉ, đại diện pháp luật phải hoàn toàn thống nhất giữa:
- Giấy chứng nhận ĐKKD
- Báo cáo giải trình
- Giấy ủy quyền (nếu có)
Bất kỳ sự không nhất quán nào cũng có thể dẫn đến việc cơ quan yêu cầu làm rõ hoặc từ chối hồ sơ.
Checklist tự kiểm tra trước khi nộp hồ sơ
Checklist về thời gian:
- [ ] Đã tính toán đúng timeline 25 ngày
- [ ] Đã cân nhắc các ngày nghỉ lễ, tết
- [ ] Có kế hoạch dự phòng nếu bị yêu cầu bổ sung
Checklist về thẩm quyền:
- [ ] Đã xác định đúng cơ quan có thẩm quyền (Bộ/Sở)
- [ ] Đã xác định đúng địa điểm nộp (theo nơi làm việc)
- [ ] Đã kiểm tra giờ làm việc và thủ tục tiếp nhận
Checklist về hồ sơ:
- [ ] Giấy ĐKKD có công chứng (không quá 6 tháng)
- [ ] Mẫu báo cáo đúng phiên bản mới nhất
- [ ] Thông tin điền đầy đủ, chính xác
- [ ] Có chữ ký đại diện pháp luật và con dấu
- [ ] Giấy ủy quyền (nếu cần) đầy đủ thông tin
Checklist về nội dung:
- [ ] Mô tả vị trí cụ thể, chi tiết
- [ ] Lý do giải trình thuyết phục, có căn cứ
- [ ] Số lượng phù hợp với quy mô
- [ ] Thông tin nhất quán giữa các giấy tờ
Việc thực hiện đầy đủ checklist này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được hầu hết các lỗi phổ biến và tăng đáng kể tỷ lệ thành công khi nộp hồ sơ.
Cơ Quan Có Thẩm Quyền Chấp Thuận Hồ Sơ Báo Cáo – Giải Trình Nhu Cầu Sử Dụng Lao Động Nước Ngoài
Thẩm quyền chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài được phân chia rõ ràng: Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội xử lý hồ sơ của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị và tổ chức quốc tế do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ hoặc các bộ, ngành thành lập; trong khi Sở Lao động – Thương binh và Xã hội các tỉnh, thành phố xử lý hồ sơ của các doanh nghiệp thông thường và tổ chức do UBND các cấp thành lập.
Việc phân định thẩm quyền này dựa trên nguyên tắc “cấp nào thành lập thì cấp đó quản lý”, nhằm đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý nhà nước và tạo thuận lợi cho các tổ chức, doanh nghiệp trong việc thực hiện thủ tục hành chính.
Thẩm quyền của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội
Bộ LĐTBXH có thẩm quyền xét duyệt và cấp văn bản chấp thuận đối với các loại hình tổ chức có tầm quan trọng quốc gia hoặc được thành lập bởi các cơ quan cấp trung ương:
Nhóm 1: Cơ quan nhà nước và tổ chức chính trị cấp cao:
- Cơ quan nhà nước do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ thành lập
- Tổ chức chính trị do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ cho phép hoạt động
- Tổ chức xã hội, tổ chức chính trị – xã hội do các bộ, ngành thành lập
- Tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp và tổ chức xã hội – nghề nghiệp cấp trung ương
Nhóm 2: Tổ chức quốc tế và dự án nước ngoài:
- Tổ chức quốc tế có trụ sở hoặc văn phòng tại Việt Nam
- Văn phòng của các dự án nước ngoài được Chính phủ hoặc các bộ, ngành phê duyệt
- Các cơ quan, tổ chức khác do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ hoặc bộ, ngành cho phép thành lập và hoạt động
Nhóm 3: Tổ chức sự nghiệp và giáo dục cấp trung ương:
- Tổ chức sự nghiệp do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ thành lập
- Cơ sở giáo dục do các bộ, ngành thành lập và quản lý
- Các trường đại học, học viện trực thuộc bộ, ngành
Nhóm 4: Tổ chức phi chính phủ nước ngoài cấp trung ương:
• Các tổ chức phi chính phủ nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp giấy phép đăng ký hoạt động trên toàn quốc
• Văn phòng đại diện của các tổ chức quốc tế phi chính phủ
Lý do Bộ LĐTBXH nắm thẩm quyền với các tổ chức này: Các tổ chức thuộc thẩm quyền của Bộ thường có tính chất đặc biệt về an ninh quốc gia, chính sách đối ngoại, hoặc có phạm vi ảnh hưởng trên toàn quốc. Việc tập trung quản lý ở cấp Bộ giúp đảm bảo tính thống nhất trong chính sách và dễ dàng phối hợp với các cơ quan liên quan.
Thẩm quyền của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội
Sở LĐTBXH các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có thẩm quyền xét duyệt hồ sơ của phần lớn các loại hình doanh nghiệp và tổ chức hoạt động trên địa bàn:
Nhóm 1: Doanh nghiệp và tổ chức kinh tế:
• Doanh nghiệp hoạt động theo Luật Doanh nghiệp (công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân)
• Doanh nghiệp hoạt động theo Luật Đầu tư (doanh nghiệp FDI, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài)
• Doanh nghiệp hoạt động theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên
• Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã thành lập và hoạt động theo Luật Hợp tác xã • Hộ kinh doanh, cá nhân được phép hoạt động kinh doanh theo quy định pháp luật
Nhóm 2: Chi nhánh và văn phòng đại diện:
• Chi nhánh của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức được cơ quan có thẩm quyền cấp phép thành lập
• Văn phòng đại diện của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam
• Văn phòng điều hành của nhà đầu tư nước ngoài trong hợp đồng hợp tác kinh doanh
• Văn phòng của nhà thầu nước ngoài được đăng ký hoạt động theo quy định pháp luật Việt Nam
Nhóm 3: Nhà thầu và tổ chức dịch vụ:
• Nhà thầu đang tham dự thầu hoặc thực hiện hợp đồng tại Việt Nam
• Tổ chức hành nghề luật sư tại Việt Nam theo quy định pháp luật
• Các tổ chức dịch vụ khác được phép hoạt động theo pháp luật Việt Nam
Nhóm 4: Cơ quan và tổ chức do địa phương thành lập:
• Cơ quan nhà nước do UBND cấp tỉnh thành lập
• Cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh hoặc UBND cấp huyện
• Tổ chức chính trị, tổ chức xã hội do UBND các cấp thành lập
• Tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp cấp địa phương
• Tổ chức xã hội – nghề nghiệp do UBND các cấp cho phép thành lập
Nhóm 5: Tổ chức sự nghiệp và giáo dục địa phương:
• Cơ sở giáo dục do UBND cấp tỉnh, cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh thành lập
• Tổ chức sự nghiệp do UBND cấp tỉnh hoặc UBND cấp huyện thành lập
• Các trường đại học, cao đẳng, trung cấp do UBND cấp tỉnh quản lý
Nhóm 6: Trường hợp đặc biệt:
• Doanh nghiệp có trụ sở chính tại một tỉnh, thành phố nhưng có chi nhánh hoặc văn phòng đại diện tại tỉnh, thành phố khác (nộp tại nơi lao động làm việc)
• Tổ chức phi chính phủ nước ngoài được UBND cấp tỉnh cấp giấy phép hoạt động
Nguyên tắc xác định thẩm quyền trong các trường hợp phức tạp
Trường hợp doanh nghiệp có nhiều địa điểm hoạt động:
Tìm hiểu thêm: Khi Nào Giáo Viên Nước Ngoài Được Miễn Giấy Phép Lao Động Làm Việc Tại Việt Nam để nắm rõ các quy định đặc thù trong lĩnh vực giáo dục.
Khi doanh nghiệp có trụ sở chính tại một tỉnh nhưng muốn sử dụng lao động nước ngoài tại chi nhánh ở tỉnh khác, thẩm quyền được xác định theo “nguyên tắc nơi làm việc”:
Ví dụ cụ thể:
- Công ty ABC có trụ sở tại Hà Nội
- Có chi nhánh tại TP.HCM
- Muốn tuyển kỹ sư nước ngoài làm việc tại chi nhánh TP.HCM
- Kết luận: Nộp hồ sơ tại Sở LĐTBXH TP.HCM, không phải Hà Nội
Trường hợp lao động làm việc tại nhiều địa điểm:
Khi người lao động nước ngoài cần làm việc tại nhiều địa điểm trong cùng một tỉnh, thành phố:
- Nộp một hồ sơ duy nhất tại Sở LĐTBXH của tỉnh đó
- Ghi rõ tất cả các địa điểm làm việc trong báo cáo giải trình
- Không cần nộp hồ sơ riêng cho từng địa điểm
Nguyên tắc phân biệt Bộ và Sở:
Để xác định chính xác thẩm quyền, doanh nghiệp cần trả lời câu hỏi: “Tổ chức của tôi được thành lập hoặc cho phép hoạt động bởi cơ quan nào?”
- Nếu câu trả lời là Chính phủ, Thủ tướng, hoặc các Bộ/ngành → Thẩm quyền Bộ LĐTBXH
- Nếu câu trả lời là UBND cấp tỉnh, cấp huyện → Thẩm quyền Sở LĐTBXH
- Nếu là doanh nghiệp thông thường → Thẩm quyền Sở LĐTBXH
Việc xác định đúng thẩm quyền ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh phải làm lại thủ tục do nộp sai địa chỉ.
Các Trường Hợp Được Miễn Thực Hiện Báo Cáo Giải Trình Sử Dụng Lao Động Nước Ngoài
Luật pháp Việt Nam quy định 15 trường hợp cụ thể được miễn thực hiện báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, được phân loại thành 4 nhóm chính: miễn theo chức vụ và mức vốn góp, miễn theo thời hạn làm việc ngắn hạn, miễn theo quan hệ đặc biệt và ưu đãi, và miễn theo thỏa thuận quốc tế cùng các dự án ODA.
Các quy định miễn trừ này thể hiện sự linh hoạt của hệ thống pháp luật Việt Nam trong việc thu hút đầu tư, khuyến khích chuyển giao công nghệ và duy trì các mối quan hệ hợp tác quốc tế, đồng thời tạo thuận lợi cho những trường hợp có tính chất đặc thù hoặc mang lại lợi ích rõ ràng cho nền kinh tế.
Miễn theo chức vụ và mức vốn góp
Nhóm này dựa trên nguyên tắc “quyền lực và trách nhiệm tương xứng với đóng góp”:
Trưởng đơn vị và người chịu trách nhiệm chính:
• Trưởng văn phòng đại diện của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam
• Trưởng dự án nước ngoài được triển khai tại Việt Nam
• Người chịu trách nhiệm chính về hoạt động của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài
Lý do miễn trừ: Những vị trí này đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về tổ chức mẹ và có thẩm quyền quyết định cao, khó có thể thay thế bằng người Việt Nam trong giai đoạn đầu.
Chủ sở hữu và nhà đầu tư có vốn góp lớn:
• Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên
• Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên
Ý nghĩa của con số 3 tỷ đồng: Con số này được tính toán dựa trên mức độ cam kết tài chính đáng kể với nền kinh tế Việt Nam. Người có mức đóng góp vốn này được coi là có lợi ích lâu dài gắn bó với sự phát triển của doanh nghiệp và đất nước, do đó được tạo điều kiện thuận lợi trong việc trực tiếp quản lý và điều hành doanh nghiệp.
Cách tính giá trị góp vốn:
- Đối với công ty TNHH: Tính theo giá trị phần vốn góp thực tế của cá nhân đó
- Đối với công ty cổ phần: Tính theo giá trị cổ phần mà cá nhân đó nắm giữ
- Thời điểm tính: Theo giá trị ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Miễn theo thời hạn làm việc ngắn hạn
Nhóm này dựa trên nguyên tắc “tính tạm thời và cấp bách” của nhu cầu lao động:
Hoạt động kinh doanh ngắn hạn:
• Vào Việt Nam với thời hạn dưới 3 tháng để thực hiện chào bán dịch vụ
Điều này bao gồm các hoạt động như: tham gia hội chợ triển lãm, thuyết trình sản phẩm, đàm phán hợp đồng, khảo sát thị trường. Thời hạn 3 tháng được coi là đủ để hoàn thành các hoạt động xúc tiến thương mại mà không ảnh hưởng đáng kể đến thị trường lao động nội địa.
Xử lý sự cố kỹ thuật:
• Vào Việt Nam với thời hạn dưới 3 tháng để xử lý những sự cố, tình huống kỹ thuật, công nghệ phức tạp nảy sinh làm ảnh hưởng hoặc có nguy cơ ảnh hưởng tới sản xuất, kinh doanh mà các chuyên gia Việt Nam và các chuyên gia nước ngoài hiện đang ở Việt Nam không xử lý được
Đây là trường hợp cấp bách, thường liên quan đến:
- Sự cố máy móc, thiết bị công nghệ cao
- Lỗi phần mềm hệ thống quan trọng
- Sự cố an toàn lao động nghiêm trọng
- Vấn đề chất lượng sản phẩm ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp
Công việc ngắn hạn định kỳ:
• Vào Việt Nam làm việc tại vị trí nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật có thời gian làm việc dưới 30 ngày và không quá 3 lần trong 1 năm
Quy định này phù hợp với các hoạt động như:
- Kiểm tra định kỳ hoạt động chi nhánh
- Đào tạo nhân viên theo đợt
- Giám sát thực hiện dự án theo giai đoạn
- Bảo trì, bảo dưỡng thiết bị định kỳ
Lưu ý quan trọng về việc tính thời gian:
- 30 ngày được tính liên tục, không được chia nhỏ
- 3 lần trong năm có nghĩa là tối đa 90 ngày/năm
- Phải có khoảng cách hợp lý giữa các lần (không liên tục)
Miễn theo quan hệ đặc biệt và ưu đãi
Nhóm này phản ánh các mối quan hệ đặc biệt và chính sách ưu đãi:
Quan hệ hôn nhân và gia đình:
• Người nước ngoài kết hôn với người Việt Nam và sinh sống trên lãnh thổ Việt Nam
Đây là quyền tự nhiên của người trong cuộc hôn nhân hợp pháp. Người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam được coi là có mối liên kết sâu sắc với đất nước và có quyền làm việc để phục vụ cuộc sống gia đình.
Quan hệ ngoại giao:
• Thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam (đại sứ quán, lãnh sự quán, văn phòng đại diện thương mại)
Đây là quy định tuân theo thông lệ quốc tế và nguyên tắc có đi có lại trong quan hệ ngoại giao.
Nhân viên cơ quan nhà nước:
• Có hộ chiếu công vụ vào làm việc cho cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội
Hộ chiếu công vụ được cấp cho những người thực hiện nhiệm vụ công của nhà nước hoặc tổ chức quốc tế, thể hiện tính chất đặc biệt của công việc.
Nghề nghiệp có giấy phép đặc biệt:
• Luật sư nước ngoài đã được cấp Giấy phép hành nghề luật sư tại Việt Nam theo quy định của Luật Luật sư
• Được Bộ Ngoại giao cấp giấy phép hoạt động thông tin, báo chí tại Việt Nam theo quy định của pháp luật
Những nghề này đều đã trải qua quá trình xét duyệt nghiêm ngặt để được cấp phép, do đó không cần thêm thủ tục báo cáo giải trình nhu cầu.
Thiết lập hiện diện thương mại:
• Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại
Đây là hoạt động xúc tiến đầu tư, được khuyến khích để thu hút các doanh nghiệp nước ngoài đầu tư vào Việt Nam.
Miễn theo thỏa thuận quốc tế và ODA
Nhóm cuối cùng thể hiện cam kết quốc tế và chính sách hợp tác phát triển:
Thỏa thuận song phương và đa phương: • Vào Việt Nam thực hiện thỏa thuận quốc tế mà cơ quan, tổ chức ở Trung ương, cấp tỉnh ký kết theo quy định của pháp luật
Bao gồm các thỏa thuận về:
- Hợp tác kinh tế, thương mại
- Hợp tác khoa học, công nghệ
- Hợp tác giáo dục, đào tạo
- Hợp tác văn hóa, thể thao
Dự án ODA và hỗ trợ phát triển:
• Vào Việt Nam để cung cấp dịch vụ tư vấn về chuyên môn và kỹ thuật hoặc thực hiện các nhiệm vụ khác phục vụ cho công tác nghiên cứu, xây dựng, thẩm định, theo dõi đánh giá, quản lý và thực hiện chương trình, dự án sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) theo quy định hay thỏa thuận trong các điều ước quốc tế về ODA đã ký kết giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và nước ngoài
Hoạt động giáo dục và đào tạo:
• Học sinh, sinh viên đang học tập tại các trường, cơ sở đào tạo ở nước ngoài có thỏa thuận thực tập trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam
• Học viên thực tập, tập sự trên tàu biển Việt Nam
• Được Bộ Giáo dục và Đào tạo xác nhận người lao động nước ngoài vào Việt Nam để thực hiện các công việc giảng dạy, nghiên cứu; làm nhà quản lý, giám đốc điều hành, hiệu trưởng, phó hiệu trưởng cơ sở giáo dục do cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài hoặc tổ chức liên chính phủ đề nghị thành lập tại Việt Nam
Hoạt động nhân đạo và tình nguyện:
• Tình nguyện viên tham gia các hoạt động xã hội, từ thiện, nhân đạo
Đây là những hoạt động không vì mục đích lợi nhuận, mang tính nhân văn cao và được khuyến khích.
Lưu ý quan trọng về các trường hợp miễn:
Mặc dù được miễn báo cáo giải trình nhu cầu, nhưng những người này vẫn phải:
- Tuân thủ các quy định khác về nhập cảnh, xuất cảnh
- Có visa phù hợp với mục đích làm việc
- Tuân thủ pháp luật lao động Việt Nam trong quá trình làm việc
- Đăng ký tạm trú theo quy định (nếu ở lại quá 15 ngày)
Việc được miễn báo cáo giải trình không có nghĩa là được miễn tất cả các thủ tục pháp lý khác liên quan đến việc làm việc tại Việt Nam.
Sau khi nhận được văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, doanh nghiệp cần tiếp tục thực hiện chuỗi thủ tục pháp lý quan trọng bao gồm: hỗ trợ người lao động xin cấp giấy phép lao động, thực hiện thủ tục visa nhập cảnh với mục đích làm việc, và hoàn tất các thủ tục về thẻ tạm trú – tất cả các bước này phải được hoàn thành trước khi người lao động nước ngoài chính thức bắt đầu làm việc tại Việt Nam.
Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài không phải là “vé thông hành” cuối cùng mà chỉ là bước đầu tiên trong chuỗi các thủ tục pháp lý cần thiết. Doanh nghiệp cần hiểu rõ vai trò và tầm quan trọng của từng bước tiếp theo để đảm bảo toàn bộ quá trình tuyển dụng và sử dụng lao động nước ngoài diễn ra hợp pháp và suôn sẻ.
Chuỗi thủ tục tiếp theo cần thực hiện
Vai trò của văn bản chấp thuận như “chìa khóa” mở ra các thủ tục tiếp theo:
1. Thủ tục xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài:
Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài là một trong những giấy tờ bắt buộc trong hồ sơ xin cấp giấy phép lao động. Không có văn bản này, người lao động nước ngoài hoàn toàn không thể được cấp giấy phép lao động.
Thủ tục giấy phép lao động bao gồm:
- Hồ sơ sức khỏe (khám sức khỏe tại Việt Nam hoặc nước ngoài được công nhận)
- Lý lịch tư pháp (xác nhận không có tiền án tiền sự)
- Bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn (có dịch thuật và công chứng)
- Giấy chứng nhận kinh nghiệm làm việc
- 4 ảnh 4×6 (nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng)
Thời gian xử lý: 15 ngày làm việc từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ
2. Hỗ trợ thủ tục visa nhập cảnh cho mục đích làm việc:
Doanh nghiệp cần hỗ trợ người lao động nước ngoài thực hiện thủ tục xin visa lao động (visa LD) để nhập cảnh vào Việt Nam. Văn bản chấp thuận nhu cầu sẽ được sử dụng làm một trong những căn cứ quan trọng trong hồ sơ xin visa.
Các loại visa phù hợp:
- Visa LD (Labor): Dành cho người vào làm việc có giấy phép lao động
- Visa DN (Business): Có thể sử dụng tạm thời trong giai đoạn chờ giấy phép lao động
- Visa TT (Temporary): Cho một số trường hợp đặc biệt ngắn hạn
3. Thủ tục thẻ tạm trú cho người nước ngoài:
Sau khi nhập cảnh và có giấy phép lao động, người lao động nước ngoài cần được làm thẻ tạm trú để có thể cư trú hợp pháp tại Việt Nam trong thời gian dài hơn 15 ngày.
Các loại thẻ tạm trú:
- TT1: Thẻ tạm trú 1 năm (phổ biến nhất)
- TT2: Thẻ tạm trú 2 năm (cho một số trường hợp đặc biệt)
- TT3: Thẻ tạm trú 3 năm (cho nhà đầu tư, chuyên gia cao cấp)
Trách nhiệm và nghĩa vụ của doanh nghiệp
Trách nhiệm pháp lý không dừng lại ở việc có văn bản chấp thuận:
Đảm bảo tính hợp pháp hoàn toàn: Doanh nghiệp tuyệt đối không được sử dụng lao động nước ngoài trước khi người đó có đầy đủ:
- Giấy phép lao động hợp lệ
- Visa phù hợp với mục đích làm việc
- Thẻ tạm trú (nếu cần thiết)
Việc sử dụng lao động “thiếu giấy tờ” sẽ bị xử phạt nghiêm khắc theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP với mức phạt có thể lên đến hàng chục triệu đồng.
Báo cáo định kỳ với cơ quan quản lý:
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài theo định kỳ
- Thông báo khi có thay đổi về lao động (nghỉ việc, chuyển công tác)
- Hợp tác với cơ quan chức năng trong các cuộc kiểm tra
Tuân thủ đầy đủ quy định về lao động:
- Ký hợp đồng lao động theo đúng quy định của Bộ luật Lao động
- Đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người lao động nước ngoài
- Đảm bảo quyền lợi và điều kiện làm việc như người lao động Việt Nam
- Thực hiện các quy định về an toàn lao động, vệ sinh lao động
Việc hiểu rõ và tuân thủ nghiêm ngặt toàn bộ chuỗi thủ tục này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý mà còn xây dựng được uy tín và mối quan hệ tốt với cơ quan quản lý nhà nước, tạo thuận lợi cho các lần tuyển dụng lao động nước ngoài tiếp theo.
Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)
Doanh nghiệp có thể sử dụng lao động nước ngoài ngay sau khi nộp báo cáo giải trình không?
Hoàn toàn không được. Doanh nghiệp bắt buộc phải chờ nhận được văn bản chấp thuận từ cơ quan có thẩm quyền trước khi tiến hành bất kỳ hoạt động tuyển dụng hoặc sử dụng lao động nước ngoài nào. Việc sử dụng lao động nước ngoài trước khi có văn bản chấp thuận được coi là vi phạm nghiêm trọng pháp luật về lao động.
Theo quy định tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, việc sử dụng lao động nước ngoài trước khi được chấp thuận nhu cầu sẽ bị phạt tiền từ 50-75 triệu đồng. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể bị áp dụng các biện pháp khắc phục như buộc chấm dứt hợp đồng lao động và trục xuất người lao động nước ngoài ra khỏi Việt Nam.
Hơn nữa, việc vi phạm này còn có thể ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp với cơ quan quản lý, gây khó khăn cho các lần đăng ký sử dụng lao động nước ngoài tiếp theo.
Muốn tăng số lượng lao động nước ngoài so với báo cáo đã được chấp thuận thì phải làm gì?
Doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo giải trình thay đổi nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài theo Mẫu 02/PLI và nộp cho cơ quan có thẩm quyền trước ít nhất 15 ngày so với ngày dự kiến sử dụng thêm lao động. Việc tự ý tăng số lượng lao động nước ngoài mà chưa được chấp thuận thay đổi nhu cầu cũng được coi là vi phạm pháp luật.
Quy trình thay đổi nhu cầu tương tự như đăng ký lần đầu:
- Chuẩn bị hồ sơ theo Mẫu 02/PLI thay vì Mẫu 01/PLI
- Giải thích rõ lý do cần tăng số lượng lao động
- Nộp trước 15 ngày so với ngày dự kiến sử dụng
- Chờ 10 ngày làm việc để nhận kết quả
Doanh nghiệp cần hiểu rằng mọi thay đổi về vị trí công việc, chức danh, hình thức làm việc, số lượng, hoặc địa điểm làm việc đều phải được báo cáo và chấp thuận trước. Timeline 25 ngày vẫn được áp dụng cho trường hợp thay đổi nhu cầu.
Nhà thầu nước ngoài thực hiện dự án tại Việt Nam có cần làm báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài không?
Nhà thầu nước ngoài được miễn thủ tục báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài theo quy định tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là nhà thầu được “miễn trừ hoàn toàn” mọi thủ tục liên quan đến việc sử dụng lao động nước ngoài.
Nhà thầu nước ngoài vẫn phải thực hiện đầy đủ các thủ tục khác:
- Xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài (trừ một số trường hợp miễn)
- Đảm bảo visa nhập cảnh hợp lệ cho người lao động
- Tuân thủ các quy định về lao động theo pháp luật Việt Nam
- Thực hiện các nghĩa vụ về bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân
Việc miễn báo cáo giải trình chỉ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các dự án có tính chất cấp bách, đặc biệt là các dự án hạ tầng quan trọng hoặc các hợp đồng theo thỏa thuận quốc tế. Nhà thầu vẫn có trách nhiệm đảm bảo tính hợp pháp trong việc sử dụng lao động nước ngoài.
Hồ sơ bị từ chối thì phải làm gì và có được quyền khiếu nại không?
Khi hồ sơ bị từ chối, doanh nghiệp cần xem xét kỹ lý do từ chối được nêu rõ trong văn bản, sau đó bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ theo đúng yêu cầu và nộp lại hồ sơ mới. Cơ quan có thẩm quyền có trách nhiệm pháp lý phải nêu rõ lý do cụ thể trong văn bản từ chối, giúp doanh nghiệp hiểu được những điểm cần khắc phục.
Các bước thực hiện khi bị từ chối:
- Phân tích lý do từ chối: Đọc kỹ văn bản để hiểu chính xác vấn đề
- Bổ sung, chỉnh sửa: Khắc phục theo đúng yêu cầu của cơ quan
- Chuẩn bị hồ sơ mới: Thực hiện lại quy trình từ đầu
- Nộp lại: Tuân thủ lại timeline 15 ngày
Quyền khiếu nại: Doanh nghiệp hoàn toàn có quyền khiếu nại quyết định từ chối nếu cho rằng việc từ chối là không đúng quy định pháp luật. Thủ tục khiếu nại được thực hiện theo quy định của Luật Khiếu nại năm 2011:
- Thời hạn khiếu nại: 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định từ chối
- Đối tượng khiếu nại: Người đứng đầu cơ quan đã ra quyết định từ chối
- Thời hạn giải quyết: 30 ngày đối với khiếu nại lần đầu
Tuy nhiên, trong thực tế, việc bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ theo hướng dẫn của cơ quan thường hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian hơn so với việc khiếu nại.