Phần 3: Cách viết 3 loại email phổ biến trong tiếng Anh

Một lưu ý trước khi chúng ta tiếp tục: Như đã đề cập trong phần đầu tiên, nếu bạn đang viết một email rất quan trọng ví dụ như email apply vào một trường đại học hoặc bạn cần phải gửi lời chia buồn (bày tỏ sự thương tiếc),  bạn chắc chắn nên hỏi một người bản xứ kiểm tra email giúp bạn để chắc chắn rắng email đã thể hiện chính xác những điều mà bạn muốn nói.

Và dưới đây sẽ là cách viết 3 loại email tiếng Anh cần thiết nhất cho bạn

1. Email cá nhân: Giới thiệu bản thân lần đầu tiên

Trong điều kiện ngày nay, rất nhiều cuộc hội thoại đã được diễn ra thông qua các phương tiện như chat, apps và rất nhiều hình thức khác. Tuy vậy, việc viết một email giới thiệu bản thân vẫn rất cần thiết trong nhiều trường hợp.

Viết email cá nhân cần lưu ý điều gì?

Lịch sự: Bạn không nhất thiết phải sử dụng những ngôn từ quá sang trọng nhưng luôn phải xuất hiện một cách lịch sự và sang trọng. Vì vậy, nếu bạn có bất kỳ một yêu cầu nào hãy thể hiện nó một cách nhã nhặn. Thay vì viết “Write me back” (hãy trả lời tôi), hãy viết “If you have a chance, I’d love to hear back from you” (Nếu có thể, tôi rất hy vọng sớm nhận được hồi âm từ bạn) hoặc “Please write back when you have a chance.” (Hãy trả lời thư của tôi ngay khi có thể nhé).

Lời chào: Cách thông thường nhất thể hiện lời chào là: Dear [First Name].

Tạm biệt: Để nói lời chào tạm biệt bạn có thể dùng các cụm từ phổ biến như “Thanks”, “See you soon” hoặc “I’m really looking forward to meeting you in person.”  Và hãy chắc chắn đã nhắc đến tên của bạn trong email ngay cả khi nó đã có trong phần chữ kí email.

Tạo bất ngờ: Với những email dạng này bạn có thể xen vào email những câu chuyện cười, những quan điểm cá nhân tuy vậy bạn cũng nên cẩn trọng với cách sử dụng ngôn từ, ngữ điệu nhất là khi bạn không thật sự hiểu rõ người nhận.

Sau đây là một ví dụ về email giới thiệu bản thân dùng khi bạn nhận được một học bổng tại Mỹ, Anh hay bất cứ quốc gia nói tiếng Anh nào khác và nhà trường đã kết nối để bạn được ở với một gia đình bản xứ. Nhiệm vụ của bạn là viết email giới thiệu về mình trước khi gặp họ trực tiếp.

Ví dụ:

Dear Smith Family,

Hello, my name is John. I received a confirmation letter from the exchange organization today. It said I’ll be staying with you for two months later this year. I wanted to introduce myself so you can know a bit more about me.

I’m 18 years old. I like listening to rock music, playing basketball and reading comic books. I will graduate from high school later this year, and I hope to go to college next year. I’ve never traveled outside of my country, so meeting you and visiting your country will be an exciting, new experience for me!

I’d also like to know more about you, so if you have a chance, please write back at this email address. If you have any questions for me, I’d be happy to answer them.

Thanks again for agreeing to host me—I’m very excited to meet you in person!

John

2. Email bán chính thức (semi formal email): Đề nghị một cuộc hẹn

Đây là một loại email rất quen thuộc và bạn sẽ phải thường xuyên dùng tới nó nhất là khi bạn là sinh viên tại một nước nói tiếng Anh. Bạn sẽ phải mail cho giáo viên của mình để yêu cầu một cuộc gặp mặt trực tiếp.

Những quy định cơ bản:

Độ dài: Như đã nói trong bài 1, hãy giữ email của bạn ngắn gọn nhất có thể. Đặc biệt là khi bạn phải thống nhất thời gian cuộc hẹn cho nhiều người thì bạn có thể phải gửi tới vài email trước khi tìm được thời điểm thích hợp. Do đó hãy khiến email của bạn ngắn gọn và rõ ràng.

Tôn trọng: Hãy nhớ rằng bạn đang yêu cầu người nhận phải dành thời gian cho bạn, điều này có thể gây phiền phức cho họ, vì vậy hãy tôn trọng và không đòi hỏi.

Lời chào: Bạn có thể sử dụng lời chào trang trọng hoặc gần gũi. Bạn vẫn có thể sử dụng “Dear ~”, nhưng thay vì dùng tên của người nhận, hãy sử dụng chức danh (ông, bà, bà, Tiến sĩ, Giáo sư vv) trước tên riêng của họ.

Lời chào: Tùy thuộc vào mục đích, bạn có thể có thể sử dụng một lời tạm biệt gần gũi, chẳng hạn như “Thanks,” “Hope to hear from you soon” (Hi vọng được nghe tin từ bạn sớm) hoặc “Thanks in advance.” (Cảm ơn trước nhé). Nếu đó là một người bạn đã nói chuyện trực tiếp, bạn có thể có thể sử dụng một lời tạm biệt thân thiện, như “Chúc một ngày cuối tuần tuyệt vời.”

Đưa ra các sự lựa chọn: Nếu bạn đã có một thời gian cụ thể cho cuộc hẹn hãy nhắc đến nó một cách rõ ràng. Nhưng tốt nhất bạn nên đưa ra nhiều phương án, để người nhận có thể lựa chọn phương án phù hợp nhất trong trường hợp họ không thể sắp xếp theo phương án bạn mong muốn.

Ví dụ:

Dear Professor Smith,

I really enjoyed your Introduction to Writing Course, and I was interested in continuing by taking the Advanced Writing Course next semester. I’d like to meet with you to ask a few questions about the course, and also to get more information about the scholarship for international students.

Would it be possible to meet with you at your office sometime next week? I’m available during your regular office hours on Monday and Wednesday (2-5 p.m.), but if you’re busy on those days, I could also meet any time on Tuesday or on Friday afternoon. Please let me know what day and time would work best for you.

Thanks very much for your time and help!

John Johnson

3. Email chính thức (formal email): Viết về một vấn đề xảy ra thực tế

Email này dùng để phàn nàn, phản ánh các vấn đề của sản phẩm với nhà sản xuất. Đây có lẽ là trường hợp dùng email chúng ta ít mong muốn nhất, nhưng không may nó vẫn xảy ra khá thường xuyên. Một lưu ý trong trường hợp này là chúng ta nên có thái độ bình tĩnh và lịch sự thì vấn đề sẽ được giải quyết một cách dễ dàng hơn.

Quy định chung:

Lịch sự: Một lần nữa xin nhắc lại, hãy giữ thái độ lịch sự. Bạn nên nhớ, những người làm tại bộ phận chăm sóc khách hàng có thể phải tiếp nhận nhiều lời phàn nàn mỗi ngày nên hãy kiên nhẫn và hợp tác. Hơn tất cả, họ cũng là con người và việc mắc sai sót là điều không chánh khỏi, hãy thông cảm với điều đó.

Nghiêm túc: Đừng kể những câu chuyện cười và cũng đừng dùng tiếng lóng hay bất cứ từ ngữ không trang trọng nào.

Rõ ràng: Mô tả vấn đề càng cụ thể càng tốt, cố gắng đưa ra các chi tiết, các con số.

Yêu cầu: Ngay cả khi sản phẩm của bạn gặp vấn đề thì cũng có rất nhiều phương án giải quyết. Và để đòi quyền lợi cho mình cũng như dễ hiểu hơn cho người nhận hãy nêu chính xác cách giải quyết mà bạn mong muốn như sửa chữa, đền bù bằng tiền mặt hay thay thế bằng sản phẩm khác.

Lời chào: Bạn có thể sử dụng cụm “To Whom It May Concern,” khi bạn không chắc chắn ai là người nhận. Hoặc dùng “Dear Title Name” nếu bạn biết chính xác người nhận là ai.

Tạm biệt: Cách nói phổ biến nhất là “Sincerely” tuy nhiên nếu bạn đã từng tương tác với người nhận trước đó thì bạn có thể dùng các biến thể khác nhau của lời cảm ơn.

Ví dụ:

To Whom It May Concern,

I recently bought a toaster from your company, but unfortunately it appears that the heating element isn’t working correctly.

For reference, the model number is TOS-577, and I bought it on May 1, 2016 at the Toaster Emporium in New York City. I returned the toaster to the store, but they said I should contact you because the model had been an “open-box” discontinued model. Because of that, they weren’t able to offer a refund or exchange.

I can understand the Toaster Emporium’s position, but the toaster shouldn’t have broken so soon. It is still covered under your company’s one-year warranty, so I would like to exchange the toaster for a working model. If that isn’t possible I would like to receive a refund. Please let me know what steps I need to take for this to happen.

Thanks very much for your help with this situation.

Sincerely,

John Johnson

Với series 3 bài về viết email tiếng Anh, EIV hi vọng đã giúp có đủ những bí kíp để trở thành một chuyên gia và thành công trong việc dùng email để chinh phục bất kỳ ai! Và đừng quên những chuyên gia bản ngữ của chúng tôi sẽ là cầu nối giúp bạn tới gần hơn với thành công.