Phần 2: Cấu trúc của một Email hoàn chỉnh như thế nào?

Trong bài viết trước (link) các bạn đã được tìm hiểu về lưu ý chung trước khi viết email bằng tiếng Anh và giờ là lúc bạn bắt tay vào viết một email thực sự. Câu hỏi đặt ra là:“Viết như thế nào đây?” Và câu trả lời thật đơn giản: “Đi theo cấu trúc đơn giản dưới đây!”

1. Subject line (chủ đề Email)

Đây là một thông tin quan trọng nhưng lại đang bị rất nhiều người lãng quên. Với câu chủ đề hãy nói một cách cụ thể nhất có thể. Ví dụ, thay vì viết chủ đề là “Question” hãy viết “ Question About Schedule for Monday’s Meeting.”. Với cách viết cụ thể này người nhận sẽ biết bạn muốn nói điều gì, thậm chí là trước khi mở mail. Bên cạnh đó, câu chủ đề cũng cần được diễn đạt một cách ngắn gọn và hấp dẫn vì dòng tiêu đề sẽ chỉ hiện thị được 50 kí tự (bao gồm cả dấu cách) và những email có câu chủ đề dưới 49 kí tự có tỉ lệ mở cao hơn 12,5% so với phần còn lại.

2. Bắt đầu Email với một lời chào thích hợp

Một lời chào sẽ thể hiện sự lịch sự, gây được thiện cảm với người nhận.

Nếu đó là một người quen và đó không phải là một email trang trọng bạn có thể viết: “Hey Harry,”.

“Hi Jame” hoặc “Hello Jame” là một câu chào giản dị, được sử dụng khá phổ biến.

Nếu bạn không biết tên của người đó (Ví dụ: bạn muốn gửi đến dịch vụ khách hàng), bạn có thể sử dụng “To Whom It May Concern.”

Trong những email mang tính trang trọng bạn có thể sử dụng “Dear Sir/Madam,” hoặc “Dear Mr/Ms Smith,”. Lưu ý sau “Dear” chỉ dùng họ, không dùng tên riêng và không dùng Ms, Mrs trước họ của một người phụ nữ mà bạn không chắc chắn họ đã kết hôn hay chưa.

Theo các website kinh doanh, sau lời chào trong một email thông thường bạn nên sử dụng dấu “,” còn trong một email công việc sẽ được thay bằng dấu “:”. Tuy vậy nếu bạn không thể nhớ hết các quy tắc, bạn có thể dùng dấu “,” trong mọi trường hợp.

3. Chú ý đến dấu chấm câu

Luôn viết hoa ở mỗi đầu câu và dùng dấu “.” hoặc các dấu câu thích hợp khác ở cuối câu. Đây là một chi tiết khá nhỏ nhưng nó sẽ mang cảm nhận tích cực cho người nhận.

4. Thêm “Small talk” vào email

Thông tin này thường xuất hiện trong các email gửi đến những người mà  bạn biết khá rõ, đó có thể là các câu hỏi về cuộc sống của họ, về vấn đề mà cả hai cùng quan tâm. Thông thường những câu hỏi này sẽ xuất hiện ở phần sau của email, sau khi bạn đã nói về các vấn đề công việc. Tuy vậy, cũng có một số người thích để “Small talk” ở đầu email. Do đó, bạn có thể linh hoạt trong vấn đề này tùy vào sở thích, đặc điểm của người nhận mail.

5. Luôn ghi nhớ “Mục đích của email”

Nếu mục đích của email là thông tin, hãy hỏi. Nếu bạn mong muốn một sự hỗ trợ nào đó, hãy trình bày những gì bạn muốn một cách rõ ràng và cách mà người khách có thể giúp bạn.

Để nội dung email thật sự mạch lạc chỉ cần nhớ câu hỏi sau đây: “Would you understand immediately what you needed to do in response to the email??”

6. Tách đoạn

Nếu bạn quên thao tác này thì các kí tự sẽ tạo thành một khối khổng lồ, gây bối rối và khó chịu cho người đọc. Chỉ cần nhấn “Enter” 2 lần sau mỗi đoạn, email của bạn đã trở nên tối ưu hơn rất nhiều.

7. Lời chào kết

Có rất nhiều mẫu lời tạm biệt có thể sử dụng trong email nhưng điều quan trọng nhất là phải tìm ra đâu là câu thích hợp với email của bạn. Một ví dụ đơn giản bạn không nên dùng câu: “Love, Minh” là lời chào tạm biệt trong mail gửi cho sếp của mình. Và bạn cũng không nên dùng “ Sincerely, Mayan” trong một email gửi cho bà ngoại mình. Một số gợi ý câu kết email dành cho bạn:

– Yours faithfully, (khi email mở đầu bằng “Dear Sir/ Madam,”)

– Yours sincerely, (khi email bắt đầu với họ của người nhận, chẳng hạn “Dear Ms Collins”)

– Sincerely yours, (phổ biến trong Anh – Mỹ)

– Sincerely, (phổ biến trong Anh – Mỹ)

– Yours Truly, (phổ biến trong Anh-Mỹ)

Với trường hợp thân thiện, lời chào bạn có thể dùng là:

– Love, (Thân thương)

– Thanks, (Cảm ơn)

– Take care, (Bảo trọng)

– Yours,

Hi vọng với những mẹo nhỏ mà EIV cung cấp bạn đã có thể tạo nên những email chinh phục nhà tuyển dụng, apply thành công vào một trường đại học hay đơn giản là nâng tầm các mối quan hệ. Đón đọc những thông tin bổ ích tiếp theo từ EIV nhé!